《别让猴子跳回背上》——威廉·安肯三世
(Monkey Business)
经典,不同时期拿起来刷一次,你都会有所感悟。
在任何企业中,管理者的老板,平级与下属,以他们提供的主动支持为前提,都会提出要求;如同这些人在寻求管理者的协助时,管理者也会对他们提出要求。这些要求占据了管理者很多时间,而追求成功的管理者要看他能否有效掌控源源不断的“背上的猴子”(Monkey-on-the-back),从而判断他是否做好了管理者。
这种两难困境一直时备受苛求的管理传奇故事的主轴:人们从痛苦的经验中学习,秉承着照顾与喂养猴子永远是下属责任的精神来分派任务。否则,管理者将会被迫完成原本属于团队成员的工作责任;这些人枉顾企业精神与管理原则,甚至于对于这种角色转换还乐在其中。
当你在阅读《别让猴子跳回背上》的故事时,你可能会看到自己扮演老板,管理者或者是下属的角色,也将体会到各种角色的挑战性。最后,在人事的管理上,你可能会找到类似的解决之道。
首先,管理者需要明确自己的角色和占据你时间的任务和对象。
管理者的贡献来自于他们的判断力和影响力,而非他们个人投入时间的长短与埋头苦干的程度。管理者必须借着巧妙运用时间管理的内容与时机,尽可能增加自己的可支配时间(这些时间必须用于完成必要的判断)
其次,管理者的时间管理包括4大要素,当然也不局限于此。
1.老板占用的时间。
2.组织占用的时间。(用来处理管理者寻求平级支援时,对方所提出的要求)
3.自己占用的时间。(这部分,原本是管理者自主安排并为组织创新和带来更高附加价值的时间。事实上,有相当大的比例会被下属占用,被称为“下属占用的时间”。剩下的才是属于自己的“可支配时间”)
4.外界占用的时间。(用来满足顾客,投资者,供应商,政府机构与社会团体需求之用。忽略他们的要求,他们也可能忽略我们的要求)
对于1,2,4都是需要优先完成的,否则都很容易带来惩罚性的后果。
管理者的策略在于增加自己的时间,通常是由缩小或尽快解决下属占用的时间比例,亦即消除“往上指派的工作”(upward delegation),这样他们就可以运用额外的时间,妥善处理老板与组织交付的任务。
书中就是以“背上的猴子”为比喻,检视下属占用时间的发生原因,以及管理者的应对之道。
什么是猴子?
“猴子”就是双方谈话结束后的下一个行动步骤。猴子不是问题,项目,计划或机会,猴子只是解决问题,进行项目计划或是投入机会的下一个行动步骤,下一个措施。
每一只猴子都会有两个角色介入,一个负责解决,一个负责监督。重要的争议就在于,由谁展开下一步,展开下一步的就有猴子。
想象一个工作场景,在你准备踌躇满志准备开展一个开天辟地的崭新计划时。你的一个下属来到你的面前,向你请示将进行的市场调查的方式。身为负责而勤奋的领导,你不免无微不至的和他探讨一轮,30分钟后,你发现还需要更深思熟虑的决定。然后,你说:“让我想一想,稍后再告诉你我的决定。”
现在,猴子在谁背上?你。
你如果有6个勤奋积极的下属,这一天你很大机会就会背上6个猴子,因为你要稍后再做决定。一个星期后,你就会看到30个活蹦乱跳的猴子在你面前张牙舞爪。一个月后,就有120个猴子。同时,你的6个下属会时不时跑来你面前问:“领导,您决定的怎么样啦?”
谁是监督者?他。谁需要解决问题?你。
如何应对?快速决定?!当机立断?!
别傻啦,决断的越迅速,并不会让你的决断变少。相反,你需要决断的时机,将会大量增加。因为在下属眼中,既然有一个擅长决断的领导,当然不要放过,什么都先问过就没错啦。很快,连文具采购买什么色号的笔,都会摆在你面前...
在谈如何把“猴子”放回下属背上时,先明确一下下属可运用的任务层级。行动的自由程度取决于任务层级与授权范围。
(5)独立行动,例行性报告(最高层级)
(4)行动,但需立即请示(意味者报告频率超过例行程度)
(3)提出建议,按照裁断的结果行动。
(2)请示要做什么。
(1)等待指示(最低层级)。
当下属的自由层级属于第1与第2级时,他们就会占用你的时间——你必须花时间做他们所想,所计划的事情,并为他们答疑解惑。这是下属要占用的时间。这些事情占用你的可支配时间。
当下属只是执行任务,其自由层级属于第1级与第2级,他们便犹如芒刺在背。当如果他们的自由层级提升到第3级时,很多正面的事情就会同时产生:你可以人尽其材,他们开始自我实现,他们知道如何拟定与提出想法。而当他们可以想你成功提出建议时,你对他们的能力就会有信心。
他们过去有迹可循的记录会让你将任务分派出去——让他们的自由层级提升到第4与第5级,他们就可以实现自我管理与自我领导,并恪守你所订立的指导原则。因为不必再花可支配时间来监督下属的行动,所以你胜利了
书中谈到了很多如何把下一步的执行放回到负责人,即你的下属身上的具体方法。可操作性极强,这里就不做赘述了。