现在我们每一个人都这样的焦虑，感觉自己的时间总是不够用，总是缺时间。但是另一面，我们在工作中，分不清主次，事情做不到点子上，不会管理电子邮件，开会浪费大量时间。如果我们能转变心态，对自己的行为做出改变，每天就能为自己节省两个小时的时间。
1.时间开销日记练习
首先在开始之前我们先做一个练习。用一周的时间记录自己每天的工作和生活，看看自己的时间都花费在哪些地方？有哪些是合理的，有哪些是浪费的？这个练习被称为时间开销日记通过它，我们可以发现自己每天利用时间的效率是高是低。可以根据自己的实际情况作出合理的调整。
2.马戏团团长心态
我们每一天遇到的事情就像一个马戏团一样，每一个干扰我们的事情就像马戏团里的动物。有的是大象，要花费很长时间才能驯服它。有的是兔子，很温和，你可以用很短的时间就把他驯服。
比方说你跟同事沟通，这个是每天必须遇到的事情。如果表达不清晰，导致你和同事之间占用大量时间的话就，要着重对沟通这件事进行训练。
首先，澄清问题。你可以等到同事表达完他的意思之后重述一下，然后询问是不是这个意思，在双方达成共识之后，再进行下一步。其次，现状分析。询问目前达到什么状态？他做了哪些努力，你需要提供哪些援助？最后，结果预判。了解全部情况之后，对同事的期待进行预判进一步确认，是不是要达成的目标？便给出大致的完成时间。
这要求我们在工作中要提高自己的沟通技能同时一次只关注一件事，在这件事完成之后，再开始其他项目。
3.总清单和日清单
这里推荐一个新的工具，帮助我们保持每天每周，每月和每年都能有条不紊地工作的两个关键构件：总清单和日清单。
总清单简单来说就是一沓纸，你可以在上面记录每周发生的所有活动、笔记，行动要点等等。总清单采用a4纸就可以，每周用一张a4纸记录一年用52张。每一张写完之后都用文件夹保存起来，方便日后回顾和反思。
总清单是在帮你理清头脑中所有的事情。不管有任何想法看法都可以把它写在总清单上面。在每行必系之间空一行，方便后期添加备注和细节；不在总清单中设定优先次序，如果哪一项任务有截止日期，把截止日期也写在这项事情的后面；用一个词概括句子的事情，比方说给苏珊打电话。如果可能工作和生活只用一张总清单。
日清单是一种电子日历，可以用来计划当天的一系列活动。这个的话可以采用日式精致的工具，方便记录自己每天的事情。他上面有重要程度四象限，可以根据自己每天的工作情况来安排每个象限的事情。
用总清单日清单取代传统的工作清单和效率手册。
4.提高工作效率的三个关键要素
4.1如何结束每一天？--下班前h第二天快速进入工作状态的跳板。
每天下班前更新总清单。在每天下班前的15-30分钟之内，更新自己第二天的总清单。
第二天上班后，在走清单上添加新的任务，便划掉已经完成的任务。
接受现实，每天或者每周清单上总有或多或少一些没有完成的事情
清单要随身携带
4.2你如何开始每一天？--采用素食原则，关注最重要的事情。
素食是指对你本人，您的职业或个人生活有好处，但让你难以快速处理的任务活动或项目。这里的素食跟每天重要的三件事中的吞青蛙是一样。都是自己每天中重要的事情
4.3中午之前你能完成多少工作？
工作效率最佳的时间段是上午7点至中午12点，确定自己中午之前可以完成，每天中最重要的事情。这个是针对一般人来说。如果你最佳工作效率是在下午，那么可以作出相应的调整，把重要的事情放在下午来做。
5.制定日清单和更新每周总清
每天在更新完总清单之后，挑选两项最重要的任务，并把它们记录在自己第二天的日清单上。为了督促自己完成这些任务，要设定具体完成的时间。
每周休息前的后一个下午制定下一周的总清单。本周尚未完成的工作全部转移新的总清单之中。并将本周的总清单归档。整理自己的桌面，清理电子邮箱。在做计划的时候，不要把计划定得太满，给意外事件留下冗余空间。
6.影响他人五步模型
在做工作之前，先总四象限法确定事情的有限次序。采用马戏团团长策略；
①请你……好吗？【使用一种合作口吻】
②无论那种方法【让他们说是，不是或者其他内容】
③要求明确【避免产生疑问】
④截止日期咱明确【有助于对方分清要求的优先级次序】
⑤指出好的或坏的后果【如果他们没能按时完成工作】
7.用PADD方法写邮件或写作
P：目的(purpose):你为什么要发这封邮件？
用4到8个字在主题栏写明，同时要避免写得像新闻标题。
A：行动(action):你希望收件人做什么？
在正文的第一段写明，让收件人对行动一目了然。第一段要尽可能的简短长度不要超过2到3行。
D：细节(detail):使用项目符号或编号的列表。
如果你是按照段落来写细节，就是邮件的主题或者邮件的中部。
D：截止日期(deadline):邮件的末尾务必写明截止日期以及合理的原因。
让你的截止日期成为最关心的事情。
8.有效管理项目的九个步骤。
①想想最终结果
②今夏开始日期和完成日期
③通过头脑风暴分解项目
④确定需要的人
⑤确保你的截止日期是切实可行且可实现的
⑥指出可能出错的地方。
⑦确认自己将在每天和每周当中什么时候做项目
⑧让每周每月的成果测量
⑨写下项目完成后，给自己的一个奖励
9.合理的授权
工作中，我们不可能一个人完成所有的事情，因此我们要学会授权，让合适的人做合适的事情。同时我们要明确界定项目以及希望达到的结果和期望，把这些信息告诉被任命者；商定一个检查的日期期间l试试插手。如果授权人不会做这件事情，我们需要先教会他。如果必要给被认定这样的权利，可以查阅些文件，可以寻求获取他人的帮助。请记住，即便让我和项目已经授权给下属，你仍是最终结果的负责人必须监督整个过程，确保事情可以最终完成。
10.每天节省两小时。
每天节省两小时，要遵守一个简单的法则及减法法则。同时我们也清楚，这个两小时不是一个固定的时间段，而是把它分解成若干个小的时间段。找出那些我们浪费掉的时间把它利用起来，帮你提高每天工作中的效率，从而达到节省两个小时目的。
为了达到这个目的，你需要三个工具：
你需要时间管理表，也就是时间开销日记
你的总清单核对清单
干扰和计划之外的事情/工作
面对时间管理表和清单上的活动，问自己两个问题
①我在做的这个任务或活动，是否充分利用时间
②我是否在正确的时间做了正确的事情？
等回顾时间管理的事，问问自己几个问题：
哪些活动可以取消？
哪些活动可以减少时间？
哪些活动可以授权给他人？
哪些活动和其他活动类似，可以一起做？
同时我们必须承认一个事实：时间不能被管理。时间每天都是24小时，每一个人不多也不少，我们能管理的只有自己。改变自己做事情的方法和习惯提高工作效率，从而节省时间。让自己有更多的时间去学习、去享受生活、去陪伴家人去做、去做自己想做的事情。
