《卓有成效的管理者》——跟德鲁克学习,如何管理自己的时间

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大多管理类的书籍,写的都是如何管理别人。这本书主要介绍的却是如何管理自己。

现在的职场,越来越多人跟我一样,输出的不只是体力了,我们在工作中创造的知识,才是价值所在。作为知识工作者,我们不再是生产线上的螺丝钉。我们的贡献和决策,可以直接影响组织的绩效。德鲁克早在几十年前就把我们定义成了管理者。下面就跟着管理大师学学,如何成为卓有成效的管理者,走向人生巅峰。

图片来互联网

在本书中你能找到如下问题的答案:1. 是什么阻碍了我们成为卓有成效的管理者?2. 管理者如何做到卓有成效?(主要分享时间管理的方法)

1. 成为卓有成效的管理者,有什么困难?

作者写这本书时,美国正处在二战以后的快速发展期,催生了很多大公司,管理者的数量也迅速增加。但是,这些管理者缺少必要的知识和经验,整天忙的团团转,但是却没啥产出。

这个场景像不像现在自己的状态?总觉得有做不完的事情,忙得不可开交,但是偶尔反思一下,却发现没啥让自己满意的输出。

德鲁克指出,卓有成效的关键是输出“贡献”,书中花了不少篇幅介绍如何做到这点,简单概括就是“贡献导向”,一切的努力都为输出贡献。其实,现在有一个更准确的说法就是:目标导向!输出贡献其实就是,完成特定目标,达成预期的结果。

之前分享的《这就是OKR》介绍的OKR,就是非常好的目标管理,目标导向的好方法。它不仅适用于大公司,也适用于个人。它能把个人的目标和组织的目标统一,方法个人对组织的贡献,最终实现双赢。

知道了什么是卓有成效,下面聊聊有什么阻碍。

作者认为,管理者面临的最主要的障碍就是,时间不完全受自己控制。因为他们是决策节点,自己的时间会被各种各样的事情打断和挤占。其次,疲于应对日常事务和突发情况,没有时间思考真正重要的事情。第三,需要投入大量的时间和精力,和上司以及其他部门的同事沟通。

2. 如何做到卓有成效?

作者给出了三个方法:时间管理,用人之长和有效决策。下面详细介绍一下,如何进行时间管理,这部分给我的启发最大。

管理者的位置越重要,组织就会占用他更多的时间。不仅要处理好团队内部的事情,还要应付客户、上级领导、其他部门同事,还要参加各类活动等等。如果不好好规划,大部分时间会被浪费在没有产出的事情上。

管理者如果做不到“了解自己”,至少要做到“了解自己的时间”。想要了解自己的时间,第一,忠实的记录时间开销。注意,不能事后凭记忆记录,因为记忆很多时候是靠不住的,在做完事的当时就记录。

有了一段时间的记录数据后,就要开始分析,看看自己的时间都花在了什么事情上。接下来第二步,拿即耗时,有没有产出的时间开销下手。搞清楚这些事,是不是可以授权给别人做,或者能否干脆取消。

第三,将应对日常工作,防范隐患的方法,变成例行工作。好处就是,日常事务不要费心琢磨,按照流程做;防范风险的操作,例行做可以很好的管控风险,减少突发情况,节省应对紧急事情的时间和精力。

第四,注意某些事件需要的最低连续工作时长。比如一份报告需要7小时完成,如果每次只写15分钟,一天两次,这样两周也能投入7小时。但是能期待得到同样的结果吗?当然不能,因为创造性的工作需要联系投入,一旦思路被打断,再找回状态很难,或者会浪费很多时间回想,大大降低有效产出时间。

第五,化零为整。将碎片化时间收集到一起,比如把分散在每天的一类事情,一周找一天集中处理。对于集中起来的时间,要好好利用,一次只处理一件重要的事。但是,对要事的判断,并不是每次都很明确。作者提出了如下建议:

首先,不要为了昨天的任务忙碌。有些事情一代开始,我们就倾向于把它做完,哪怕完成它对外来没有任何益处。比如,看一个电影,明明不怎么吸引人,但是抱着“看完”的执念,即使知道在浪费时间也要看到最后。这就所谓的“沉没成本”。如果再遇到类似情况,果断提醒自己“断舍离”,立刻停止活动,避免浪费更多时间。

总结:

读完这本书,如果只能学到一个知识点,那我觉得应该是:如果管理自己的时间。

1. 记录;2. 消减或授权;3. 流程化;4. 注意最小投入时长,过于碎片化的时间对某些任务是无效的;5. 化零为整;6. 一次只处理一件重要的是。

本书还介绍了,做到卓有成效,还可以通过用人之长和有效决策。本次重点介绍如何管理时间。如果对另外两个内容感兴趣,欢迎留言沟通。期待下次见。

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