很多时候，我们常常会遭遇这样的情况，比如总是在忙，但是却不知道自己在忙些什么；经常忘记自己还有什么事情忘了做，经常出现工作遗漏的状况；有一些非常想去做的事情，但是到最后总是发现自己没时间去做；记录过很多事情，不过很多都没有去做；正儿八经的工作没有做完，经常被一大堆琐碎的小事打断；在多数时候，我们的工作缺少计划性，总是想到什么就做什么。正因为如此，我们常常被生活、工作、家庭、学习上的各种事情弄得一团糟。
这时候，我们不妨来为自己的时间做个私家清单，运用某些时间管理工具，提高一下自己的工作效率。GTD （Getting Things Done）就是时间管理的方法之一。GTD的核心理念在于，把心中想到的所有事情都放到收集篮Inbox中，并用一定的方法把Inbox中的事物处理并归类，让脑袋里只装一件事，这样才能心无挂念，全力以赴地做好工作，提高效率。
人的记忆力和注意力保持集中是有时间限制的，没办法同时记住很多事情，做很多事情。这种情况下，我们就要学会GTD时间管理的概念。有取舍，有条理，把有限的资源进行合理的分配，每次只做一件事情。
GTD就是Getting Things Done的缩写，翻译过来就是“把事情做完”。
GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好眼前的工作，提高效率。
而当你总是有些事萦绕在心头，悬而未决的时候，你要么就是会不时地想起它而影响眼前的工作，要么就是会忘记了去做。
而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类，确定下一步的处理方法，将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。
GTD认为人生最大的不安的来源不是事情太多，而是有很多事情你该做却没有做，你跟人说了你要做却没有做。GTD就是要确保你所有该做的事情都做到。戴维·艾伦认为，压力不是来自任务本身，而是任务在大脑里的混沌塞积，造成心理的焦虑和抵触。我们要做的，就是逐一清点大脑里的这些事务，将所有未尽事宜通通捕获并收集在大脑之外的文件系统中。比如，实实在在的工具篮、纸质记事簿、电子记事簿和邮箱等。
GTD的理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好眼前的工作，提高效率。
GTD 其实就是两点：
第一，清空你大脑的内存。
通常一件事情在你脑袋里所占的空间大小和你现实中已经完成多少成反比。把所有要做的事情分门别类，另外存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去。大脑是用来思考的，不是用来记事的。我们的大脑每天耗费太多时间提醒我们该做又没做的事情，应该把大脑从这种思维中解放出来。
第二，把任何任务和项目具体成行动。
不管是什么任务项目，我们要问的问题是下一个动作是什么？只有这样才能把计划具体化，才能让我们随时把握该做什么。这样一来，在一个给定时间具体采取一个给定行动（action）的时候，我们才能做出最好的选择，而且对自己的行动选择有信心。
所以，我们要重点考虑的：确切地认定每项工作的预期结果是什么；决定你下一步的具体行动到底是什么；把后果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的体系中去。
GTD时间管理的好处是可以推动你每天持久专注、高效地工作。而高效为你带来的好处是更多可以自由支配的时间与财富，让你去享受生活，并且获得成就感与满足感。如此好的体验会让你产生更多对工作与生活的激情，使你对工作永远保持创造性的热情和专注。
让每天的工作成为一种乐趣。找出你工作的激情，将激情转化为每一天的动力，推动你快速、高品质地完成工作，获得更大的成就与满足感，以及更多可自由支配的时间与财富。有了更多可自由支配的时间与财富，你就可以安排做自己喜欢的事，每天享受生活。
GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。
1、收集（Collecting）
收集就是将你能够想到的所有的未尽事宜（未整理的念头）（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。但一定要控制inbox的数量。inbox的数量越少越好。收集工作是为了让所有需要去做的事情被明确地记录下来，而不是耗费脑力去记忆，这样就可以将大脑内部有关工作事项的记忆清空，从而解放大脑的思考功能。
2、整理(Processing)
将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类。而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织。
inbox 里面的东西处理到以下7个类别中去:
1) 2 分钟内
这虽然单独提出了一个分类，但是并没有让你建立管理并且维护这个分类的意思，为两分钟的事情不值得呀。
2) 等待事项
无法两分钟内完成的，这件事要委托他人完成，所以授权后放入等待清单。例如，请老婆去领钱，或者叫你的下属完成某件企划案，等等。
3) 日程
这件事情需要在特定的时间或日期去做，此时要将这件是放在Datebook或行事历中纪录下来。例如，参加婚礼，和朋友约会，开会时间，等等。
4) 单步事项
不能在两分钟内完成，不能授权出去，并非要在特定时间下完成，需要尽可能快完成的。此时才是列入所谓单步事项。单步事项是你一个人，拿过来就可以一直干完的。如果你还需要等别人的结果，那就不行；如果你还要去别的地方再拿个东西，那也不行。
5) 多步事项
对于那些在Inbox 里面的任务不是可以一步做完的。特点就是不能由你一个人决定，要分解成多步在不同的时间和地点完成项目（Projects）。
6) 未来/某一天事项
你想到的点子，未来才要实现的计划等。
7) 参考资料
Inbox 里的信息和资源等。
3、组织(Organizing)
组织是GTD中最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：等待清单，未来/某天清单和下一步行动清单。
等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作；未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等；而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。
1) 2 分钟内
马上处理，不要放着了。例如转发邮件给同事。
2) 等待事项
要有一张清单让你可以追踪交办事项的进度，用Outlook 的任务清单自定义属性管理，自定义“进展状态”“事项类型”和“责任人”等。
对于邮件的处理，在收件箱里建立“等待事项”文件夹。如果需要对方回复采取下一步行动的邮件，同时抄送给自己，设置自动过虑归入等待事项文件夹，以便提醒自己日后等待对方答复。
3) 日程
用手机、电脑的日历或台历管理。
4) 单步事项
用outlook 的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义“事项类型”,定义“任务环境”来表示所需地点。当你下一步清单超过五十个时，你就不能用一张清单列出来。这样会看不出哪件事要先做，所以还要分类。目前分类的方式主要是采用地点为主，例如Home，Office，Outdoor等。如此，你的工作效率会大大提升。
对于邮件工作，在收件箱里则设置“待读待复”，存放需要处理但不紧急的工作。设置“今日事项”存放紧急需要处理的工作。
5) 多步事项
用Outlook 的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义“事项类型”,“任务环境”，列出多步事项的清单。另外，用项目管理软件或者Excel列出多步事项的计划单步事项和对应的时间点，分解后的事项又再进入单步事项中进行管理。
6) 未来/某一天事项
用Outlook 的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义“事项类型”“任务环境”。对于邮件工作，在收件箱里设置“未来事项”文件夹，存放日后某个时刻可能需要处理的工作。
7) 参考资料
需要建立一个可以收藏你所有要参考资料的档案系统。可以设置一个每日每月收藏档案的系统，也可以设置一个依资料不同收藏资料的档案系统。电脑资料系统可以搜寻，但要有备份。如此任何档案几乎可以在一分钟内找到。
GTD对下一步清单的处理与一般的To-Do List最大的不同在于，它作了进一步的细化。比如按照地点(Context)（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动。而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。
4、回顾(Review)
回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查。GTD要求我们回顾所有比较主要的“行动”“项目”和“等待”的事项，确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入自己的系统，并且及时进行更新，从而确保GTD系统的正常运作。如果我们不这么做，那么我们的行动列表和提醒将会变得毫无意义。我们通常会按照自己的精力、资源、时间来决定哪些事情对自己而言是最重要的。不过，有时候拖延症会让我们专门选择容易去做的事情。回顾和检查有助于帮助我们按照顺序一个接一个做下去。回顾并不意味着工作的暂停，为了保证工作能够继续下去，很多时候，我们还需要在回顾的同时对未来一周的工作进行规划。
5、执行（Do）
如果一个人把自己的时间全部都花在组织工作上，而不是选择去做它们，那么所有的GTD系统都只是一个摆设。为了确保这个系统起到作用，我们必须将相关的内容付诸实施。而在行动的过程中，我们需要优先考虑时间的多少、精力的好坏状况以及任务的重要性，并依靠这些原则选择清单上的事项采取行动。而且，我们可以尽可能地让自己必须去做的事情变得更加有趣、更加简单，这样就可以避免拖延情况的发生。
你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动有关GTD的用品。
Do你GTD系统里面设定好的东西；Do你系统里面没有但出现在你面前需要你作的东西；第三就是整理你下一步要Do的东西。
GTD之所以称之为“无压力”，只是因为你在Do的时候，不要再伤脑筋去想着其它事情了；因为你所有的事情都在你的GTD系统里面或者即使没有在你系统里面，一般情况下就算出现也无伤大雅而可以纳入系统或者及时处理。
你在任何时点的工作都是已经计划好了的。只要有了空闲时间，就先看看日程；没事的话，再看看地点相关的单步事项；再没事的话，就看看多步事项，选取某个事项作项目分解；还是没事的话，就找找someday里面的东西有没有可以现在来做的了；还是没有的话，就只好开始搜集任务了。
总而言之，你要养成好习惯：尽量不要干你GTD系统以外的事情。除非你的GTD系统不够完善，很多事情你根本没有计划进来。那么这个时候，你就需要对你现在，今后短时间内，中长时间类，甚至一生的事情作一个规划，并且把它们纳入到你的GTD中来。
通过分析，GTD工作法以一种简单的方法，将引起个人注意的一切信息进行分门别类，然后明确地保存在一个完整的系统中，并对其进行系统的管理和回顾。在这个过程中，我们可以非常清晰地掌握工作要点，并根据自己所处的环境和时刻，采取最高效能的行动方案。它的核心理念在于，将我们心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，这样我们才能够全身心地投入眼前的工作中，并且提高工作效率。其中的要点可以简化成两点。
首先，大脑是用来思考的，而不是用来记事的，我们应该将事情用笔记下来，然后要让脑子做它本该去做的事情。记录下来之后，我们可以对自己所要做的事情分门别类，确保工作更加高效。而记录本身会让自己的心理轻松不少，哪怕最后没有完成任务。
其次，把任务转化成具体的行动，这是把计划付诸实施的关键，也能让我们随时清楚自己该做什么。
正如戴维·艾伦在Getting Things Done这本书中所写的那样：“把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情出现时就做好相关行动的一系列决定，而不是在事情爆发的时候。以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步行动。保持你的系统更新和完整，及时进行回顾，使你在任何时候都能信任你的系统和对任务的处理。”
事实上，我们常常觉得自己的时间不够用，而这些压力通常不是来自任务本身，而是各种各样的任务在大脑里出现混沌塞积，从而造成心理的焦虑和抵触，这才是造成时间不够用和工作低效率的罪魁祸首。因此我们要做的就是，逐一清点大脑里的这些事务，将所有没有做的事情以及需要去做的事情从大脑中赶出来，然后收集在大脑之外的文件系统中进行整理和解决。而GTD刚好承担了这样的责任，刚好具备了这样的效果，它可以帮助我们更好地跟踪和管理自己的思绪、整理好需要做的和想做的事，最终让我们能够在合适的情境中静下心来，并且集中精神完成最重要的任务，因此它是一种非常实用且高效的时间管理方法。
不过，GTD是一套持续的系统，需要不断地实践才能让我们更好地掌握，从而成为自己信任的系统。
