养成事物整合的习惯:整理术

你是否也陷入过如下窘境:

·办公桌上杂乱无章,抽屉里乱作一团;

·想找的文件找不到,不需要的文件堆成山;

·电脑桌面上都是文件夹,要用的文件不知在哪一个里面;

·忘记了客户的姓名,预约好的来访者又不知为何而来;

·错过了开会时间,找不到开会地点;

·到办公室才想起需要外出,公出途中又想起重要会议;

·会议内容记不全,重要信息点被遗漏

…………

感觉每天的自己像陀螺般忙不停,只渴望时间再多一点儿。



上面这段话是《图解整理术》一书当中的内容简介。

整理术,即把复杂的事物简单化的方法。

相信对于大多数人来说,在一个文件放置井井有条且一目了然的工作环境会比在凌乱无章的环境中拥有更高的做事效率,心情也会更舒畅。生活上也是如此,经常在需要用到什么东西的时候,却发现记不起来放哪了,找了半天不仅消耗时间耽误正事,最重要的是,心情也变得急躁,整个人都不好了。

将生活、工作进行有效整理,不代表刻板,而是责任感的体现。生活需要仪式感,工作需要责任感。在整理的过程中,需要有容错性,不能照搬别人的套路,还必须找到自己适用的规律。

整理工具有很多,常用的是电脑、手机等;手账、笔记本、书本等;收纳盒、储物柜等;文件夹、文件包等;尤其是电脑与手机,相当于人的第二个大脑储存器,具有可操控性。大数据时代,整理术可以提高做事效率、锻炼逻辑分析能力、分类整合能力。

慢慢的我也有些整理术的小想法,分享一下。

                   



                 生活整理

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利用纸盒、收纳盒存储一些有纪念意义、不常用的小物件。

平时还会有很多小罐子、盒子、架子用来分类放生活物品。(大多数时候是根据使用频率以及拿到手的方便程度来摆放)

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之前朋友送了我这个收藏本,我是用它来记录比较特别的时刻,有电影票、车票、门票、某些购物票据或者消费票据,旁边的空白处通常写上“人物地点事件时间感想”。让我苦恼的是,票据大多是机打的,经不起时间的洗刷,不久就会被降解、模糊掉。我用的比较笨拙的解决方法就是在票据上用笔描着写一遍关键字眼。



             学习、工作整理

虽然电子版文件已经很普遍,很多时候还是避免不了用纸质文件的,但纸质文件由无法像电脑一样用“检索”找出文件的所在,因此纸质文件的归档收纳就变得更重要。

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我通常按文件的不同性质来分类装订到文件夹或文件包中。

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尽管打字很快很方便,书写对每个人来说始终是有一种无可替代的魅力。况且,比方说在上课,或者开会,拿出纸笔,跟掏出手机可是两个不同的画风。在画思维导图、做规划树状图的时候,还是手写更方便了吧。

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如上图,以前我是以一件事物来做笔记,我就会有很多笔记本,但后来发现,那件事物根本用不着这么多空间,本子也用不完。其实很多类似性质的内容是可以整合在一个本子上的。比如说,人力资源、畜牧业这类信息量大、使用频繁,而且我大概会终生学习的知识,我就会分开各备笔记本。像学校会议、班级会议、小组作业讨论等,现在我都用同一个本子。经常更换不同的本子来做记录有时候是很麻烦的,所以现在按大类归纳后,多出3个本子用来当草稿了。



                 大数据整理

信息量最大且使用最频繁的,当属电子版文件,我通常以涉及的项目、集体、时间、信息类型等进行分类(文件夹、文件需要建立清晰明了的命名方式)。

比如,学习资料以时间轴,再以科目进行分类。

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每个人需要结合自己的习性来进行生活、工作的整理,才能最高效便捷。

需要不断做记录、总结、收藏,养成收集的习惯,然后再对已有的资讯进行整理、精简。我们的生活空间有限、电脑的储存也有限,都需要保持一定的可控容量,无论是什么物件都要进行定期“断舍离”,进行不断更迭,该扔扔、该存的存,不停压缩资讯,腾出整理空间。

在整理术方面,我还不够高效,《图解整理术》这本书从整理文档、安排日程、整理笔记三个大方向去展现工作中的整理技巧,所以我今天下午立马下单了,期盼这本书就是我想要的那本。

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