首先给各位看一个日常工作中经常会遇到的例子，假如你是董事长，你的秘书早上一上班就给你打电话，仔细听听看会有什么感受。
“董事长您好！刘经理来电话说系统出现突发状况，4点钟他无法参加会议了。小张说他晚一点开会没关系。明天再开会也可以，但最好别11点30分之前开。可是会议室明天已被别人预定好了，但星期五是空着的。王总的秘书说，王总明天需要很晚才能从外地出差回来。我建议把会议室的时间定在星期五的10点比较合适，您看行吗？”
好，他说完了，你有什么感受？没错，一个字“乱”，你可能会说：“你去人力资源部结算一下工资吧。”当然你今天心情比较好，希望辅导一下这位秘书，告诉他这个话不能这么说，如果给你三分钟的时间（暂停下来，往下看答案），你觉得这段话应该怎样说怎样说才不会乱呢？
要求：把上述现有的内容表述清晰，信息相对完整，符合商务语言的沟通环境。
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相信你也已经得出自己的答案了，接下来我们就花点时间一起通过四个问题的讨论，探讨一下这段话到底该如何表达。
到底是先说原因还是先说结果？
这个很容易达成共识，当然先说结果。
因为在商务沟通中时间比较紧迫，所以一定要先说结果后说原因更有效率。不过也有例外的情况，如果你的结果特别让人难以接受时，有可能你会先说原因后说结果。比如，你是医生需要跟患者说，他还有三个月的生命。这时，如果直接说结果，患者可能受到打击，一个月都活不了，这里说的是特殊情况。
在职场中，原则上来说还是先说结果后说原因。所以，这里应该先说：“董事长，我们可以将今天下午4点的会议改在周五上午10点开吗？”
针对第一个问题我们达成的第一个共识：在商务沟通的表达中先说，结果后说原因。
原因能不能被分类呢？
这个案例中有多少原因，这些原因能不能被分类呢？其实可以很直观的分为人和会议室两类原因，表达时应该把同类原因放在一起。
针对第二个问题我们达成了第二个共识：原因是可以被分类的。
这些原因可以被总结概括吗？
没错，这些原因是可以被概括的。
比如人的原因可以概括为：刘经理、小张和王总等参会人员的时间都不方便或者周五都方便。同时考虑概括以后是得出肯定的理由更有说服力还是否定的理由更有说服力？体会一下，我们说参会人员今天不能参加会议是不能得出周五开会这个结论的，所以要得出肯定的理由“参会人员周五上午10点都可以参加”会更有说服力。
我们达成第三个共识：原因分类以后是可以被总结概括的，切给出肯定的理由支持结论更有说服力。
在表述这三个人时有顺序吗？
在这个案例中，最直观还是按照职务顺序进行排列，比如王总、刘经理和小张都不能参加会议。
我们达成第四个共识：同类原因中的要素需要按照一定的顺序进行组织。
基于我们达成的四个共识，一起来看一下参考答案：
我们可以将今天下午4点的会议改在星期五上午10点开吗？因为王总、刘经理和小张都可以参加，并且本周五会议室还能预订。
或者按照上面的讨论，还可以把具体原因再概括下：
我们可以将今天4点的会议改在星期五上午10点开吗？因为参会人员都可以参加，并且本周五会议室还能预订。
你可能会说，我又不当秘书，花了这么大篇幅带我讨论一段话。意义何在呢？这个意义一定不在于这句话，而在于它背后的结构。这个结构就是金字塔结构。
G叫做中心思想，A和B叫做支持中心思想的理由，A1、A2、A3叫做支持理由的子理由。它是从上到下不断延伸，从下到上逐级支撑，所以被形象地称为金字塔结构。
具备结构思考力可以在最短的时间内把问题表述清楚。如果老板只给五秒钟，说结论就可以了；如果老板给了三十秒钟，可以说到第二级；如果老板给了一分钟可以说到第三级；如果老板真的给了十五分钟，是不是可以把下面的内容作出PPT详细汇报一下呢？当你具备结构思考力以后，无论对方给你多少时间都可以把问题说得清晰且全面，只是深入程度不同而已。
基于上述案例我们可以得出结构思考力的四个基本特点，即金字塔原理的四个基本原则：“结论先行”、“以上不下”、“归类分组”和“逻辑递进”。为了便于记忆，在此基础上提炼出，“论证类比”四和关键字与四个特点一一对应：
“论”对应结论先行；
“证”对应以上统下，表示上面的结论是下面理由论证得来的；
“类”对应归类分组；
“比”对应逻辑递进，表示各种思想都需要通过对比的方式确定逻辑顺序。
前面两个特点是纵向结构之间的特点，后面两个特点则是横向结构之间的特点。
通过明确结构思考力的四个基本特点，就可以让我们做到隐性思维显性化，让再复杂的思考过程都能够变得可识别和可传承。不但我们自己可以运用结构思考力做到很好，还可以把显性化的标准传承给整个团队，让所有人都使用一种思考和表达模式，提升整个团队的管理和沟通效率。所以结构思考力对于个人的意义在于思考能力的提升，对于组织的意义在于，思考和沟通语言的统一后，管理效率的提升。
在商务沟通中，正式的表达必须符合结构思考力的方法。那回家以后和家人说话需要结构化吗？比如，“老婆跟你说一件事，它包含了以下三点：第一点……第二点……第三点……你看行吗？”是不是感觉上稍微有一点别扭呢？所以在特别亲密的环境下是否需要用结构思考力的方法取决于大家平时的习惯，但是如果从信息传递的角度看，这样的表达一定是最高效的，而从情感沟通角度看，效果不一定是好的。
所以，我们达成共识：
在商务环境下的正式表达必须符合结构思考力的标准，在日常的亲密环境下是否使用取决于你的习惯，但是如果使用了，从信息传递角度看，这一定是效率最高的。
内容来源：
李忠秋 《结构思考力》
