把会议效率提升10倍的秘密

这周因为个人特殊原因,没有梳理出一篇完整的文章,忙里偷闲复习宁向东老师的管理学课,看到了一系列讲解组织会议的学问,这里结合当时的学习笔记,对其中第114讲「虚拟会议|目标10倍速」进行复盘学习。

1.妙点分类

个人觉得这个角度很妙,老师从信息传递方向和发起人的角度切入,把会议分成了3类:

①自上而下传达信息
②上级发起,共同讨论
③同级发起,共同讨论

看似讨论虚拟会议,实际是说会议效率,为了提升效率,可以根据情况,采用多种会议方式,只要实现会议目标就行,基本套路的核心都是:找人、说事。

2.落后的那个管理系统

曾有人调侃,执政党的会议特别多……客观而言,确实很大原因是信息传递的低效造成的。你看,移动互联网早已和我们的生活密不可分,且已经成为很多企业开会的选择之一,但是体制内某些系统,一如既往地花大成本开大会,若用上视频系统绝对已经是先进典范了。为什么不利用更有效的方式呢?

其中一个原因可能是缺乏利益驱动。就算实现会议目标,我也没啥好处,所以干嘛仔细看发起者事前准备的会议议程,肯配合你来参会,保持良好的姿态,已经是网开一面了。很多部门人员只有在被按在会场里边了,无法脱身之时,才会稍微正视一点会议议题,即使配合,也不是因为利益驱动,而是怕出事、怕担责任、怕被处罚。

会议设计也是哑巴吃黄连,单位一把手或许可在一定程度上改善这种现状,但或许只有更底层的制度设计才能拯救这落后的管理系统。

3.形式在变,能力也在变

妹妹:老爸,我想买本书,《时间简史》。
老爸:行,叫你哥给你买了寄过去。
哥哥:我直接网上买了吧,出版社有要求吗?
妈妈:你让妹妹直接拍个封面照片传到群里,不就清楚了嘛。」

然后,上小学的妹妹直接发过来一个某东购买链接……

以上就是一个典型的异地家庭会议,父母、妹妹、哥哥在三个不同的城市,但通过微信共同视频通话,间接实现了面对面沟通,高效而不失温情。

由于移动互联网的普及,大幅降低参会者的时间成本和距离成本,以网络为载体的讨论场景逐渐取代了传统的线下讨论形式。但同时对参会者的纪律性、积极性、表达能力提出了更高的要求,也缺乏面对面沟通时候的情感色彩、即时反馈。

或许,随着技术的升级,视频通话、VR、AR、MR等能解决部分问题,但是这仅仅是科技的升级,作为参会主体的人,也得不断升级,尤其是自我表达的能力,以便更清晰更合理地表达自己,传递信息。

妹妹会用智能手机拍一张清晰的照片,哥哥会网购,隔壁李老师会上传Excel,王总会实时手绘会议思维导图,会议主持人得根据形势制定讨论的格式、发言的顺序……

4.练好基本功,再学飞檐走壁

虚拟会议可以提高效率,是个不容置疑的事实。但排在效率之前的,更重要的是团队本身的制度规范、合作程度、默契程度。

本身是70码的效率,提升10倍就是700码。

本身只有15码的效率,提升10倍也就150码,和别人家2倍速差不多。

基础效率决定倍速结果。

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