前一阵子,阅读了《番茄工作法图解》一书,坚持着按照书中的规则坚持了一阵子,获得了很大的收获,现就方法方面,做一下简单分享。
番茄工作法的中心思想是一次只专心的去做一件事。为什么一次只做一件事情?也就是为什么要使用番茄工作方法?这是因为我们的不明智。
1.面对复杂问题,望而却步。一是认为事情太难做,无从下手,产生畏难情绪,裹足不前。二是事件本身很复杂,找不出头绪,一再拖延。
2.无聊琐事,忙活一天,毫无成就。我们面对问题,永远是选择做哪些简单的,将那些存在难度的往后面放,同时我们不知道要做的事情的重要性,导致做了很多工作,却不得要领,做了很多,却不知做了什么。
3.状态之间的转变难以很快适应。人需要劳逸结合。但是大多数情况下,我们休息过后,却很难马上投入到紧张的工作中,使休息失去了本来的意义。
4.一错再错,难以长进。由于没有对每件事情建立档案,无论是经验还是教训,都只存在于处理事情的那个阶段,事情过去了,一切又都变成了一张白纸。
5.对做事没有时间上的衡量维度。我们从来没有测量过做每件事情的时间,导致我们对时间的体会仅仅是在概念上,时钟上,无法近似精确的预估做一件事情所需的时间,也就无法控制单位时间内自己所能完成工作的数量。
以上的这些问题其实普遍的存在于我们的生活当中、工作当中和学习当中。如何破解这些状矿和难题呢?快来使用番茄工作法。
番茄工作法是什么?
将一个待完成的任务,设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后对这个番茄单位记录下来,执行下一个番茄单位之前,休息5分钟,每4个番茄时段多休息一会儿。实际上,就是以一定的时间段为单位,一次只做一件事情,而每个时间单位之间,要做短暂的休息。
番茄工作法的主要流程:
计划:将每一天的工作任务进行梳理,按照轻重缓急形成次序,列成清单。
这一步工作有四个关键:第一个是要明确自己一天要做哪些事情,将这些事情梳理成待办任务;第二个是甄别任务的轻重缓急,排列顺序;第三个是将任务进行分解,即将一个主任务分解成几个子任务,使大脑思路更加的清晰,做事更有条理;第四个是对每个任务需要的番茄钟个数进行预估,与最后完成的实际个数进行对比,提高自己对时间感知。第四个是一旦计划完成,就马上去做,不停留。
跟踪:对25分钟番茄钟的时间单位收集过程指标,比如遇到的中断次数等。这一点十分重要。一方面,通过跟踪,我们可以真实的了解工作时间并不单纯,后又各种意想不到的事情迫使你放下手中的工作。而这些往往是你不得不去马上做的事情。对每天这些事情进行跟踪,统计其数量与发生的主要时间段以及处理所要耗费的时间,对于优化工作具有十分重要的作用。
记录:对当天的番茄完成情况进行记录归档,其中包括完成番茄钟的总个数,某件工作需要的番茄钟个数,以及中断的番茄个数等等。这个工作主要是番茄中执行情况的数据整理,也是后续相关分析、整理、归档与评估工作的重要基础,需要真实记录。
自我评估与调整:对每天完成的番茄钟个数进行评估,找出请中存在的问题,对工作进行优化。这步工作基于以上三步进行的积累和提升。主要工作分为三个部分。
第一部分要整理。一是整理计划中的任务清单与预估的番茄钟个数,二是整理实际完成的任务以及执行的番茄中个数。三是统计整理中断的次数及原因。
第二部分是分析。一是将计划列表及预估番茄钟与执行后的任务和番茄钟进行对比分析。找出计划和实际执行之间的查距以及原因。二是对中断次数和原因以及主要的时间分布等进性进行分析,对类似中断内容进行归类,对发生时间段进行整合。
第三部分评估。
1.缩短计划与现实之间的差距。我们可已很清楚看到理想与现实的差距。计划往往与实际执行情况之间的差距的主要原因一是估计不足,对事情本身进行了不切实际的藐视或者夸大,造成对其的预估时间不符合实际。实际去做,才指导这件事请本身的难度所在。其实实际去做使用的时间也是衡量任务复杂程度的一种维度。随着这种对比的不断执行,在我们的脑海当中会逐渐形成时间的尺子,没做一个任务,我们都会用这把尺子去度量,从而是时间由概念变得具体。
2.真实认识工作时间不是那么单纯。中断这个东西,是现实中打破平静湖面的最大的可能。怎么对待它呢?
首先,通过分析,我们能都得出以两种中断的情况,我们分别给出处理意见。第一种,我们可以掌控的中断。比如拜访、约会、电话、查看邮件等事宜。对于此类事项,我们可以提前进行安排,通过统一时间内集中进行处理,减少中断的次数。
第二种,我们不可控的中断。此类中断不以我们的意志为转移,也是我们最无可奈何的状况。对于此类中断,我们要做好手头正在做的任务的进度记录以及简单的工作归档。避免中断后难以快速的进入原任务的继续状态。
第三种,就是平时比较集中的中断时间段,可以将一些简单的和重复性的任务,放在这个时间段处理。
3.对执行番茄钟过程中出现的问题及时进行检讨。我们执行任务时,往往出现这样活那样的问题。比如对情况掌握的不够详尽,导致一件任务耗费番茄钟过多的问题;由于没有动力,番茄钟执行力度不够,导致基础记录资料不详实的问题;以及工作中其他因素导致任务执行不力的问题。
对于第一种情况,我们要通过分解任务的方式去解决。
第二种情况我们可以增加执行每个番茄钟之后的奖励分量来解决。
第三种情况就是要对各类因素进行梳理,拿出针对性解决方法。
番茄工作法,不仅是个方法,也是对我们工作、学习的再认识的过程。尝试一下,益处颇多。