在职场上,很多人常常遇到这些苦恼:
明明工作做得不错,为什么领导总是看不见?
大家工作都干得差不多,为什么晋升的是他?
汇报说了一大堆,为什么领导好像听不进去?
其实这些问题,很大程度上都跟职场上的一项重要技能有关系,那就是“工作汇报”。究竟有什么关系呢?怎样做才好呢?下面我们一起来分析一下。
一、工作汇报有多重要
有的员工觉得,汇报就是耍嘴皮子,是表面功夫,工作做好才是真本事;
有的坚定的认为,是金子总会发光,事情做了领导肯定会看在眼里。
但是,作为领导的人又是怎么看待汇报这项工作的呢?
松下幸之助的传人江口克彦认为“对于上司来说,最让人心焦的就是无法掌握各项工作的进度。如果没有得到反馈,以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。”
《哈佛学不到》的作者马克.麦考梅克说得更直白:“谁经常向我汇报工作,谁就在努力工作;相反,谁不经常汇报工作,谁就没有努力工作。
大家可能觉得这些说法不那么公正,但是你觉得老板是根据什么来判断你是在努力工作?还是在努力的偷懒呢?难道老板真的有空天天盯着你?
其实,汇报最大的好处是,提升我们的职场“能见度”。在现在的职场里面,对大部分的职位来说,人才不再是那么稀缺的。能干的、有才的,一抓一大把,怎么能在这些人里面脱颖而出呢?需要满足两个条件:第一自己做得好、第二别人看得到。要被别人看到,就要提升自己的“职场能见度”,其中汇报就是很好的一种方式。汇报了,领导才知道你做了什么工作,取得了什么业绩。
二、汇报的正确姿势
上面说到汇报很重要,那怎样汇报才能达到理想效果呢?教大家三个重要姿势——3S。Special(有重点)、Simple(要简洁)、Solution(有解决方案)。
(1)Special(重点)
先来说说Special。有些员工觉得领导很忙,要么不汇报,要么就全汇报,恨不得把自己做的每一件事情都列出来。要知道汇报的时候,事无巨细、没有重点,从领导看来就是工作没有亮点。没有亮点的汇报,就很难让领导愿意听下去、听进去。
那怎样才叫重点突出呢?明确两个主题:1、领导关心什么;2、汇报目的是什么?
就以我最近负责的一个项目为例。我们聘请了一家咨询公司,花了半年的时间做了一个人才激励的方案,然后准备向董事长汇报。咨询公司给我们准备了一份40页的PPT,内容很详实,包含了项目的背景、必要性、过程回顾、政策分析、外部情况、方案的实施细节等等。但是我自己一看就蒙圈了,我说,我们汇报就20分钟的时间,里头还包含领导提问和回答的时间,真正留给我们介绍的时间就10-15分钟,你们给我的PPT我照着念完都不止20分钟了。而且即使照着这个读完,领导能Get到多少内容呢?
然后我们开始梳理,我们这次汇报唯一的目的就是让领导同意我们的方案,所以我们主要聚焦在4个方面:
方案的目的:为什么要做?
实施方式:对象是谁?资源哪里来?怎么做?
利弊比较:有什么好处?有什么不好的影响?尤其重点阐述好处方面。
决策事项:需要决策什么?
其他的我们都会简单带过,或者是作为附件材料链接到PPT,如果过程中领导有兴趣我们再点击打开来看。
最终汇报的效果非常的好,领导很满意,方案也按计划推进。
如果我们从头到尾把做得事情都一一介绍,就不能把关键的信息传递给领导,领导也会听得不耐烦。
(2)Simple(简洁)
有些人喜欢像日常交流一样去汇报工作,其实,这里有一个误区,工作汇报方式和平时闲聊交流的方式是很不一样的。不一样在哪里呢?
比如,
你暗恋多年的女神,第一次主动给你发微信:“在么?”你激动不已,马上回“在在在”,然后女神又问“最近工作怎样啦?顺心吗?”你们总共聊了15分钟,前面的14分钟,女神一直在各种关心和问候,你感谢天感谢地,正准备张开怀抱迎接女神归来。最后一分钟她说“其实这次找你,也没啥事,主要是想向你借点钱,不知道你是否方便。“
这就是我们日常朋友间的交流方式,把目的放在最后,通过前面一大堆的铺垫,再引出最后的结论。
但是如果向上级汇报的时候,采用这种方式,领导还不被你烦死啊,他肯定一直纳闷“你究竟想说什么”。因为上级的时间都很宝贵,他们想要的是高效、简洁,最好三言两语讲清楚,而不是长篇大论。
我们再看一个例子,假设有个秘书过来跟你说“领导您好!刘经理来电话说系统出现突发状况,周四4点钟他无法参加会议了。小张说他晚一点开会没关系,明天再开也可以,但最好别11点30分之前开。可是会议室明天已经被别人预订了,但星期五是空着的,王总的秘书说,王总明天需要很晚才能从外地出差回来。我建议把会议的时间定在星期五的10点比较合适,您看行吗?“
你听了有什么感受,抓狂吧?这时候作为领导最想说的可能是“你去人力资源部把工资结了吧,明天不用来上班了。”
其实秘书想说的是什么呢?无非就是会议时间调整到星期五的10点,问领导意见如何吗?整的那么的复杂。这就是条理不清的原因。那应该怎么说才好呢?汇报中最好的方式是采用结构化表达的方式。就是“结论—原因—结论”的套路。按照这个套路的话,上面的汇报应该是这样子:
领导您好,原定于周四下午的会议改到周五十点了!因为,王总明天很晚才能从外地出差回来,刘经理周四四点无法参加会议,小张说晚一点开也没关系;而且刚好周五的会议室有空!因此,您看把会议改到周五早十点可以吗?
你看,采用这种方式表达出来的,是不是简洁清晰了很多,领导一听就知道你想要说什么。这次如果领导叫你去人力资源部,那肯定是加工资去的。
(3)Solution(解决方案)
举一个例子,前段时间,行政部的罗经理找到人力资源部,提出要给新来的部门文秘May加工资。在我的印象中,素有铁公鸡之称的罗经理主动提出给员工加薪的,好像是头一回。罗经理说,May确实干得不错,举个例子,以前的秘书,我出差让她定个机票,如果某个时间点的航班没有票了,她就会跑过来跟我说没票了,问我怎么办。啊May呢,每次都会简单了解我的行程,如果某个时间点的航班没票了,她会找到前后的航班、包括高铁的班次,然后打印出来告诉我哪个会更合适一点。就感觉出差安排交给她就完全放心了。
听完之后我想,帮领导解决问题,让领导满意到这种程度,这工资还怕加不成吗?
在日常工作中,当问题出现的时候,员工的表现一般有两类,一类员工会去找领导“领导,怎么办?”,另一类员工说“领导,对这个问题,我有几个方案……其中我觉得这个方案会更加合适。”现在你是领导,你更喜欢哪一类员工。
在电影版的《杜拉拉升职记》中,有这么一幕,就是杜拉拉去找她的上司玫瑰汇报搬家公司的调研情况。
拉拉:玫瑰,这些都是我找的性价比比较好的搬家公司,您定一个吧。
玫瑰:你这样给我,我怎么定呀。你呢,要把每一家的优势、劣势、信誉和风险,分析之后然后给我做最终决定,你不要再给我这些没加工过的材料,让我做你该做的事情呀,你的工资分我一半么,别再浪费我的时间。
玫瑰这一番话好伤人心,但是却道出职场的真相。在职场上,你的工作就是来解决问题的,不是来提出问题的。有些人之所以可以拿高工资,是因为他的工资里面大部分是付给他的解决方案的。拿不到高工资的人,原因也很简单,只会提问题,而问题本身并不值钱
不要让领导去做问答题,解问答题是你要做的事情,给他做选择题,这样他决策起来更轻松,你就更成功。
总的来说,在职场上,如果“苦干”是成功的基础,那么“抬头苦干”将会加快你成功的步伐。