006-如何撰写令人无法拒绝的工作求助信

我知道有很多人在日常工作中很难向别人开口求助——在很长一段时间内,我自己就是这样一个人。不敢向别人开口求助有很多内在的原因,比如很容易被人误解自己是一个「伸手党」;或者怕问了一个过于「小白」的问题,被别人瞧不起;或者就是很单纯地,害怕被人拒绝。这是我们每个人内心的恐惧。

在社会分工越来越细致的今天,以及会变得越来越细化的未来,几乎每个人的工作都离不开别人的协助与支持。 当你向别人提出求助的请求时,其实要分两步走:

第一步,要敢于向别人求助。 第二步,确保别人有大概率答应你的求助的底气。

是否敢于向别人求助,你需要先解决心理上的阻力:

第一个是千万别认为麻烦别人是「不好」的事情,人和人之间的交情都是麻烦出来的。你看很多公司为了让大家关系融洽,组织员工一起搞团建、吃饭、KTV……但是效果往往不如一起做一个大项目来的效果好。比如大家一起熬夜讨论方案,饿得半死的时候你去给大家买奶茶、带烤串,PPT 做不动了同事说:哎呀,看你做这么慢,还是我来吧……一来二往,麻烦出真情。千万不要不好意思麻烦别人。

现在排除了心理障碍,那如何向别人求助,才更容易被对方接受呢?

首先得分清楚你的要求与你的求助对象是否匹配,换句话就是,向正确的人提正确的要求。如果你去请一个非常忙的同事,让 Ta 花大量的时间来给你帮忙,这就不合适;或者如果你的同事特别不喜欢社交,你非要找人家来替你出台参加一个饭局,成功概率也非常低。还有一种情况是,如果你正在做项目方案,需要花大量时间去搜集背景资料,这个时候你请一位平级的同事来帮你就很不合适,但是如果对方的实习生不是太忙,你倒是可以提出要求。所以一定要找合适的人,提合适的要求。

第二,求助信要简单、明确、具体化,甚至可量化。如果你想请同事帮你美化一下 PPT ,你可以这么去求助:「阿超,你有时间吗,能不能帮我美化一个 PPT ?」也可以这么去求助:「阿超,能不能麻烦你 10 分钟,帮我美化这三页 PPT ?这个 PPT 非常重要,明天要给我们的大客户做提案,谢谢啦!」这两种求助方式,哪种更可能被别人接受?

告诉对方「只麻烦你 10 分钟,只做三页 PPT 」,对方在看到求助信的时候,心里对自己要付出多少时间和精力是「可预期、可量化」的,减少对方做决策的成本。否则对方担心如果答应了之后,你甩一个 100 页的 PPT 过去,岂不是太惨了。

第三,给对方提供一个帮助你的理由。比如说,前面这个理由就是你的 PPT 要给大客户做提案用,他在为你很重要的工作提供帮助,这让他的帮助有了意义和价值,每个人都很在乎自己的工作是否有价值。如果他的帮助,帮助你拿下了大客户,那他也与有荣焉。如果对方是一个通情达理的人,他甚至觉得你这么做是在为他着想,因为这么重要的 PPT ,你只请他美化了三页,那想必剩下的部分你一定会以此为模板自己去美化其余的部分。

同时,你还要问别人提供的帮助是对你个人还是整个部门甚至公司有价值;别人是在帮你,帮你的同时也是在帮助自己。如果你能把求助的理由,以及对方帮你做完这件事之后的价值和意义都呈现给对方看,那对方更难拒绝你的要求。所以一个好的请求提的恰如其分,不仅不会让别人觉得麻烦,他还会觉得你是一个明事理、懂分寸、知边界的人。

第四,要选择一个合适的时机。因为是跟人打交道,那在向别人求助的时候选择合适的时机也非常的重要,比如说你的同事刚刚参加完一个「如何组织市场活动」的培训,那他对这个事情正在兴头上,如果你恰巧有一个活动正愁没有人去帮你,那你就可以请他来帮你张罗这个活动,他也正好想找个活动来练手,所以要趁着这个热乎劲才可以把事情给办了。这就好像刚学会开车的人,都特别喜欢开车带别人出去玩一样,因为他刚学会车,他手痒,他就想练习,所以一定要找好时机向别人求助。

第五,可以把求助变成是给对方提供机会。我认为终极大招其实是你可以转换一下思维方式,你不是在找别人求帮忙,而是你在给对方一个 offer 、你在给他一个机会,当你提供一个对别人有价值的机会的时候,别人往往会接受你的好意。

假设你是一位媒体记者,当你要去采访一个媒体大佬的时候,应该怎么发出采访请求?

第一种请求采访的方式是:

您好,我是某某媒体的记者,我们准备就某某话题跟您做个采访,请问您什么时候有时间?

第二种请求采访的方式是:

您好,我是某某媒体的记者,我们做了一个特别专题,准备邀请人工智能领域最权威的人做采访,欢迎您在采访中多谈谈贵公司最新的产品,这有助于读者对这个领域有更鲜活的感受,您也可以通过这次机会将将的产品介绍给大众。这篇采访我们除了发在自己的媒体上,还将联合三个最有影响力的媒体一起发布。非常希望有机会能与您做这个深度访谈,如果您有兴趣,我们可以提前和您探讨访谈的大纲。谢谢!

第一种就是从自己的角度向别人求助,第二种则是给别人提供一个机会,一个让采访对象巩固人工智能领域最权威地位以及被多家有影响力媒体一起宣传报道的机会。

其实这个采访请求还可以加一句话:

我们一致认为这个领域您是最佳受访对象,如果不能访问到您我们只能非常遗憾地去访问某某某、某某某了……

后面的「某某某」是这位受访对象的竞争对手。也就是你告诉对方你除了会错过机会,还有可能把这个机会留给了对手!不过这一招要慎用,我也没有写到那一段话里面去。因为有可能会得罪别人,请谨慎地使用。

向别人求助的时候,有一些禁区千万别碰:

1、不要刻意隐瞒或欺骗对方。比如明明是你自己的工作,为了让同事答应,你编了一个理由说是老板要求你们一起做,虽然你有可能让对方做了这件事情,但以后对方再听到你提要求的时候都会警惕,你是不是又来忽悠我了。

2、谨慎使用「撒娇卖萌」。如果是比较亲密的朋友或者恋人之间,撒娇卖萌是促进关系的很好的相处方式,但职场毕竟是工作环境,用撒娇卖萌的方式显得不够专业和职业。当然,如果是关系特别好的同事,超出了普通同事关系的话,不在讨论之列。

3、不要过度承诺。我们有时候会碰到一些人,别人请你帮忙,然后许诺你说以后有任何事都可以去找 Ta ……类似这样随意承诺或过度承诺的现象你要避免。否则别人会觉得你为了达到目的不惜手段,这不利于你在职场中积累好的声誉。

总结这节课的重点:

首先,你要敢于向别人求助,因为感情都是在互相帮忙中慢慢积累的。然后过程中要注意找准对象,给出具体的需求,给对方一个必须帮你的理由。另外,要想对方更容易接受你的求助,要注意找准时机、转换思维,把求助变成是给对方提供的机会。如果你能做到以上这一些,那你的求助就很难被拒绝了。

今天的课后分享和思考题是:如果你想让我帮你写一封推荐信,那这个求助你会怎么写,你可以用一下这节课教的技巧,在二百字以内表达清楚。

谢谢大家,我们下节课再见。

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