工作流程化的演讲

引子

这周我在头马做了一个关于提建议的演讲。准备的时候我在想:我应该给谁提什么建议。

我的建议对象最好是我在所在俱乐部会员,但是会有很大一部分非会员参会,我希望所有人都可以受用。所以我得演讲应该是在可以改善我们俱乐部的同时,对每一个非会员来宾都有参考价值。

虽然我们俱乐部不是一个公司等非常严格的组织,但是我们毕竟是在一起为俱乐部为会员付出,我觉得我们的工作效率也是需要提升的。所以我的演讲主题打算从提升俱乐部官员效率的方面着手。刚开始,我想通过协同办公来提升大家的效率,但是这个推行难度有点大,因为部分会员不怎么使用电子软件,或者对于没有这个条件回去应用协同办公的人来说是没有多大价值的。基于这个情况,我把我的建议改为“工作流程化”。

工作流程化

我不知道大家有没有接触过SOP。在一些大公司或者说比较正规的公司,还有一些比较有较技术操作的岗位,常常会采用SOP,这个其实是工作流程化的一种。

SOP的百度百科(20191018截图)

SOP其实就是将我们日常工作流程化、书面化的一个具体实践例子。通常情况下我们没有必要像SOP那样那么严格,但是我们需要有一个简单的流程,供大家参考,供自己使用。我这里也简单称之为SOP。

如果说你在自己的工作中有接触过SOP,你应该感觉到它的力量。一SOP不仅是个人工作指南,还是我们个人效率提升利器,组织效率提升利器。对于个人来说:个新手可以根据SOP快速上手复杂工作;一个老鸟可以借SOP降低自己的精神压力和出错概率。对于组织来说:一个工作可以很流畅的交接,组织沟通的成本可以降低,成员之间的责任属权划分更加明显。

有一个非常有名的例子就是飞行员的飞行启动。飞行员整天都在开来开去,已经是个老司机了。他们对各个操作都非常熟悉,可以说闭着眼睛都可以操作,但是他们起飞都是要按照一个清单(SOP)来做的。这样对大大提升飞机航班的安全性,同时可以减轻飞行员的部分脑力负担。这个例子在《清单革命》中被提到,他用来提倡我们清单化任务,将清单排序,也就是我们的工作流程化或SOP。

我的建议

我提倡建议大家对自己的工作和部分日常生活事物进行流程化。工作上已经有了的,就看看还有没有别的方面可以做,生活上有哪些可以做。

比如说我自己给自己建立了个流程化的文档。作为一个活动发布的流程化文档详细地记录了:应该做什么,有哪些步骤,应该是什么顺序,甚至这个文档里的有一些链接包含着我需要登录的网站网址,可以直接供我登陆的,或者是我要回复的一些话术。我每次工作都是打开这个文档,然后做相应的操作,精力效能大大提升。

我也见过一位大咖,讲课完之后被学员拉着讨论。其他人好心帮忙整理大咖的背包,但是大咖拒绝了。因为他说我自己整理的,我知道有没有少,知道放在哪里。其实这位大咖就是有一个流程化的整理背包的办法,这种讲课工具放在哪里,自己的检查顺序等等。虽然没有说出来,但是内心是有的。

大家的行动

那么对于我们来说,我们应该如何去做呢呢?我建议大家,生活工作都做一些sop,然后去尝试应用改进。工作上:自己主要工作任务的SOP;自己合作伙伴在这里的业务SOP;等等。生活上:出门检查SOP等等、

期待大家都可以在现在的一个月之内给自己做多个SOP。

我也立个FLAG:我在头马的助手们(A们)做个SOP,降低我们之间的沟通成本,提升每个人的工作效率。

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