这一周完成了时间管理的主题阅读,读了奇特的一生,善用时间,小强升职记,搞定等一系列时间管理的书,听了易效能时间管理课程,看了艾力的34枚金币管理方法和订阅专栏里老师们对时间管理的分享。
本已经完成了自己总结的文字输出和提炼的表格,完成了详细的笔记,想做一篇高质量的分享,没想到在发布时,想再补充个图片时把原文给整没了。只能重新做了个简版的,今天的作业交迟了。
时间管理的本质是精力管理
效能=产出/时间
提高效能有两种方式,一个是聚焦目标提高产出能力,只做重要的事情,做到极致,如乔布斯是极致派的代表,成就=目标×热情。另一个是提高个人效率,掌握有效方法,用最少的精力做最有意义的事,时间=方法×精力。
没心思再输入,直接拍下电脑上做的笔记
管理时间如同理财记账,记录时间便于发现时间黑洞
做好时间记录,分清自己是真忙还是假忙。以时间为单一维度,每半个小时为一个时间单元,按照番茄工作法的原理,25分钟工作五分钟休息,每半个小时用一个番茄钟,一个番茄钟对应一个金币,将每日时间耗用情况进行记录。34枚金币是按早7:00-晚12:00,17个小时可有34枚金币计算的。
做好时间统计,发现并保护自己高效的时间段。按照黄色(精力集中,高效工作和学习状态),绿色(放松休息,有利于精力恢复轻松状态),红色(无意义,闲聊,瞎逛和无效工作状态,有懊恼感),对时间和精力进行分色统计,便于一目了然的了解自己的精力和高效时间段,最终实现将重要的事安排在高效时间段进行,以不断聚焦注意力和提高效率。
及时记录和统计时间开销,提高时间的感悟力,训练自己的自律性。对每件事要养成当时当场记录习惯,在对应的日期上,按照事件+花费时间+偏差时间模式记录,减少时间偏差。
清空大脑保持大脑高效运转
收集大脑中的杂念和想法,形成任务清单
大脑是CPU,不是硬盘存储器,要让思考和记忆分离,行动和规划分离,建立一个唯一入口的收集蓝,确保百分之百的将大脑里面的各种各样的想法和工作事项进行收集,并随时记录和补充突发事件。
对两分钟以内可完成的事项马上就做,不拖延。
对于重要而不紧急的事,要结合自己的人生梦想和工作目标,有预见性的主动做。前事未了,今事之因,要靠系统,而非感觉,对重要的事情进行梳理和安排,不要让它转变成重要且紧急的事,整天处于应急和忙乱的状态。
对于急事,可按照最近截止日期算法,让拖延时间最小化。
对于要事,可按照“任务密度=重要程度/完成时间”进行安排,要事的判断可根据自己的意愿和价值观进行比较和取舍。
对无法快速完成的事情进行记录和罗列,区分工作量,划分四象限,先轻重(要事优先),后缓急(紧急优先),再标记(区分不同情景,如办公室,发邮件,打电话,外出,会议等)和4D(立即做,有计划的做,委托别人做,删除尽量不做)原则进行分类整理,减轻大脑负担。
对复杂事情按照SMART原则,谋定而后动,明确目标,易于行动,分解目标,固定时间高效时间做重要的事情。通过目标分解和制定下一步工作清单,确保可执行。可以用思维导图,汇集创意,先发散,用行为动词+完成时限或截止日+描述目标和结果方式,对每项任务进行描述。可以用甘特图来分解任务和目标,并进行进度记录和跟踪。
按照时间这一单一维度,将每件工作进行细分,算准时间,一次只做一件事,只关注当下正在做的事,对任务清单进行逐项完成,并对未达成时间进行检查分析,对下一时间段计划重新进行分配,力争不被任何事打乱节奏和步骤。
用九宫格,收集人生梦想
随时查看收集蓝,做好年目标,月计划,周安排,日记录,至少按周为单位,对任务清单进行分类处理。
培养好习惯让习惯改变我们
先养成好习惯,找到自己的驱动力
养成习惯最重要的是有行动和方向,从知道到做到有一个过程,培养好习惯,先找到自己的驱动力和兴趣,找到志同道合的小伙伴,共同分享经验,相互促进和鼓励,让行动不再困难,让梦想叫醒自己。
初始习惯的养成,可以用游戏的心态,将大目标分解为小里程碑和小目标,对小成就进行大奖励。目标不求完美,烂开始胜于没有开始的完美计划,只要坚持在行动中不断修订,也有好结果。
建立高效的办公区,保持桌面整洁
断舍离,不买不需要的东西。建立整洁高效的学习和办公环境,将工作资料和学习笔记进行定期整理分类,43个文件夹(12个月,31天),确保今日要用的资料触手可及,待处理事项,清晰明了。对于需要委托他人干的事项,集中放置统一分派。对于已经完成的工作进行及时整理归档编制索引。对于六个月以上没有使用的东西,要果断处置。
及时反思和行动,让梦想落地成现实
没有反思的人生不值得过,如何过一天就是如何过一生,优秀是一种习惯,要经常检视自己的生活,养成记录晨间日志的习惯,每天至少吃三只青蛙,并将这一行为内化为每天的习惯与生活方式,实现工作高效能,生活慢节奏,兴趣能兼顾,梦想能落地。