一、业户档案的内容
业户档案资料是在业户入住以后逐步建立起来的，其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、紧急联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业费用部分使用情况及保养维修情况等。
1、业户入住资料。主要包括购房合同、产权证、入住通知书、使用公约、装修责任书、房屋验收单等材料。
2、业户家庭资料。包括业户家庭登记表、同住人员变更资料及其他。
3、业户联系电话。包括正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话，如家庭电话、单位电话、手机、E-mail地址等。
4、业户室内装修管理资料。包括装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。
5、业户日常维修资料。包括维修记录、维修回访记录。
6、业户反馈资料。包括服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录。
二、业户档案的收集
1、物业服务部门设立档案室，建立相应规章制度，对业户档案进行严格管理。在实际工作中从需要出发，扩大资料来源。
2、从时间上讲是在业户入住时开始收集归档，实行业户一户一档。
三、业户档案的整理
各个业务范围上收集到的信息资料，统一交档案员集中整理，整理的重点根据资料内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。
四、业户档案的归档
物业公司的业务部门应将收集到的业务资料每月5日前交物业公司，档案员按照物业服务自身的内在规律和联系，将资料分类有序地保存，并输入计算机存档。运用计算机的先进手段，进行档案管理。
五、档案的利用
为业户服务工作及提供档案资料，直接或间接地为业户管理服务，从而有效地提高服务质量和服务水平。
六、业户档案借阅与存放管理
1、业户档案的使用应有严格的规定，借阅时必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出，归还时须由专人进行检查。如有破损，立即修复，严重时追究有关人员的责任。
2、业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作，计算机使用时应防止电脑病毒侵入。
七、业户档案的动态管理
动态管理包括随时动态管理和定期动态管理。
1、随时动态管理就是结合日常管理业务的随时进行而发生的动态注记和相应管理工作，例如业务维修档案记录的变更、业户和用户来访记录变更、房屋大中修中产生新的记录等。
2、定期动态就是按规定期限，将这段时期内发生的变更信息进行注记和管理的过程。如通过半年1次上门主动访问的形式，核对业务档案内记录，注记变动情况；产业基本情况统计资料每年结合年报调整统计1次等。
八、定期整理
定期对档案资料进行整理，根据档案的保存期限和性质，定期对过期和作废的档案进行剔除和销毁，以免档案堆积、混淆。对已过保存期的档案经主管领导批准后方可销毁，并建立已销毁档案清册备查。
