编者按：本文由泛微收集整理编写而成，旨在阐述对档案及档案管理的历史回顾与认识。

一、总体要求

（一）基本原则

统筹规划，系统完整。

系统梳理档案领域相关标准，优化标准体系结构，将档案信息化建设所需的各项标准分门别类地纳入体系表中，避免相互间的交叉，做到层次合理、分明，构建协调一致、相互配套的标准体系表，满足档案事业发展需求。

需求导向，重点先行。

充分考虑档案管理业务的特点，针对当前电子文件归档、数据交换、电子档案长期保存等关键瓶颈问题，明确需优先制定的互联互通、信息共享和安全等基础共性标准，注重操作性和指导性。

聚焦前沿，动态开放。

既要考虑到目前的信息技术水平，也要对新兴信息技术在档案行业中的可能应用有所预见，使标准体系能适应信息技术的迅猛发展。坚持自主制定与采用国际标准相结合，不断充实和更新，建立兼容性好、开放性强的档案信息化标准体系。

（二）建设目标

建立并不断完善档案信息化标准体系，为档案信息化建设提供支持与服务；明确需制定的档案信息化建设关键标准清单，为系统实现互联互通、信息共享、业务协同、信息安全打好基础。

二、建设步骤

档案信息化标准体系按照“三步法”原则建设完成。第一步，通过研究信息化环境下档案管理业务流程，提取其共性抽象特征，构建由资源层、服务层、保障层和应用层组成的档案信息化参考架构，从而明确档案信息化建设对象和边界，识别档案信息化建设现有和缺失的标准，认知现有标准间的交叉重叠关系；第二步，在深入分析标准化需求的基础上，综合档案信息化参考架构各层逻辑关系，形成由基础共性、资源建设、信息服务、信息保障和应用构成的档案信息化标准体系结构；第三步，对档案信息化标准体系结构分解细化，进而建立档案信息化标准体系框架，指导档案信息化标准体系建设及相关标准立项工作。

三、建设内容

（一）档案信息化

1. 资源层

档案信息化的核心内容是档案信息资源建设。档案信息化将为国民经济与社会信息化提供强有力的服务支撑。档案信息资源作为国民经济与社会发展的基础性战略信息资源，决定了档案信息化对于国民经济和社会信息化的基础性、服务性作用和地位。存量档案数字化和增量档案电子化是档案信息资源建设的两个工作重点。

2. 服务层

实现档案信息资源的社会共享是档案信息化的根本目标。应加大档案网络建设和系统开发应用力度，建立信息共享通道和服务平台，加快档案信息资源开发和档案信息资源网上共享步伐，强化档案信息服务机制建设，创新档案信息服务手段，推进档案服务社会化和档案信息产业化，以实现馆际共享为长远目标，不断创造档案信息的社会效益和经济效益，建立起高效、优质、快捷的新型档案信息服务体系。

3. 保障层

档案信息资源体系和服务体系的发展离不开档案信息保障体系的建设。在档案信息化技术创新和制度创新中，首先要保证档案信息资源管理系统的运维安全可靠，建立和完善资源安全、网络安全、系统安全的保障体系，确保档案信息化快速、有序、健康地发展。

4. 应用层

档案信息化是信息技术在档案领域的应用，是信息技术与档案业务的创新融合，形成了档案信息资源体系、档案服务体系建设体系和档案信息保障体系的典型应用。

对于档案信息资源体系，着力推进各业务系统电子文件归档移交，如开展电子发票及电子会计档案等专业电子档案管理综合试点，尝试网站、微博、微信公众号等新媒体数字资源的归档。

（二）档案信息化标准体系框架

档案信息化标准体系框架包括基础共性、资源建设、信息服务、信息保障、应用五大类标准。

（三）重点标准化领域及方向

1. 基础共性标准基础共性标准主要规范档案信息化的通用性、指导性标准，包括术语定义、通用需求、架构、测试与评估、管理等标准。

（1）术语定义标准：主要规范档案信息化相关概念、为其他各部分标准的制定提供支撑，解决档案信息化基础共性问题。包括档案信息化场景、技术、业务等主要概念定义、分类、相近概念之间关系等。

（2）通用需求标准：主要用于规范和引导电子文件归档、电子档案管理等业务环节的通用能力需求，包括电子文件管理通则、电子档案移交与接收规范、电子文件归档与电子档案管理规范等方面标准。

（3）架构标准：包括各类档案信息系统的参考架构及共性功能，以明确和界定档案信息化的对象、边界、各部分的层级关系和内在联系。

（4）测试与评估标准：主要规范档案信息化相关技术、设备和系统的测试要求，包括测试方法、评估指标、评估方法等。

（5）管理标准：主要规范信息化环境下档案管理相关责任主体以及相关要素的管理要求，包括离线载体管理、档案数据库转换、档案数据存储、应急管理等方面标准。

2. 资源建设标准根据档案资源体系的建设要求和大数据的发展趋势，资源建设分为传统载体档案数字化、电子文件的归档及电子档案移交、档案业务数据归档、档案数据整合和档案数据化。

（1）数字化标准：主要用于指导各级各类档案保管部门开展传统载体档案数字化工作。

（2）电子档案标准：主要用于引导和规范各立档单位及时归档其在业务活动中产生的各种格式的电子文件，包括长期保存格式、各类电子文件的归档指南及元数据方案等方面的标准。

（3）档案业务数据标准。主要用于引导和规范档案部门及时归档其在实际工作中产生的各种数据，如档案网站、档案信息系统、档案信息共享平台的日志及浏览记录、档案统计系统或档案业务工作系统形成的数据。包括归档指南及元数据方案等方面的标准。

（4）档案数据整合标准。主要是规范数字化档案数据与电子档案之间的逻辑整合，建立关联，实现不同平台、不同类型档案数据的整合共享应用。包括各类档案数据目录格式、交换标准等方面的标准。

（5）档案数据化标准。主要用于引导和规范档案部门将档案内容对象进行解析，以便易于被机器理解、处理与利用。包括元数据描述与抽取、语义表达、本体描述与关联建设、语料库及知识库建设等方面的标准。

3. 信息服务标准

信息服务标准主要包括网络、服务平台、馆际共享等标准。

（1）网络标准：参照电子政务标准化指南 第 3 部分:网络建设。

（2）服务平台标准：主要规范档案部门在线服务平台的参考架构、功能、质量及其它技术要求等，包括移动服务平台、网站、一网查档平台等方面标准。

（3）数据共享标准：主要规范如馆际共享、馆室共享、部门间共享、纳入公共数据共享平台等，不同场景下的档案数据流转、业务衔接，包括互通共享的数据接口、数据及服务流转要求等标准。

4. 信息保障标准信息保障标准主要包括资源安全标准、系统运维标准、系统安全标准、网络安全标准。

（1）资源安全标准：主要规范各类档案信息资源在转换、保存、利用过程中的安全防护、检测及其它技术要求，包括数字化外包、风险治理、备份、迁移、检查、涉密及敏感信息等数据安全技术要求和数据安全管理规范等方面的标准。

（2）系统运维标准：主要保障档案信息系统的正常运行以及故障应急处理，包括运行维护规范、异常情况处理等方面的标准。

（3）系统安全标准：主要规范各类档案信息系统的运行过程中的防护、检测及其它技术要求的标准。

（4）网络安全：主要规范承载各项档案业务的通信网络的安全防护、检测及其它技术要求，以及相关网络安全产品的技术要求。

5. 应用标准依据基础共性标准、资源建设标准、信息服务标准、信息保障标准，面向党政机关、企事业单位的档案信息化应用，制定行业应用导则、特定技术准和管理规范，同时兼顾典型应用的需求，包括主要应用领域标准和专业（典型应用）标准等。

（1）主要领域标准：包括面向党政机关、企事业单位的标准。

①面向党政机关的标准：主要针对各类政务活动，制定专用的业务应用标准。

②面向企业的标准：主要针对各类型企业的业务活动，制定行业应用导则、专用的技术标准和管理规范。

③面向事业单位的标准：主要针对各类事业单位的业务活动，制定专用的业务应用标准。

（2）专业（典型应用）标准面向建设项目、电子会计档案等典型应用，制定配套标准。以上述重点标准化领域及方向为基础，通过分析档案信息化领域已有的

63 项标准，提出缺失的、并能直接反映档案信息化特征的

46项待研标准，作为档案信息化标准研制方向（详见附件《档案信息化标准体系明细表》中的“待制定”标准）。以“共性先立，急用先行”为原则，指导今后具体标准的立项和制定。

定期清理和归档档案

定期清理：

档案工作人员应当监测和记录库房温湿度，根据需要采取措施调节；定期检查维护档案库房设施设备，确保正常运转；定期清扫除尘，保持库房清洁；定期采取措施，防止鼠虫霉等。

机关档案部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。

归档：

《机关档案管理规定》从归档时间、归档程序和质量要求 3 个方面对归档工作进行了规范。

1.归档时间

《机关档案管理规定》要求“机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年6月底前向机关档案部门归档；采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。归档时间有特殊规定的，从其规定”，提出了除有特殊要求外，应当在第二年6月底前向机关档案部门归档；采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。

2.归档程序

《机关档案管理规定》提出了归档程序要求：“归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续。机关档案实现随办随归的，还应当按规定履行登记手续，记录电子文件归档过程元数据。”对于传统文件材料归档来说，清点核对目录、履行交接手续即完成归档程序，但电子文件归档除同样进行清点核对目录、履行交接手续外，还应履行登记手续并记录电子文件归档过程元数据。

3.质量要求

在归档质量上，《机关档案管理规定》强调“归档文件材料应当为原件”，也就是说，以纸质形式流转办理的文件，归档对象应该是其纸质形式，以电子形式流转办理的文件，归档对象应该是其电子形式，而纸质文件材料的数字复制件或电子文件的打印件是作为原件异质备份形式存在的。这项要求明确了电子文件的归档对象。

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