我们知道了复盘的重要性之后就要去给我们做过的事情进行一个复盘。去分析我们做过的事情。
分析问题原因是整个复盘过程中最重要的一个核心环节。在这个过程中,我们如何确保找出的原因是全面的?如何保证找出的原因是问题的主要原因。
一个问题,失败的原因有很多,有些事情是我们一下子就能找出来的,但是有些问题是需要我们深入思考,甚至有一些需要别人给我们提示或帮助才可以找到。
当问题产生的原因比较多的时候,怎么样才能确定这个问题发生的最主要的原因。
这就需要我们用一些专业的工具去分析。
让我们尽可能多地从不同的角度去分析问题。让我们在众多的问题中,把最主要的问题核心原因找出来。
分析问题的工具“鱼骨图”
鱼骨图是由日本管理大师石川馨先生发明的,所以又叫石川图。鱼骨图是一种发现问题的根本原因的方法,所以又可以称为因果图。
问题鱼骨图从某一个问题从而找到若干个问题,然后找到原因。
原因鱼骨图从问题和现象找到可能出错的若干方面,从而找寻找原因。
策略鱼骨图,一是例举出要改善某一现状,二是达到某一目标可能需要的若干对策。
鱼骨图的好处就是直观,逻辑性强,可以让思考这种抽象的符号转化为鱼骨图,这样的具象图形可以让我们的思考力清晰地沿着一个问题进行深度思考,从而在复盘的过程中,思维变得更活跃,更有理有据。
如何画鱼骨图,主要分为三步,第一步就是列出需要解决的问题,第二步就是讨论问题出现的可能原因,第三步,把相同的问题分组在鱼骨上标出来。
鱼骨图配合如人机料法环,人事时地物,5W1H,5Why,团队共创法,头脑风暴法等,效果会更好。
人机料法环
人
指的是在整个问题发生过程中,可能遇到和涉及的所有人,包括我们自己,我们的领导,我们的客户,我们的竞争对手。
机
指的是我们的工作场地,设备投入的人员状况,资源支持及获取状况,包括部门和公司给予的资源支持,支持与投放各类资源的整合及利用情况等。
料
指的是产品,不仅包括实物产品,也包括服务产品。一切看向市场客户售卖的内容,我们都可以把它称为产品。可以从产品的质量,市场的占有率,品牌和知名度等维度进一步分析。
法
在生产过程中所需遵循的规章制度。具体包括,工作流程是否健全且合理管理制度是否健全合理。
环
即环境,我们在进行一项工作的时候,面对的外部环境,客户环境和公司的内部环境。
人事时地物
我们所面临的事情的对象。
事
不仅只发生了什么事,同时也包括这件事的性质,以及这件事本身所涵盖的事件群,可代替事件内容等。
要求我们要快速,准确,明晰地把解决事件的核心要求说得简单,清楚,明白。
要明确事件的重要程度,能够清楚地描述和定义事件现在处在一个什么样的状态,可以分成不重要,重要,非常重要其中一个等级。
对事件本身进行更加详细的分析,让她可以更加具体和明确。
时
指的是时间因素,时间因素就包括时间的跨度。
地
主要是氛围,场域等相关因素。
物
和人机料法环中的机比较类似,都是指的资源。
5w1h
5w1h分析法也被称为六何分析法。
Why:为什么做?
首先,从出发点去分析一个问题的原因。从最开始的动因角度去分析问题产生的原因是否是因为我们忘记了为什么要做这件事。
What:需要做什么工作?
最终结果的达成并不是一下就出现的,而是由众多事件组合而成的,在这些众多的时间中,有些事情对结果的影响很大。所以我们往往要对这一类的关键事件进行单独分析。
Where:在哪里做?从哪里入手?
从部门环境,公司文化,客户类型等角度去分析某一问题产生的原因。
When:什么时间完成,什么机器最适宜?
时间的维度是我们特别要注意的一个地方,比如我们计划30天完成某个项目,而实际完成需要60天。那我们就要研究一下。我们在制定这个工作计划的时候,时间安排是否合理。
Who:由谁来承担?由谁来完成?由谁来负责?相关人是谁?
人的因素是我们不得不去面对和考量的,包括我们自己,我们的客户,我们的领导凡是和我们工作相关的人员,都可以用来分析。
How:如何提高效率?如何实施?用何种方法?
我们可以从工作方法入手去分析事件,成功或失败的原因,对工作流程,步骤,工具,技能指导方案等维度一一进行分析。
5Why
5 why分析法又称为五问法。
但是并不是说只能提五个问题,而是必须找到真正的原因才停止,有时候我们可能只需要三个为什么,有时候也许需要十个为什么,这是根据问题的难易程度来决定的。
在实际使用五问法的时候,应该注意所有的分析,最终都应该落实到可操作的层面,不会存在,我们完全无能为力的局面。
团队共创法
在我们需要更多人的智慧的时候,就需要用到团队共创法了。
一般来说,团队共创法分为五个步骤。
一,聚焦主题
明确本次团队共识之旅需要的回答问题是什么,以及这个问题为什么重要。
二,集体讨论
这个环节要求每个人都要认真地思考并积极地提出自己的想法和意见。
三,分类排列
当每个人都提出了自己的想法之后,就要对自己的想法进行阐述。
四,提取核心思想
这一环节的目的在于帮助参与者从一堆归好类的意见当中,引申出一个完整的新想法。
五,总结归纳
这一环节是把每部的新想法结构化的过程,并确定在问题解决的过程中,不同新想法所起到的作用。
集体讨论的基本原则是:
三不原则:不自谦,不批判,不阻拦。
量多原则:数量越多越好。
记录原则:所有的想法都需要记录下来。
借力原则:可以在他人想法的基础上,继续提出新的想法。
平等原则:参会人员一律平等。
尽管我们在分析问题时可以用到这几个非常好用的工具,但是,在缺乏进一步引导的时候,仍然有几个需要注意的问题。
我们能够看得到别人的缺点,却很难看到自己的缺点。
所以从开始就要不断地暗示自己,复盘是一个痛苦的过程,我们需要对自己进行一个深度的剖析,揭开自己的伤疤,让痛苦刺激我们成长。
找一个榜样来,起到带头作用,当有一个人能够率先站出来,诚恳地说明自己的问题时,其他人很容易紧随其后。
打造一个轻松的氛围,让我们可以尽量地放松,对这种周围的环境,尽量做一个布置,让人可以变得轻松而愉快。
当我们认真思考,仔细分析,终于分析出一个问题的原因时,不要忙着把答案说出来,因为这样会影响我们的深度思考,让我们聚焦在问题本身上面, 尽量在这个过程中进一步地再去挖掘分析问题。