我有很多体制内的朋友,我和他们打交道的时候经常会观察他们重点培养的都是什么样的人。
我发现,有些家庭条件一般的人也会深受领导青睐,而他们都有一项很牛的技能——汇报工作。
千万不要小看汇报工作,很多体制内的人做了一辈子的事情,之所以没有得到提拔重用,就毁在了汇报工作上。
汇报工作的本质是让领导知道他想要知道的信息,很多人习惯于长篇大论,但是毫无重点,领导天天开会已经听了太多长篇大论,听你的汇报他只想要听核心、听关键、听重点,然后再围绕重点去了解他想要、需要知道的信息。
你是不是发现很多人给领导汇报,把领导听得一头雾水,这个时候,如果你能够掌握汇报的技巧,你一定能够脱颖而出。
我给你介绍的就是一个非常简单实用的汇报技巧——「CRF 汇报法」,帮你在向领导汇报工作的时候,有条理、有重点地在1分钟之内,把最重要的事说明白。
「CRF 汇报法」,就是先说结论(Conclusion),再说原因(Reason),最后说事实(Fact)。这个结构中的下一层,都是用来进一步解释上一层。
记住,汇报最有效率的方式,是把结论放在前面,把解释的细节放在后面。
另外,这个模型不仅在向领导汇报的时候适用,它也是你在所有沟通场景中的万能模型。
比如,我所在的南讯软件会有和政府部门合作的大数据项目,如果你需要向领导介绍一家公司,就可以用「结论-原因-事实」这个简洁模型来表达。
可以这么来介绍的:
「领导,我给您简单介绍一下参会公司的情况,参会的南讯软件是一家为大消费领域企业提供客户资源管理(CRM)解决方案的公司。
该公司主要有三个优势:一是创新能力强,二是服务能力强,三是业务辐射范围广。
这些判断基于一些事实数据,首先,在创新能力上,公司的精英科研团队达到 120 余人;其次,在服务能力上,该公司有 6 大本地化服务中心、100 多人的专业服务顾问,能做到 7*24 小时全时服务;最后,在业务范围上,该公司的业务辐射华北、华东、华中、华南 4 大板块的全国性商务网络。」
你发现没有,这样的表达模型,因为让领导先听到结论,他们可以很自然地把后续的依据和前面的结论做一个关联,这样就更容易认可你的汇报内容。相反,如果我先说了很多细节,领导就只能自己尝试着总结出结论和原因,就会非常耗费领导的精力和时间。
怎么概括出结论(Conclusion)?
既然「结论」是汇报的重点,那怎么在复杂的信息中,把结论准确的提炼出来呢?
其实也很简单,就是我们从小就在学习的两种概括内容的方法;
一种是归纳法,一种是演绎法。
归纳法很好理解,就是从各种事件中找到它们的共性,这个共性就是你的结论。
比如:你去年总共做了三件事:
第一件,是最好了三个会议的组织筹备;
第二件,是为领导准备了多篇讲话材料;
第三件,是陪同领导做了很多调研考察。
这三件事的共性是什么呢?都是文秘综合服务工作。
那年终总结的时候,你就可以用「今年的工作主要集中在做好文秘综合服务工作」,来概括自己一年的工作重点。再进一步,才是解释分别都有哪些会议,准备了哪些稿件材料,出具了哪些调研报告这些细节。
另一种概括结论的方法,是演绎法,一般是根据「大前提、小前提、结论」的顺序,推演出结论。
用三段论最著名的「苏格拉底会死」来举例。
大前提,所有人都会死;
小前提,苏格拉底是人;
结论,苏格拉底一定也会死。
用这种规律推导出来的结论,说服力非常强。一般在你需要说服领导的时候,用演绎法概括出结论,会非常有用。
比如:你想说服领导做某一项决策,你可以用演绎法的方法,来推导你的结论。
大前提,这个决策在其他地市的试点取得了很好地发展。
小前提,我们的情况和其他地市的情况很相似。
结论,我们这里推行这个决策也会有很好地发展。
注意,只要你的大前提不存在争议,不存在问题,你的结论对于说服领导,就会特别有效。