小强在学会了四象限法则、衣柜整理法以后,他的整体工作效率提高了很多。但是时间管理不是一蹴而就,它会随时用各种办法来阻扰你往更好的状态去行走、发展。这次小强遇到的问题有以下几种情况:
1、拖延症间接性病法,本应该早就完成的工作没有按时完成。
2、一到下午就没有工作状态了,即使手上还有很多工作要进行处理,但还是无法遏制拖延效应,总是分心去做一些比较简易的刷微博、刷微信,又因此开始内心指责自己的拖延。
3、工作状态里不断有人来打扰,和有新的想法冒出来打断自己正在做的事情。
4、有突发事件,没有按照本身计划完成另外紧急的工作。
他去找寻老付的帮忙。老付给出了什么好的解决方案呢,一起来看看。
一、臣服与拖延
拖延症病发,我们更多的是要去找到自己真实的内心驱动力,时间管理并不是一成不变的与世隔绝,而是巧妙的和环境、精力去成为朋友。
1、 臣服精力
小强为什么到下午就没有了工作状态呢?很大的原因是因为人的精力是有限的,并且随着持续的工作精力会越来越下降。而可以维持精力的好办法是进行有效的劳逸结合。我
2、 臣服环境
首先我们要意识到工作中不被打断是不可能的,我们要先接受他再想办法应对。打断是分内部和外部的,内部打断是你在工作过程中不断的有新的想法冒出来,你可能会想立即去做这件事情。外部打断是你的同事你的老板会需要你协助解决问题。这个时候你就要去判断这些内部打断、外部打断是不是一定要立即马上去做,如果不是,就可以把这些事情放到你的收集箱,等你专心处理完这件事情,你再找个集中的时间去处理这些琐碎事情。如果是需要立即做的事情,就立即去处理,不要犹豫。
3、臣服天性
我们的天性就是喜欢玩,但我们每天做着程序化的无趣的工作,能开心吗?
我们工作一段时间之后就是会累,随着持续的工作,精力会越来越下降,但我们却总想着不停给自己打鸡血,对抗我们的疲累,这样工作能有效率吗?
我们应该臣服精力,臣服环境,臣服天性。
战胜拖延的方法不是对抗,而是臣服,就像河水一样,明明被石头挡住了道路,它会尝试冲击,但更多的是绕道而行。
二、番茄工作法
我们只有在劳逸结合的状态才能在工作时间保持很好、平稳的状态。
而最好的神器就是强调了很多遍的,番茄闹钟。
番茄工作法是对精力的臣服,不和精力直接对抗,而是让精力还没有透支的时候就休息、恢复,让我们的工作像一曲有节奏的音乐。
番茄工作法的基本方法非常简单:
1、选择一个行动,而不是任务、想法
(比如,不是学习25分钟,而是我要在25分钟内背50个单词。)
2、倒计时25分钟作为一个番茄时间,你预估完成任务需要几个番茄,然后在番茄时间内不断工作。
3、每吃掉一个番茄休息5分钟,连续吃掉3个休息15分钟。
那么问题来了,哪有那么理想的工作环境?
1、让自己成为工作的主导,而不是被别人带跑。当被打断的时候,问自己:这些事情是必须做的吗?如果是否,就把它写到收集篮里,和对方协商,看是不是可以稍后处理。
2、灵活调整。如果你的工作是一个经常被打断的状态,可以调整为15分钟的小番茄,这样被打断的几率会大大降低。当然,在无人打扰且自己精力很旺盛的时候,可以设置40分钟的番茄。
3、不要贪多。番茄就像是兴奋剂,虽然可以提升工作效率,但吃多了就会很累,所以记得不要贪多,每天能有8个番茄钟的工作时间就算高效,少就是多,快就是慢,不信你试试。
三、要事第一
掌握了番茄工作法这么高效的方法,千万要明确一件事情——永远要事第一,工作时要先把大石头搬走。
学会如何用番茄工作法搬走最大的石头,不要总是做琐事,如果总是做琐事,就会觉得工作很无趣;会觉得即使做不好,公司也不会把我怎么样,对职业生涯失去信心,对人生失去梦想。
如果每天做10分重要的事,就会变成十分重要的人,如果每天做7分重要的事,就成为七分重要的人
时间管理不是做什么事用多少时间,而是用时间做什么事。
臣服环境,臣服精力,还要臣服我们的天性:大脑喜欢做简单明确的事情;我们总是倾向于即时满足,并且不愿改变。
应对我们的天性,把工作变成游戏。
游戏化是一种心态上的改变,让自己放松、积极,让事情有趣,而且每个游戏的玩家都有强烈的使命感,比如保护家园……所以重要的是找到你自己的使命。
把工作变成游戏的方法如下:
1、目标——游戏中的目标都很明确,试着把工作拆解成简单的目标。
使项目明确、量化、可追踪,可以断点续传,设置里程碑,相当于游戏里的boss。
比如可以把“写文案”这个任务拆解为:
· 用纸笔先写出核心观点和大纲
· 跟领导沟通,得到认可后再开始写
· 用最直白的话写出标题,完美标题随后再想
· 用word整理核心观点、一级标题、二级标题等
· 填充内容,并做修改
2、设置规则
在日常生活中建立仪式感,比如每天早晨到公司的第一个小时,排除干扰搞定最重要的事情
3、及时反馈——给自己设置小奖励
包括每一关的小奖励,和搞定boss的大奖励。
4、自愿参与
调整心态,从“要我做”,变成“我要做”。
四、如何处理突发事件
做事不是靠感觉,而是靠系统。
1、处理临时突发事件的三个原则
不要让临时突发事件影响你的情绪
重视“再次放入收集篮”的步骤
向周围人推荐自己使用的时间管理方法
2、调整自己的情绪
立即放松
做好最坏的打算
要改变情绪,先改变自己
积极乐观,活着当下。