卡卡写作进阶课作业:工作繁琐、思维固化,不是事情过于复杂,而是从未想过如何简化

我们去商场购物时,商家总是以“更多优惠、更多实惠”大肆宣传,来吸引消费者的注意,可消费者不仅不买单,反而渐渐开始倾向于那些”更少”的产品。这种现象看起来似乎有悖常理,但如今却成了一种趋势。

哈根达斯,耳熟能详的冰淇淋制造商,就觉察到了这种趋势,改进了它的配方,生产了一种只有5种配料的冰淇淋。深受消费者欢迎。

当然,受消费者欢迎的原因,是因为他们知道里面没有人工增味剂,不过这个“更少”的创意,当商家把它当作一种销售策略时,那实践出来的效果可能完全不同。

那么为什么“更少”反而会受到消费者青睐呢?这次给大家推荐的《简化》或许能够给出答案。

01

《简化》的作者是英国的心理学家爱德华·德博诺。说起爱德华,大多数人可能都不知道,但是他可是人类思维管理工具的缔造者, “水平思考法”就是其中一个工具,而且这个词还被收入《牛津英语词典》了。

对,他就是打破传统垂直思维的博士。教人们学会思考问题时,摆脱现有知识和陈旧经验的束缚,打破常规,提出有创造性的观点和方案,这就是著名的思维工具,“水平思考法”。

“水平思考法”,是一个思维的变革,在此基础上,爱德华又提出了简化思维法则,并成功地把简化思维融入到了工作和学习中。

全球500企业半数以上、包括联合国教科文组织等总舵机构,都在使用它开发的思维工具和方法。今天我们要说的这本《简化》,正是简化思维法则如何应用于工作和学习中的一本指导性书籍。

02

下面我们回到今天的问题,来看看为什么“更少”反而会受到消费者青睐呢?

其实答案很简单,“更少”即是”破”。

那什么是“破”呢?

所谓“破”是指作为挑衅直接提出的东西。 意思是说,虽然知道某个东西或某件事不和合情理或违背经验,但依然会以激发为出发点,探索新的创意。

听起来很抽象,请不要被它的概念吓到,说简单点,破,是一种意识形态,一种跳出传统思维,迈入新模式的形态,可以由繁入简,简化你的生活和工作。

举几个例子来理解一下:比如,公司开会,会议主题老套、冗长、无效率,让人昏昏欲睡,于是你提出了一个可行且高效的办法,打破了原有的模式,简化了流程;或者日更文章,总是写不出来,于是,就学了一些写作套路或方式,快速完成了日更,而不是对着电脑无从下笔。

破,其实就是针对某件特定事物的简化。

说到这儿,我们就能明白为什么“更少”反而会受到消费者青睐了。因为新开发的冰激凌产品,配料更少,满足了消费者需求。正是由于这个创意,让产品供不应求。

03

明白了什么是破,那么我们该如何“破”,才能更高效呢?

具体有4点: 

首先,学会把事情分解成较小的单元

有句成语叫“化整为零”,意思就是把一个大的整体分解成较小的单元,然后再对每个单元进行单独设计。

例如:领导交给你一个难度极高的项目文档,要求你今天之内必须完成,然后你觉得很苦逼,但是又没有办法,限于时间比较紧,你决定不能用之前的套路去完成,因为之前的方式效率很低。

于是你对要做的内容分析过后,进行重新的定义、设计和筛选,把这个项目分解成4个模块来逐个击破,结果在规定的时间内完成了,领导对你的方案和执行效率赞不绝口,还给你提了工资,你高兴得不得了。

试想,如果你拿到一个任务不去思考,不学会如何分解任务,弄清楚模块间的联系,只是一味地怨天尤人,骂经理不是人,你还能提升工资吗?经理找你做,肯定是信任你,怕他人搞不定,这不正是你加薪升职的好时机吗?所以,你还觉得把一项工作或事情进行分解是多余的吗?

学会分解任务,会让你处理事情更加的得心应手。

其次,要有批判思维

这里的批判思维,不是对某人进行人身攻击,而是对现存事物的一种“质疑”。质疑是水平思考方式的一部分。凡事有了”质疑”的态度,你不管看到什么,都会对自己说,“这种方式也许是最好的,但是我想应该还有其他的办法。”

质疑要满足三类为什么,分别是CBA。不是职业篮球赛,这里的C (cut) 代表”去除”,有就是你觉得没必要做的事情;B (because),即原因,这样做的理由是什么?;A (alernative) 代表其他替换的方法。

例如:最近人事部发现员工考勤记录异常,人事部决定升级现有的考勤管理软件,这是事件C(为什么要升级?)。升级可以让考勤更加精准,记录更详尽,处罚措施更明晰,这是B(这样做的理由)。

可不可以不升级?肯定还有其他替换方式,比如,发布制度,规范员工考勤。这是其它方案A。

此时,如果我们想简化工作,那么第一步就是要弄清楚这三个为什么之间的关系,你会发现,通过提出问题C,再质疑现有的想法B,最终找到替代方案A。

当然,和质疑最相近的是C和B,为什么呢?很简单,因为我们关心的焦点并不是去找一种替代的方法,而是要找出那些没必要且让事情变得复杂的因素。

所以,要用批判思维,必须要先清楚要质疑的事物是那些,要不要“剥除”它们。

04

最后,要经常复盘。

复盘,围棋术语,也叫复局,指复演该盘棋,检查局中招法的优势与得失。

这里的指的是对随时对现有过程进行重组。

也许你会疑惑,为什么要重组呢?现有过程不是很好吗?

在生活中,很多过程看起来很正常,但其实,急需流程重组。

比如:你作为公司老板,需要看近3个月的销售数据及各种财务报表及日常行政记录,你可能会需要不同部门的负责人发相应的数据报表给你,即使受到数据,整理也相当繁琐。于是,公司决定上一套办公系统,通过这个系统能够把各个部门统计数据,按照不同的指标进行分类整理,之后,工作效率提高了近90%。

你看,这样处理后,效果是不是完全不同了?

那么,如何重新开始呢?

[if !supportLists]第一,[endif]突进。顾名思义,就是朝某一特定的方向前进。所以,你要非常清楚自己在做什么及对突进的目标要非常明确。如果要突进的方向很多,一定要选择主要方向。

[if !supportLists]第二,[endif]备选方案。一旦知道了自己想要做什么及努力的方向,剩下的就是去寻找到达目标的的不同的路径。在这过程中,要不断问自己还有备选方案吗?当然,你必须对第一步中的突进目标越清晰,就越能发现更多的可能实现该意图的方法。

[if !supportLists]第三,[endif]考虑因素。做好方案后,把要用到的因素都考虑进去,比如成本、可行性、合法性、具体实施措施,甚至是意图等等。看看这些因素可以用在哪一种备选方案上。

[if !supportLists]第四,[endif]修正。即使已经决定了该采用哪种机制,仍有必要修改当前机制,以便把第三步中的各种因素都考虑在内。

具体应该怎么用呢?以上面的例子来说明一下。我们应该怎么重组设计呢?

明确我们的突进目标:要把近三个月的营收数据及日常财务报表及行政记录等数据进行汇总处理显示。那么用什么方案比较合适?

一种方案,请各个部门的负责人把数据整理好后,再发过来分别归类查阅;另外一种可以上一套软件系统,里面有强大的部门数据汇总、整理及多条件查阅显示功能。那么在选用使用哪套方案时,就需要考虑这两套方案分别需要花费多少成本、是否能够在各部门通用,具体实施的步骤有哪些,这样做的目的是什么等等。

当方案写好后,最后再对选用的方案进行修正,看还有哪些因素可以加入到方案中,以便方案更加人性化,更容易实施。但要记住,不要过多修改,以免损害简化的效果。

好了,如果使用简化思维,让工作和生活变得简单,到这里我们就说得差不多了。如果还在苦苦寻找能让工作和生活变得简单的方法,希望今天的文章能给你想要的答案。

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