拒绝低效,掌控时间的秘密——三步教你成为高效的时间管理者

你是否想象过,你会拥有一种高效的人生,像你羡慕的人那样:果断,高效,一切事情都井井有条,是生活真正的主人。

如果答案是肯定的,我觉得这个时候你可以开心一下。

因为,现在的你,离那个更高效的人生,可能并不远——时间管理不是一个复杂的技能。

但学习时间管理,更像是培养一个好习惯。

所以,在学习时间管理的过程中,最大的困难不在于学习知识,而是在于难以坚持实践所学到的知识。

现在,你可以先忘记过去难以养成好习惯的挫折经历。

首先,两种至关重要的条件——工具和环境。

工具——借助时间管理工具合理安排时间。

环境——如果身边有人能和你一起学习和实践时间管理,你坚持起来会更容易。或者,你可以成为群体中的活跃分子,和身边的优秀同学共同进步。

希望我们在接下来的时间里共同结伴,一起成为生活的主人。

一、时间管理的本质

在开始学习之前,我想告诉大家,很多人以为学习时间管理,就是摆脱拖延症,但这个观点其实是错误的。

我并不是说摆脱拖延症不重要,在我来看,摆脱拖延症能帮你获得更多行动力。

但在此之前,你必须知道:比行动力更重要的是——行动的方向。

那如何找到正确的行动方向呢?

这就要从一个最为根本的认知问题开始。

时间管理的本质是什么?

如果把时间比作一间屋子,那么时间管理就意味着有两个方向:

一  提高做事的效率,(把屋子填满)
二  去做更有价值的事。(提高含金量,往里面放之前的东西)提高单位时间内创造的价值就是追求双高:高价值×高效率

在时间管理上,除了追求效率,更要考虑价值以及二者间的平衡,才能让时间的收益最大化。

即:时间管理=时间的价值×做事的效率

这个公式揭示了时间管理的本质:找到高价值的事,并高效完成。


二、时间管理的起点:高效行动

在不想行动时,拖延给了我们理由,让我们心安理得,但从长期来看,我们定会为此付出代价,越是经常拖延,越是会在面临新任务时拖延。

从根源上说,这种恶性循环的背后有一种生理模式,即自我和感受之间的矛盾。

例如自我计划是:早起,跑步健身,但感受却是:继续睡觉,给自己拖延的理由是:外面太冷了,晚上再跑。结果是:关掉闹钟,没跑步还差点迟到。

这就是自我和感受两个小人的相互矛盾。

想要克服拖延,获得行动力不难,首先要了解这种心理模式的应对策略,从而调动自己的行动力。

可以从两个方面来突破:

启动+执行=行动力

首先可以采取行动的“321”法则,获得启动力。

所谓321法则就是遇到任何一件你想做事情,就在心里倒数:3、2、1、行动!

例如早起,本来可以起来跑步锻炼身体的,但是却被感受的小人阻碍,找出各种理由拖延,这时候在心里倒数321,起床洗漱跑步,感受再比如本来可以一分钟内完成的任务却被拖延到最后甚至还完成不了。

运用321法则,就是在你产生目标,感受上还来不及反应的时候,就先一步行动起来。

“动起来”这一点非常重要,只要你动起来,阻扰你的感受就明显变弱了很多。

总结起来就是在自我和感受两者的关系上:我们不应该太在意自己的感受,而应该在意自己的目标,并直面现实。

获得启动力的第二种方式:捆绑策略

简单来说就是把当下要做的事情和长远的未来目标相联系,相捆绑。

例如:早上早起跑步锻炼身体,如果今天不起来,意味着我未来的每一天都无法坚持锻炼,这会影响我的整个锻炼计划,会永远影响我的身体健康!

捆绑策略总结起来:假如未来的每天都跟着感觉走,你真的愿意这样吗?

获得启动力的第三种方式:行动比选择更重要。

例如:你有很多个计划,想要读书,聚会,写作,参加培训……在没有明确目标的状态下,你会很容易进入自动化的拖延。

此时,以行动为导向,保持行动比选择更重要的原则,先动起来。

总结起来就是要:想方设法的让“感受”走向“自我”的目标。

现在,我们学习了启动力,但如果不能维持,就很容易被我们的感受拉回它想要的路线上。比如你用321法则让自己去写年终总结,结果写了5分钟就不耐烦了,这种情况该怎么办呢?

也就是如何持续的产生行动力呢?

1.任务分解

也就是把大任务拆解成小任务,然后每完成一个小任务,就能从中得到成就感或者自己设置的奖励。

本来拖延的过程是为了躲避压力,但拖延的恶果又让人产生一系列负面感受,比如愧疚、懊悔、焦躁。

最后的结果是,我们不但没有因为拖延而缓解了压力,反而积累了更多负面感受,让我们压力更大。

这些感受带来的压力,又更容易让人进入下一轮拖延,最后越来越不自信。

改变拖延怪圈,获得持续行动力的关键,就是要从根本上让“自我”和“感受”达成一致。我们通过任务分解,让自我的目标和感受的目标都落在同一条路线上,就自然形成正循环了。

这是一种短期获得行动力的方式。

2.“快+早” 原则

要想获得长期的行动力,我们需要记住武林江湖的一句话“天下武功,唯快不破”。

在时间管理的江湖里,“快”和“早”就是你获得长期行动力的利器。

快指的是提高做事的【效率】,早指的是能【提前】就提前。

效率和提前是一个整体,效率会带来提前,提前也会带来效率,从而形成正循环。

三、高效规划,做好时间管理的地图

前面我们学习了启动力和维持行动力的方法,但是如果规划不当的话,正循环是持续不了太久的。

那就需要我们做好规划,例如你安排了这样一张时间表:

看似很科学高效,但是你会发现根本不能长期坚持,时间不会那么的精准,总会遇到突发事件,那么我们就需要明白一件事:我们真正要规划的是事件,而不是时间。

例如在家庭,或者工作中,我们总是会被一些突发事件打扰,从而干扰了我们的时间规划,这时候我们可以用另一种方法来帮我们提高做事效率:番茄钟工作法。

1.设定一个25分钟的闹钟;
2.默念三二一(321原则),开始全身心投入工作;
3.用专注的状态高效工作25分钟,不允许走神;
4.如果做到了步骤3,就完成了1个【番茄钟】;
5.如果在25分钟内走神/被打断,则【番茄钟失败】,回到1重新开始;
6.每完成1个番茄钟就休息5-8分钟,然后用321法则开始下一个番茄钟。

这种方法可以帮助我们的大脑保持专注,提高每一分钟的做事效率。任务完成又能让我们获得一定的满足感。

另外可以运用GTD时间管理系统

GTD是什么?

GTD是“Getting Things Done”(把事情做完)的缩写,它是一种高效处理事务的流程。该流程源于David Allen的著作《尽管去做:无压工作的艺术》。

这里可以借助工具帮助我们更好的完成任务。

便利贴:记录代办事项,临时事项
A4纸-收集箱:用来收集新的待办事项
A4纸-今日待办:用来收集当日待办事项
A4纸-今日完成:用来记录当日完成的事项和每日复盘
A4纸-周总结:用于每周复盘和奖励

根据固定时间事件以及突发事件,以我还有多少时间,我有多少精力,什么事情最重要来灵活变动今日代办的事件。

总结GTD流程:清空你的大脑→今日待办→今日完成→本周总结。

GTD流程的根本目的在于使得我们在任何一个给定时间,能够做出最好的选择:现在要采取哪个行动。

这样我们做任何选择的时候都非常明白这个是现在最应该做的事,而不必担心有什么重要的事情没做。我们的心态就永远平静。

学习了时间管理,在具体实践当中可以根据自己的实际需要合理调整,要明确我们的最终目的是提高做事效率,充分利用时间,用李笑来的话说,就是要把时间当做朋友。

日复一日, 年复一年的每日记录。当你翻起过往的日志,看到一件件微小的事情,给你带来了怎样的改变,你就能够对时间形成更深刻的意识。

正如香港作家陶杰所说:

当你老了,回顾一生,就会发觉:什么时候出国读书,什么时候决定做第一份职业,何时选定了恋爱,什么时候结婚,其实都是命运的巨变。只是当时站在三岔路口,眼见风云千樯,你作出选择的那一日,在日记上,相当沉闷和平凡,当时还以为是生命中普通的一天。

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