手帐整理术
一、找到一本适合自己的手帐。
要考虑自己的工作内容和使用场景决定。
手帐的种类。
像书那样的“固定手帐”和可以自己自由定义组合的“活页手帐"。”固定手帐“有点是可以周期性替换,简便易用,便于携带、价格适中。缺点是是写空间有限,不能自由组合,不能对资料进行归档。”活页手帐“通过替换活页,可以无限使用,可对活页重新进行整理归档,书写空间较大。缺点是重而大,价格贵,较难用得顺手。
我的选择是“活页手账”。因为这类手账活也可以根据工作需要进行随意组合,比如我可以将康奈尔笔记模板活页和todo list清单混合使用,一方面用于安排工作,一方面记笔记。同时这种手账还有塑料兜和尺子,可以收纳一些经常使用的物品在里面,比如便签纸和尺子。
手账的页面布局。
有月份的模板的,即一页上体现一个月的日程,有周模板的,日模板的。我个人更喜欢周模板和日模板的,月份计划通过收集日历进行统计。
二、使用手帐的好处
管理日程安排,其关键是如何让不被每天的工作所逼,如何管理实践,按自己的计划开展工作。
提高工作效率,用手账可以客观的把握某项目工作进展。
充实个人生活,工作和私人生活会同时变得充实。
防止出错,自己觉察到的事情,做的不好的事情,把这些记录到手帐里回顾,可以避免再犯同样的错误,积累自己特有的工作技巧。
使用手账的人和不使用手账的人之间的差异。
使用手账的人按时完成工作,加班少,失误少。不使用手账的人进场无法按时完成工作,被琐事缠绕,犯同样的错误,不清楚工作的先后顺序。
三、用好手账的要点
计划要立刻写下来
一天内多次翻开手账查看写下来的计划和笔记
确认笔记今后活用
四、活用手账的基本方法
实现梦想的过程:将梦想详细的记录下来,确立一年的目标,考虑一个月,一周的具体行动。
手账的活用方法,记录目标,日程管理,记笔记,随身携带资料和信息。
日程表的记录方法
分色记录,按照事情紧急重要程度或者工作/私人事物分颜色进行记录。
活用有限的空间,时间写在前面,很好的使用关键词。
订立中长期的日程计划。
制定前要明确开始时间和结束时间。
日程的计划方法:设立年度日程计划,设立月度、周度日程计划。
定立每天的日程计划
每天要做的事情在前一天决定
进行时间管理的日程写法:记录好工作开始和结束的时间,知道做每件事情的时间用度。明确标记已经完成事项。计划变更时,为日后能确认做了生么样的变更,不要删除原有计划,在旁边追加即可。预约在确定后应立即写下来,外出时还需加上路途时间以确保时间估计准确。给未完成的工作做上标记,可以一目了然。
制定高效的每日计划。了解容易集中精神的时间,有效使用空白时间。
待办事项清单的用法
将要做的事情写下来,决定先后顺序,放在随时能看到的地方,对完成的工作进行确认。
待办事项清单的写法
一是整体待办事项清单。有截止日期的,要写清楚,信息搜索等在空闲时间做。二是每日待办事项清单。下班前,一边看整体待办事项,一边决定明天做什么。
预约的技巧
下个预约时间要当场确定,外出活动有效集中,预约时间前后留有余地
五、养成回看手账的习惯
回看手账的最佳时间。上班前、上班后、下班前。
活用以前的手账。了解自己的弱点,分析成功的经验。
充实手帐笔记
笔记的作用。有了记录,即使忘记也可以再想起来;积累工作的技巧;防纠纷于未然;不遗漏有用的信息。
需要做笔记的场合。会议,会前磋商;接电话,打电话;在路上;谈话后。
简明易懂的笔记方法。归案要点;突出需要强调的内容;活用便签补充笔记内容。
掌握记会议笔记的技巧
会前会后均要做。会议纪要中要表明议题、发言、结论、任务等内容。
养成记笔记的习惯
记笔记的时机。发现有值得参考的内容时,忽然想起某件事时,有疑问时,成功或失败时。
让心情变好的记录。积极向上的语言,被褒奖的话,想要的和想做的,将查明的事情列表。
整理和保管笔记的必要性。
判断信息的种类。分暂时的信息和需要保存的信息。
笔记的整理方法。记笔记-暂存-定期检查并分类。