每位职场人士都会接触到写各种各样的商务文本，比如通知、商务标书、策划方案、请示、报告等。你是不是一想到要写这些商务文本，就感觉无处下手；或者写了之后给上级，却屡屡被打回重写；即使没有被打回重写，但所写的内容上级并不采纳。

如果有这些情况，那么这本《书面沟通的艺术》就很适合你阅读。这本小书介绍了写好一份商务文本的技巧和方法，书中提供了5个重点和6个步骤，帮助职场人员写出一份合格的易于被采纳的商务文本。

本书作者是日本资深的企划咨询师，她将自己30多年来撰写商务文本的经验和精华浓缩总结成书。除了方法和步骤，书中提出制作商务文本的终极理念是：被决策者采用；制作商务文本的第一要义是能吸引决策者的目光。这是很多撰写商务文本的人缺失的概念，有必要补上这一课。

一、五个要素决定你的商务文本获得认可

如书中提到的，我们写了那么多年的商务文本，学习了很多技巧和方法，但我们看重的是“商务文本的制作方法”，而不是“能被采纳的商务文本的制作方法”。

商务文本本身就是演讲，要能吸引决策者的目光才是好的商务文本。撰写商务文稿时，思考清楚五个要素，引导方案被快速采纳：

【目标】“什么事”，有“什么影响”。

【周全性】贴近决策者的要求。

【个性】展示你的特点和独创性。

【实用性】化繁为简，让对方更容易做决定。

【简洁性】让决策者凭直觉同意你的方案

这其中，最关键的是写之前要确定好目标，想清楚要说明什么事，要达到什么目标。在撰写过程中，要将影响事件的周边情况都囊括，从决策者做出决策需要什么信息这个角度来想问题，同时文本要简洁易懂，不要绕圈子，让决策者很清晰的知道自己要决策什么，决策之后会引发什么效果。

二、商务文本的终极目标是让方案被采纳

商务文本有明确的商务目的，需要让决策者做出决策，如果我们秉承的目标是让方案被采纳，那么就要转换视角，从决策者的立场考虑问题。

因为最终决定商务文本是否被采纳的，不是机器和电脑，而是有感情有经验的人，在制作商务文本时，必须先确认商务文本的阅读者和使用这份商务文本的情景，再开始制作；多为对方考虑，甚至可以将其阅读习惯考虑进去，将商务文本做成让决策者容易做出决定的形式。

思考决策者喜欢怎样的商务文本，将使你进一步懂得笔下这一篇商务文本该怎样写。总的来说，决策者喜欢的有以下共通的特点，如：简洁、清晰、全面、准确、数据化、排版美观、句子通顺、没有错别字。

三、六步带你做好商务文本

我们在工作中经常会需要撰写商务文本，比较多的是协议、策划书、通知、报告、PPT等，许多人在撰写的时候只想着怎样把事情说清楚，尽快完成，并没有像作者一样做分析、有步骤、目标明确。

这本书提出的六个步骤，能够我们快速地写出一份合格且有效的商务文本。

【决定格式】用6W2H来决格式。也就是，what是什么，who是谁在用，when到什么时候，where在哪里使用，why为什么，whom给谁看，how如何呈现，how much多少钱。

【决定结构】用美观易读的文本结构，展现你的个性。

【写文章】用简单易懂的文章，传达核心信息。

【直观】利用视觉元素，体现重点和要点。

【编辑】调整格式，让方案更适合阅读决策。

【检查】认真检查，确保无错漏。

如果能按照以上六步，一步步地对商务文本进行优化和完善，就能够写出一份不错的商务文本，我们掌握了制作优秀商务文本的能力，就可以更好地为工作获得认可，不断取得成功。

其实，任何事情都需要思考、精进；那些反复去做的事情，一定可以总结出方法、套路，但人们往往关注每件事本身，而忘了关注这些事情背后相通的道理。

在撰写商务文本这件我们经常遇到的事情上也是这样，大部分人写了十几二十年的商务文本，在着手写一项新的商务文本时，还是会头脑空白，不知从何入手。本书提供的方法和步骤，可以作为撰写商务文本的范式，帮助提高文本撰写的效率和效果，你现在就可以试试。