李笑来在《把时间当作朋友》中说，时间不能被管理，我们只能管理自己。

是的，再怎么管理每个人每天都是24小时，即使你压缩睡眠时间，一天也只能多出有限的时间，而且长期疲劳，效率反而会越来越低。

如何在有限的时间内，做事更高效呢？

《搞定Ⅰ：无压工作的艺术》这本书给出了答案，本书作者戴维•艾伦是世界著名时间管理大师，他提出的GDT时间管理法闻名全球。GTD是Getting Things Done的缩写，翻译过来就是“把事情处理完”。它的核心理念是必须记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。

通过这本书中的五个关键步骤，搞定手头工作，让我们的工作事半功倍！

1、收集

悬而未决的事务存在两个地方，即任务所在的实际位置和你的大脑。大脑中的未竟之事会折磨你的心志，从而分散你的注意力。

大脑是用来思考的，不是用来记事的。然而现实中，我们大脑当中每天萦绕着一堆需要做的事情：完善本周末要举行的沙龙方案，审核一份合同，给新来的同事培训，晚上看一小时书，宽带报修……感觉好多事情要去做，而大脑每天都会耗费大量时间提醒我们该做又没做的事情。所以提升效率的第一步，就是清除大脑中的“未竟之事”,把大脑从琐碎的事项中解放出来，从而给大脑腾出更多的空间来思考。

解放大脑的方法就是收集，把所有的“未竟之事”从大脑中移出，放到一个“存储器”中。

需要收集的“未竟之事”分为两类，一类是外在的实物，比如合同、收据、会议记录、名片等，这些物品可以统一放到一个收纳篮中；另一类是内在的事项，比如下午要参加公司的新产品培训，晚上要和朋友一起吃饭，回家时要买水果等等，把这些事项一一写下来，从而腾空你的大脑。

2、理清

通过收集，我们把大脑中的事项做了外移，接下来就是要多这些事项进行盘点，确定它是什么，意味着什么，需要我们采取什么样的行动。

理清环节遵循三个基本原则：

原则1：首先处理工作篮中最上面的事物。

这好像违背了我们曾经学到的时间管理四象限法则，事项分为四个象限，重要紧急的，重要不紧急的，紧急不重要的，不紧急不重要的，处理事情先从重要紧急的开始。但是作者指出，每一件事情都必须获得均等的处理机会，我们的目的是尽最大可能迅速完成清理工作篮的工作，而且不回避对任何一件事情的处理。

原则2：一次一事。

我们在处理事情时通常会有这样的倾向：拿起一份资料，当我们还没有确定具体的处理措施时，注意力又不由自主的转移到其他事情上，大脑也就随之开起了小差。也许下一个事项比较有趣或者比较容易，但是很可能让你把手头上的事情扔下，再次积压。所以一行禅师在《和繁重的工作一起修行》中说到工作时要保持正念，专注当下。

原则3：永远不要把事务再次放回工作篮。

把东西拿出工作篮，这是一条“单行线”。只有这样才能清空工作篮，这也再次保证了给所有未竟之事均等处理的机会。

3、组织

组织整理，就是要通过清单的形式建立一套系统，从而让大脑彻底摆脱低层次的思维，把精力投入到更重要的事情中。清单包括：项目清单（包含了所有未完成任务的清单）、日程表（今日待办事项）、下一步行动清单（就是今日待办的细分行动），等待清单（这个清单里通常是需要别人玩成的工作），将来也许清单（未来的计划，如旅行、健身等），参考资料（这些需要专门进行归档，它是一个数据库，存放着对我们有用的各种信息）。

在这一环节，我们要把主要精力放到日程表和下一步行动清单中。

4、回顾

回顾的目的是要保障系统的有效运行。

例如你有一个电话清单，但是如果有一些你必须要打的电话却没有被列在这个清单上，你的大脑就不会再相信这个电话清单，从而导致你的大脑在完成这个低脑力要求的活动时也无法感到轻松。结果，你的大脑又不得不重新担负起记忆、加工处理和提醒的责任，从而又像以前一样低效运转。

所有这一切意味着，你的系统不可能处于静止不动的状态。这个系统必须实时更新，紧跟事态的发展，这样才能帮助你在行动的时候做出恰当的选择，这也正是回顾过程的主要目的。

我们需要每隔一段时间，全面回顾自己的总体生活和工作情况，并对拟采取的具体行动进行详细检查。对于大多数人而言，工作流程管理方法的神奇之处恰恰就是在不断对过去进行回顾的过程中体现出来的。也就是说，你至少需要每周浏览一次那些未完善的工作和悬而未决的问题，这非常重要。

5、执行

没有执行，一切为零，以上所有的准备都是为了采取最终的行动。确定某一时刻采取什么行动，作者给出一套“四标准法”。

第一个标准是情境，很多工作都会对地点、环境和条件有要求，比如回复邮件这样的工作，只能在有电脑、有网络的情境下完成，所以首先要选择符合当前情境的工作。

第二个标准是时间，选择你当前的时间足够完成的工作，如果五分钟以后要开会，那么查收邮件和美化PPT这两项工作，只能选择前者。

第三个标准是精力，选择你当前的精力足以胜任的工作，如果是晚上，最好处理消耗精力少的工作，比如整理资料，查收邮件等。

第四个标准是重要性，在考虑过这三个标准之后，再来选择一个对你来说最为重要，能给你带来最高回报的工作，优先处理。

GDT时间管理，赶紧试试吧！

我是郑磊杰，逛公园式阅读法发明人，高效阅读教练，每天阅读一本书的践行者，我始终相信阅读可以让一个人变得更好！阅读路上，我们一起同行！