『横向管理五步法』，也就是五个必经阶段：

1.收集阶段：收集并归拢材料，清空你的大脑

2.理清阶段：理清材料，清空工作篮

3.组织整理：建立属于你自己的事务清单

4.回顾阶段：保证个人管理系统的有效运行

5.执行阶段：选择最合适的行动

准备工作：确定时间、空间和工具

从现在开始，我们要使用书中的方法来管理生活工作。事实上，那些平日里工作效率惊人的同事，他们只是成功地应用了这些你不以为意的技巧。如果你迫切想要建立个人管理系统，请你一定关注细节，将各类建议灵活运用。

一、在你开始建立个人管理计划之前，先空出两天的整块时间。

因为从收集、理清材料到确定下一步行动我们可能一共需要十四个小时甚至更多时间。在这个时间段，你需要集中精神，耗费大量精力。如果你实在空不出来足够的时间，也可以将各部分工作分开完成。在这两天内，要是能初步建立起管理计划，你将重新感知到自己对时间与生活的控制，这将给予你极大的成就感去进行接下来的工作。

二、准备一块工作区，包括桌子、文件夹、打签机、纸、笔等等。

当然，你喜欢电子整理的话，就准备一台电脑。此外一定要注意，不论是在家里，还是在公司里，都要准备相应的工作区，方便随时更新管理计划。如果你是商务人士，经常出差，那么你可以按照需要为自己打造一个移动工作区。此外提供一个小建议，不要与他人共同使用同一个工作区，包括你的朋友跟同事。

三、搭建一个归档系统。

一般的归档系统可以涵盖生活工作的大部分资料，比如你的会员卡、杂志和便条。不论是纸质存档还是电子归档，你都需要考虑你的归档系统的组织结构。

而如何成功归档，一定要记住以下几点：

1. 归档系统必须触手可及，如果找起来很费力，那么很有可能几天内你就会放弃；

2. 可以按照字母顺序来归档，以主题、人名、项目名或者公司名来排序，而电子归档的话，需要对关键字的设置慎重考虑；

3. 如果你决定采用纸质归档法，那么你要准备足够的空文件夹，用自动打签机标注每一个文件夹；

4. 至少一年，你需要重新整理一次你的归档系统。

在各种事项的处理过程中，你可能会发现如何处理材料往往不是十分关键。如果建立好归档系统，这些琐事就不会占用大脑，影响大脑的思考效率。有了归档系统，你可以迅速地知道这些材料是什么？它在哪儿？遇到新材料，你应该放在哪儿？因而，建立起简单实用的归档系统十分必要。

第一阶段：收集阶段

这一阶段的主要内容是：收集并归拢材料，清空你的大脑。

在这一阶段，我们将把一切待办的事情归纳到外脑中，我们把这个『外脑』称为『工作篮』，这样才能清空大脑。这个阶段耗费的时间较长，请一定要在完成收集工作后，再开始处理这些材料。这些材料可能包括你存在钱包里待联系的合作商电话，它总是在不经意间扰乱你的心智。当你把引起你遐想的所有事务都从大脑中清除时，你一定也体会到了如释重负的感觉。

收集工作包括两部分：

首先，你需要进行物理大搜索，检查你的工位，收集那些你未完成的工作。记住四类东西不要动：日用品，参考资料，装饰品，办公设备。在整理过程中，千万不要陷入打扫整理的陷阱，如果你在整理过程中出现了收拾的欲望，那么你应该立刻写一个便条（打扫工位），然后把它整理到工作篮，时刻牢记你的主要任务是收集未完成的事。你可以从办公桌开始，检查抽屉、柜子、台子的表面和内部、地板、墙壁和书架内潜存的所有未竟之事。如果你遇到一些参考资料，立马归档，但如果它与你要完成的任务相关，那么也将它投入『工作篮』，等待后续处理。

其次，你需要清理你的大脑，清除大脑缓存。拿起纸笔，把那些时刻吸引你的注意力却还没放入工作篮的事务都记录下来。最好一张白纸只记录一件事情，以防之后需要在任务下面构思行动计划。最好每次只思考一件事情，专注最重要。然后就可以开始把头脑中的内容记录下来，这时候你会发现，琐碎的小事、重大事件、个人私事和工作问题全都出现了。这个时候你只需要注意事务的数量就行了。

为了能够全面地收集大脑中的未完成事情，我们列出以下几个『未尽事宜的引子』清单。这些引子清单可以帮助你查看自己的收集工作是否有所遗漏。

记着：要尽可能多地罗列你的清单，这样你才能更好地进行整理。如果你在清理完毕后，发现自己如释重负，再也想不出让你牵挂的事情，那么你就做好了进行下一步的准备。