有些人经历了不少事,你问他的经验、收获、体会,他谈不出多少东西;下次碰到同类事情时,你感觉他还是象新手一样,能力好像没怎么见长。而有些人“经一事长一识”、“吃一堑长一智 ”,经历越多,成长越快,能力越强。主要差别在哪?就在于是否及时总结,有总结和没总结的人的收获是大不一样的。总结也称“复盘”,联想集团创始人柳传志就率先大力提倡并在集团深入推行“复盘工作法”,使联想取得了非凡的成绩;同样也可能是因为联想近些年复盘工作做得不实不深,这些年的业绩乏善可陈了。小的事务可以简单总结,分析得失、提出改进思路建议;大的事务就需要一套总结方法,不能简单应对、随意处之,否则就起不到总结的作用了。
一、总结有哪些好处
(一) 形成经验。把经办事务、项目中好的思路、方案、制度、做法、技巧、创意、亮点、事例等总结出来,分析重点、难点、堵点,理出破解之道,举一反三,可以运用到以后其他工作中。
(二) 借鉴教训。有哪些地方、哪些环节存在错误、疏漏,哪些事可以采用更好的办法措施,反思过失、差距、不足,避免产生类似的问题和教训。
(三) 提升效能。整理出工作套路和规律,找出需要遵循的基本原则、思路、框架,为今后同类事情的办理提供参考模板,极大提升工作效率、保证工作效果。
二、如何做总结
(一) 总结的基础工作
1.材料物品搜集整理。把相关的方案、计划书、策划案、任务清单、人员分工、议程、执行文件、会议纪要、合同、备忘录、票证以及涉及到的相关物件、材料、产品等完整归集、分类、建档、立卷。
2.人员沟通交流。一方面是内部人员,从上到下,参与决策、执行、监督的人员,尽量都参与讨论交流,总结得失、体会;另一方面要征求外部人员(服务对象、专家、合作者、竞争对手等)的意见,听取他们的评价、感受、建议。
3.个人、小组、部门、专题小结。这些小结重在结合各自实际、多角度分析问题,体现针对性、实用性、细节性、专项性和差异性。大总结是基于这些小结汇总、提炼、升华而成,又不能代替这些小结。
(二)总结的基本做法
1.效果评估。结果是否达到预定目标?哪些超出预期,哪些刚达到,哪些没达到?最重要、最核心的几项目标是否达成?服务对象的满意度、后续合作意向如何?
2.经验梳理。有哪些好的构想、创意、突破?体制机制、执行层面有哪些好的做法?出了哪些好的制度、办法、措施?横向纵向关系协调上有什么经验?哪些是客观原因导致,哪些是主观努力获得?有哪些事可做,哪些事可以忽略不做?
3.疏失检视。战略、战术、资源三方面存在哪些问题?事前、事中、事后有哪些不足?人员分工、流程设计、过程管理是否合理?环节衔接、跟踪督查是否到位?应急处理是否完善?对组织发展有哪些不利影响?各方面问题的原因是什么?今后如何改进完善?
4.规律把握。工作、项目有哪些需要遵循的原则、方针、步骤、处理的关系?基本流程、套路有哪些?关键点如何把握?哪些可形成固定的样式、图表、模板?有哪些需要注意的风险点?
5.成果形成。总结不能光靠脑袋想想,要写出来、画下来、拍出来,形成有形化的东西,比如总结材料、课题报告、案例分析、思维导图、经验介绍、宣传片、纪录片等。有可能的话,可以以典型发言、经验交流、成果展示、案例分析、课题汇报等形式进一步分享推广。