日常工作中，我们每天都有大量的文件需要处理，从邮件里下载下来的附件、月度或年度工作总结、平时同事或客户发送给我们的表格和文字……久而久之，电脑就成了一个充斥着各类文件的大杂烩。
今天又有新的附件了，老板又发给我新的报告需要整理，实习生的表格整理好交过来了……这些都要今天下班前一一处理完，但是把这些文件放在哪个文件夹合适呢？还是干脆扔在桌面上好了！不知该放哪里，再新建一个文件夹好了！你是否也常常遇到这样的困扰？
老板问我要东西却死活找不到文件、不知把新文件放在哪里合适，这些都严重影响了我们的额工作效率，逼着我们不停为“小事”忙碌，晕头转向、手忙脚乱。
古人曰：”胜兵先胜而后求战，败兵先战而后求胜”。职场工作要胜人一筹，就得有万事俱备，只欠东风的前瞻精神，将细微的小事处理好，才能如鱼得水，在工作效率上首先取胜。花上一个小时整理文件夹，可以成为提高工作效率的坚实一步。
要让电脑里的文件夹像猫儿舔过的鱼骨头一样清晰明了、一目了然，使其为你所用，其实很简单，只需三个步骤就能搞定，并从此形成长期的良好习惯。我将这三个步骤概括为：以上统下；归纳分类；逻辑递进。
1. 以上统下，文件夹也有等级制。
以上统下的概念，用数学语言来解释，就是包含与被包含的关系。上级需包含所有的下级，反之，下级隶属于上级。如果将你的D盘或者E盘想象成公司老总，那么点入这个文件夹，你会发现其包含财务部门、人事部门、技术部门，等等。进入你的“人事部门”，你又能找到分管“工资”、“人事变动”、“人才发展”、“企业培训”等等的不同人员，他们分工明确、各司其职。
举一个实例，在我的E盘中，主要放着我所有的工作文件。点入E盘，我将文件分类为“2015工作文件”、“2016工作文件”、“2017工作文件”。点入“2017工作文件”文件夹，又会分为“学校上课资料”、“培训机构资料”、“企业资料”等等。在这里，以上统下的逻辑思维是上级文件夹包含了下级所有文件夹的内容，而下级文件夹内容概括起来可以总结出上级文件夹的名称。即学校、培训机构、企业的工作共同构成了我2017年的工作，而2017、2016、2015共同决定了我的E盘是工作相关的文件大总管。
2. 归纳分类，让文件夹们各司其职。
在近期的学习中，我认识了一个新概念，叫做“MECE原则”，英语全称为“Mutually Exclusive，Collectively Exhaustive”，即“相互独立，完全穷尽”原则。这个原则非常实用，可以实际运用到生活和工作各方面，整理文件夹亦可参考此原则。
在做完以上统下纵向分类文件夹之后，每个子文件夹里又可放N个文件夹，这时该如何横向整理呢？首先要考虑子文件夹之间“相互独立”。就如以上举过的例子，老板底下分为财务、人事、技术等各个部门，这些部门就如同互相独立、互不干政的子文件夹。如若这些文件夹的工作范畴有所重叠，比如你将“财务”和“审计”放在同一层级的子文件夹“2017工作”文件夹之下，那么你拿到的审计表是该放入“财务”还是放入“审计”好呢？说不定工作繁忙时一个手急就放入了“财务”中，下次老板问你要文件，却久久想不起把它扔在哪儿了，还得把两个文件夹都翻找一遍。所以说“互相独立”非常重要，能让你的工作思路更为清晰，大大缩减浪费在寻找特定文件的时间。其次，是“完全穷尽”原则。比如在2017年文件夹中，考虑你2017所有的工作，可分为哪几类？“学校工作”、“培训机构工作”、“企业工作”若概括了所有的工作，那么子文件夹分为这几类，就符合了完全穷尽的准则，下次收到新的文件，就不会无处可放。
3. 逻辑递进，让文件夹成为肚里的蛔虫。
现在我们完成了以上统下的上下级纵向分类，又用MECE原则进行横向的归纳分类，最后只需画龙点睛地添上一步，就可以让文件夹“活”起来，成为最懂我们的忠实仆人。怎么做呢？
拿2017工作文件夹为例，其子文件夹包含“学校”、“培训机构”、“企业”等等相互独立又完全穷尽的文件夹。但是当同一层级的文件夹多起来，你就要上下左右拖动鼠标来定位到你此刻需要的某个文件夹，费时费力。现在，我根据“时间精力分配”原则来分析这些子文件夹，发现，在所有工作中，“学校工作”占用我的时间和精力都是最多的，其次是“企业”，最后是“培训机构”。
接下来，我只需在“学校”文件夹命名前面加上阿拉伯数字“1”，“企业”前加“2”，“培训机构”加“3”，依此类推。如此，我的2017工作文件夹下的子文件夹便是“1.学校工作”、“2.企业工作”、“3.陪训机构工作”。在我日常中最重要的“学校工作”文件夹被人为地“顶”到了最前面，在调用文件时，使用频次最多的文件夹就能立即引入眼帘，无需费时费力拖动鼠标了。当然，你也可以有自己的“逻辑准则”，比如“时间顺序递进”、“人物对象重要程度递进”等等，创意无限，完全可以尽情发挥，此处不再赘言。只要符合自己的逻辑系统，一定就是最“懂”自己的排列方式。
完成上述三步，文件夹就会像一颗匀称美丽的圣诞树，至上而下，挂满闪闪发亮的礼物，而那件最得你心的，一眼便瞧见了。
