编者按：本文由泛微收集整理编写而成，旨在阐述对档案及档案管理的历史回顾与认识。

档案管理的定义和作用

定义：档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事业。人们通常说的档案工作是一个总的概念，严格来说，它包含着档案事业管理和档案资源管理这两个职能不同而又有密切关系的工作。

1、档案事业管理：包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作，要对档案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督。这方面的职责由各级政府的档案行政管理部门来承担。

2、档案资源管理：是对各种形态的档案进行具体的技术性管理，它又分为档案实体管理和档案信息管理。

档案实体管理，是指对档案的实体进行收集（归档）、整理、鉴定、保管、统计、调卷提供查阅等。

档案信息管理，是指对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、上网、提供信息查阅和咨询服务。

档案资源管理工作由各机关、单位档案部门或文件中心以及各级、各类档案馆按照有关规定，分工负责。

作用：机关（各级党和国家机关、人民团体）档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。

机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

为什么档案管理对于组织和企业非常重要

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。随着企业活动的增多，企业的职能增加以及政企分开，产权结构、组织形式、经营机制的变化，使企业档案有了新的内容，如：新产生的资产评估、企业股份、债券等方面的档案。

（一）企业档案是企业科学决策的重要依据。

现代企业科学管理的核心是决策，而决策的前提是预测。科学预测是建立在庞大、完整、可靠的信息流基础上的。企业档案是直接形成于企业的各项活动中，企业活动的一切过程和变化，都会在档案信息中得以体现。企业档案信息是企业信息中最主要、最基本、最大量的信息，其中蕴藏着企业活动所需信息资源。现代企业的全面质量管理、目标管理、成本管理、经营管理、信息管理等都离不开企业档案。

（二）企业档案是质量认证体系运行的真实记录，是保证质量体系是否符合规定的依据。妥善地利用好这些档案信息，对监控产品质量和查清发生质量问题的责任原因起直接凭证作用。

（三）企业档案是维护企业合法权益的法律凭据。

企业档案是维护企业法人股权所有者合未能权益的法律凭证，是企业进行生产、经营、管理的重要条件。随着我国法律制度的健全，企业在生产经营活动中，各种经济纠纷、劳动用工和劳动争议仲裁过程中产生的文件材料及各种经济技术协议、合同等材料越来越多。企业档案就能作为企业使用和维护其合法权益的凭证。

档案管理的意义和价值

科学规范的管理档案，是衡量机关企事业单位业绩与管理水平的重要尺度。随着自动化、社会信息化档案管理模式的深入发展，档案在机关企事业单位的管理和发展过程中起着越来越重要的作用。机关企事业单位的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中，由单纯的存放走向应用，使之更好地为机关企事业单位管理服务。

档案管理对于保护公司信息的安全性的作用

档案是历史的真凭实据，具有一种法律效用，这一点它不同于其他文献。档案是自然形成的，它是从工作活动中直接使用的文件转化而成的，并不是事后为使用而专门编制出来的。这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的证据。

档案管理对于有效利用公司信息的重要性

企业档案为企业提供决策依据；为开发新产品提供技术资源；为排除各种生产事故提供技术信息，缩短停工停产时间；为制定合理定额热提供原始记录；为仅解决各种疑难问题提供原始凭证，特别是解决与外商的解决纠纷等，都能为企业增加解决效益减低大量资金消耗。可以说，企业档案每解决一个疑难问题，那直接或间接与提高经济效益有关。

档案管理对于遵守监管要求的必要性

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》是我国不同行业、类型、规模建设项目的参建方做好项目档案工作的依据，也是档案行政管理部门和行业主管部门业务指导的依据。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》分别从建设项目档案管理总则、组织及职责任务、制度规范建设、项目文件及档案管理、项目电子文件归档与电子档案管理等方面提出新要求,填补了建设项目档案管理业务标准的空白。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》为引导项目建设单位和参建单位的项目文件管理和项目档案管理行为，提供了一种科学的管理思路和合法合规且具体清晰的管理方法。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》对于提高建设项目全员档案意识、强化建设项目档案规范化管理、提升项目档案工作整体水平有着重要意义。

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