整理出有哪些工作要进行，决定优先程度，依序列入每日的待办清单─这么做确实能让工作有效率地进行，但其中却也存在陷阱。
请想想，决定待办清单的顺序时，你是否都是用「紧急度」和「重要度」来判断呢？
但，紧急度和重要度的决定权，不一定在你手上。
例如，主管说「赶紧处理这个」，业务同事突然插件「这个估价单麻烦改好，在今天下午四点前给我」。由此可见，掌握决定权并不在「你」，而是会被「对方」给影响左右。
事实上，你是不是也常为了对方的一句话，而忙得团团转？
所有时间管理术的书都会告诉你，安排事情的先后顺序时千万不要忘了「紧急度低、重要度高的工作」，但对业务的执行者来说，明明紧急度才是最优先的。
在此希望大家能了解，在「紧急度低、重要度高的工作」中，有很多是将来可能成为生计的工作，或你原本该做的工作。
所以，为了别人的「急事」而忙得顾此失彼，那可就得不偿失了。
请你调整决定工作优先顺序的主轴。用「适任」和「能做出成果」这两个思考主轴来整理工作。「适任」是指符合你的个人特质。也就是，不用特别要求自己或干么，就能轻松、快速完成的事；能够让更多人对你说「谢谢」的工作。「能做出成果」是指以一个工作而言，可以得到赞赏、达到成效的事。
比起「紧急度」，要以「有成果」的工作为优先
在职场上，「适任」又「能做出成果」的工作绝对是最该优先处理的。爱吃的菜，或许可以留到最后才吃，但是在工作上可就不同了。愈有甜头的愈要先吃，不然的话，没甜头的工作就会接二连三地以急件的名义到你手上。
只要是最有甜头的、「适任」的、「能做出成果」的工作，就不要客气，尽管优先排入行程里。一旦做出成果，别人就无法抱怨。能做出成果的工作，就是你擅长的事。既然是擅长的事，自然能乐在其中又得到漂亮的结果。接着，别人就会产生「那种工作果然要交给你做，最有保障」的评价，之后便会有愈来愈多有甜头好吃的工作找上你，良性循环就此形成。
优先度次高的是，「适任但做不出成果」的工作。具体来说，就是能让你的技能提升，或是能成为未来生计的工作。如果拒绝此类工作，只是一味挑能尝得甜头的工作的话，可是暗藏危机的。
单单依靠目前拥有的技能，总有一天会被职场淘汰。因为当你的竞争对手、后进晚辈的工作能力愈来愈强时，那些有甜头的工作有可能被抢走。再说，无论甜头再怎么好吃，只做同样工作的话，迟早会让人产生惰性。
请取百分之十的工作时间来做这类「适任但做不出成果」的工作，当作投资。以「Post-it 」便利贴而闻名的3M 公司，有一条不成文规定，那就是可以将百分之十五的工时，用在自己喜欢的研究上。是的，许多大型外资企业会将百分之五至十以上的预算和时间，用在对未来的投资上。
以「适任」和「能做出成果」来思考的话，就无须在意对方的紧急度和优先顺序。如果是你擅长又想做的工作，就一件件地接手处理；若不是你擅长或想做的工作，就交给其他合适的人去做。
让合适的人来做，才能轻松快速地做出成果。这么一来，被交办工作的人也能赢得好风评，形成双赢的关系。
