同一家报社的两位记者,一位记者每个星期要写30篇文章,他每周需要浏览大量信息,感兴趣的、不感兴趣的,把它们改写成短、平、快的小文章。编辑很欣赏他,因为他写了很多文章,他得到了奖励和表扬。第二位记者一周完成一篇文章,他是这样的,他会花大半天甚至提前更多时间调研、畅想、思考,找到那个他感兴趣,又有爆点的选题,再花两天的时间深入调研,搜集资料,又花好几天的时间撰写、核对、修改。最终,这篇文章成了报社的本周最佳报道,还深受读者喜爱,获得了众多的奖项,并且收获了大家的认可。
第一位作者的做法,目光短浅,重量不重质
第二位作者的做法,目光长远,以少胜多。
这就是“少即是多”的力量。《少做一点不会死》写得就是一套简单、易上手的办事体系。简化生活,有所选择,归结为两个步骤:1.抓住重点,2.舍弃其他。全书讨论将这两个步骤付诸时间的方法,并且教我们在工作和生活的各个领域中运用。
《少做一点不会死》的作者里奥·巴伯塔,美国人,是时间顶尖的高效专家。曾担任急着、编辑、演说作家和自由撰稿人长达17年。运用《少做一点不会死》的方法顺利实现了19个人生目标。包括:1.每天慢跑;2.健康饮食;3.做事更有条理、更高效;4.接受训练,跑完两次马拉松;5.做两份工作,收入翻一番;6.每天早起(凌晨四点就起床);7.成为素食主义者;8.参加两次铁人三项全能比赛;9.成功经营博客“禅习惯”;10.还清所有债务;11.存下人生第一笔应急基金;12.简化日常生活;13.清理加重杂物;14.体重减轻四十多磅(约合十八公斤);15.撰写并出版两本畅销电子书;16.写完一部小说的初稿;17.辞掉工作,在家创业;18.成功经营第二个博客,针对作家的“写以致用”(Write to Done);19.出版本书《少做一点不会死》。
《少做一点不会死》全书主题鲜明,分为两个部分,第一部分介绍“少即是多”的六大指导原则,它们将帮助我们大幅提高工作效率,同时简化生活;第二部分说明如何将“少即是多”付诸实践,这部分介绍了很多实用技巧,将六大原则灵活应用在工作和生活的关键领域。
一、“少即是多”的六大指导原则
1.自我设限
原则一:由于设定了限制,我们必须抓住重点。无论做什么事,你都得学会设限。
大多数人的生活都充斥着太多的物件,太多的信息,太多的文件,太多的事情,太多的杂物。不幸的是,我们的时间和空间是有限的。我们的问题在于活得毫无节制。可是我们没有地方放下所有的东西,没有办法应对“什么都做”的压力。无论我们有多想要,也无法往生活里塞下一切。
而自我设限让生活从毫无节制、效率超低、超负荷运作,变成有所限制、经历集中、力量充沛。
生活里的每件让我们觉得应接不暇的事,每个我们希望改善的领域,都可以拿来设限。但是想要成功设限,你首先要对设限的领域有一个限制,最好一次只关注一个领域,而且这个领域是很有可能改造成功的。比如:电子邮件、日常任务、玩手机的时间、手头的项目数量、关注的微信公众号、办公桌上的文件等等。
2.抓住重点
原则二:通过抓住重点,我们用最少的资源得到了最多的回报。抓住重点能让你节省时间和精力,做到事半功倍。
两种方法能够帮助我们抓住重点,一种方法是想做之前先问自己以下几个问题:
你的价值观是什么?你的目标是什么?你热爱什么?你觉得什么最重要?哪像任务能带来最大的回报?哪像任务能带来最长远的回报?“需要”还是“想要”?
然后我们就可以开始删除无关紧要的东西,然后继续删除。
之前我有一个坏习惯,总是舍不得删掉已发邮件,总觉得回头说不定谁会找我呢。可是当邮箱撑爆也没有人回来找我!
3..化繁为简
原则三:化繁为简,清除无关紧要的东西。
抓住了重点,化繁为简就变得简单。但是最麻烦的情况是别人安排你做某件你觉得一点也不重要的事。比如我们领导会安排去开一些跟我个人工作无关的会议,美其名曰去捧场。这个时候说“不”真的很难。但是不说的话,意味着你没时间做自己的事情,还有可能加班。最坏的结果是给别人造成工作能力不足的印象。
4.集中精力
原则四:专注是提高效率的最佳工具
专注于“少”,能让你变得更高效;专注于“唯一目标”,才能顺利实现目标。
专注于一个目标。专注于当下。专注于手头的任务。专注于积极的方面。
里奥·巴伯塔强烈建议一次只做一件事,同一时刻只专注于一个任务,尽可能简化工作流程。这有助于保持心理健康,提高工作效率。
5.养成习惯
原则五:养成新习惯,实现持久的改善。
里奥·巴伯塔在他的博客“禅习惯”组织了为期三十天的“少即是多”的挑战。
首先选择一种习惯;写下你的计划;然后公开你的目标,比如公布在朋友圈,要让一大群人知道这件事;然后要做的就是每天汇报进度,最后别忘记奖励下自己,庆祝新习惯养成!
2019年3月开始我参加了陈华伟老师的1000番茄计划,一大群人利用番茄工具各自修炼自己想要做的事,我的目标是阅读。小伙伴们每天打卡、总结,大家互相监督、加油!
6.小处着手
原则六:为了确保取得成功,养成新习惯时从消除着手。
曾经我们年初做计划的时候基本把年份改一下就变成了新一年的计划。往往每个人在做计划的时候都是雄心勃勃的,可是这种热情很难长久持续。
里奥·巴伯塔提供的方法就是原则六“小处着手”。“小处着手”可以让我们集中精力,轻易实现了目标,精力就会越来越旺盛,精力和热情会更持久,这样循序渐进的改变随着时间的推移,就会100%成功。
二、将“少即是多”付诸实践
书的第二部分里奥·巴伯塔介绍了很多实用的技巧,将“少即是多”付诸实践。这里选出三个介绍。
1.简化任务,减轻压力
“头等要务”就是你当天最想要或最需要完成的任务。重点关注“头等要务”,才能充分发挥“设限”的力量。建议选择三项,选择“头等要务”的关键在于,至少要有一项“头等要务”跟终极目标有关,其他两项可以适合工作有关的。要保证我们每天都是想着目标迈进,让自己每天离梦想更进一步。
任务太大,令人望而生畏,那么限制任务量是没有用的。最好是把想做的事分解成能在1小时完成的小任务,把任务化整为零。比如“写年度总结”,可以划分为“列出年度总结大纲”“收集数据”“分部写出报告”这样就会简单许多。
2.简化时间管理
简化时间管理,首先可以考虑简化你的时间管理工具。比如只用日历、纸质笔记本,日历上尽量少安排日程,让日程安排灵活一些。每天早上先决定当天的任务,弄清优先次序;删减任务,只关注投入产出比高的任务。剩下的事情就简单了。
除了三项“头等要务”外,其他的小任务尽可能地批量搞定。比如电话,电子邮件等,这些不是很紧急的可以再完成头等要务后一口气搞定。
3.轻松存档,消灭“文件堆”
消灭办公室的文件堆,关键在于两件事,一是打造一套简单的存档系统;二是养成定期使用这个系统的习惯。
打造简单的存档系统,首先整理之前先把无关紧要的东西统统删掉。简化你的存档,养成即可存档的习惯,这里还有一个小窍门,一定要把存档的文件袋,标签等存档工具放在手边。这样就不会把要存的文件先搁在一边了。
里奥·巴伯塔的《少做一点不会死》是他自己实践成功的一套办事体系,不仅总结了“少即是多”的指导原则,还介绍了具体的做法,如果刚开始接触到这个体系,你完全可以执行“少即是多”的原则,找到你最想改变的,从最小的地方开始着手。