在使用Excel时,或许我们接触最多的便是与数字有关的数据,为此Excel也提供了数字格式,用于辅助我们展示不同类型的数据。
数字格式相关的设置位于菜单栏的“开始”选项卡下的“数字区域”。
当我选中单元格并输入一个数字时,默认情况下其数字格式为“常规”,也意味着未应用任何数字格式。
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我们来看一下上图中的示例,这是一份关于销售额的数据表,当前的数据并未应用货币类型的数字格式,并且有的数字的小数点有两位,而有的只有一位,没有进行统一。
在此情况下,我们为这些数据设置货币符号,以表明这些数据是销售额相关的数据。
1. 选中数据区域,即B4至J18单元格区域。
2. 点击数字格式的下拉选项,选择并点击“货币”。
3. 应用货币格式的数据如下图所示,默认情况下货币符号是根据Excel程序的本地化设置的变化而变化,因我们使用的是中文版的Excel,所以货币符号是人民币,若使用英文版的Excel,货币符号则可能为美元符号。除此之外,我们看到所有的数据的小数点统一为两位。
4. 与货币格式相似的是“会计专用”格式,同样可以为数据添加货币符号。
注意:“货币”格式与“会计专用”格式的不同之处在于货币符号在单元格中的位置,使用“会计专用”格式时,货币符号在统一在单元格中的最左侧位置。
5. 会计专用格式还有一个单独的下拉选项工具,可以选择不同的货币符号。
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“百分比”格式是另一个非常有用的数字格式。如下图所示,在M3单元格中是佣金率0.05。
我们可以将其改成百分比的格式,数据则会变成5%。
如果我们在输入数据时已明确数据类型是百分比,我们可以直接输入带“%”的数据。
再按Enter键,单元格便会自动应用“百分比”格式。
当我们把这个百分比类型的数据改成“常规”时,数据则会变成“0.1”。
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最后我们来看一下日期格式,可能会令人有些惊讶的是日期怎么会归为数字格式,实际上在Excel中日期即是数字,不过是以日期的样式展示出来而已。例如:
我们在单元格中输入数字“1”。
再选择“日期”格式,单元格中的数据会显示为日期“1900/1/1”。
我们把单元格中的数据改成数字“3”,注意此单元格已应用了“日期”格式。
按Enter键后,单元格会显示日期“1900/1/3”。
通过上面的对比,我们发现,日期从1990年1月1日开始计算,填入的数字为几,即在此日期上开始添加,最后单元格中的数据显示为日期格式。
与输入百分比类似,当我们在单元格中直接输入类似日期格式的数据时,它会自动应用日期格式,在单元格M4中输入“21/5/8”。
再按Enter键,即可得到日期格式的数据。
注意:我们在输入时,需输入Excel能识别的日期格式,否则会产生问题。
例如,我们在单元格中输入“20210508”,Excel不会将其识别为日期格式的数据,进而不会应用日期格式。
另一种日期格式是“长日期”,如下图所示。
虽然日期在Excel中可作为数字来进行运算,但也需要注意,当我们应用日期格式后,删除单元格中的数据的同时并不会删除格式。如果我们不需要日期格式,只需选中单元格,然后选择“常规”的数字格式即可;或者当我们不需要格式时,选择“清除格式”即可。