【0221 我在悦读】点大胖:要走自己特色的时间管理之路

前几日,听了一场时间管理的分享,今天又仔细阅读了一遍逐字稿,简直越发地地佩服!

我斗胆按“道-法-术”的顺序来谈谈自己的理解。

时间管理的本质是什么?是让我们学会把时间切割成小块儿,然后利用好吗?

并不是。它的本质是,要在同样的时间里,做到最大的价值产出

可以这么理解,时间管理,只是我们完成最终目标(价值产出)的一种优化手段。不用时间管理,我们也可以达到最终的目标,但是用了时间管理,可以帮助我们更快地完成目标。时间管理就好比化学实验中的催化剂

图1 时间管理相当于催化剂

正如我们要澄清时间管理的本质一样,我们同样要澄清以下做好时间管理的前提or基础的几个认知

  1. 一个套路管好时间?。NO!因为每件事情的成因都是复杂的,并非简单地由单一因素决定;
  2. 不要盲目地开始实践。要想清楚,这套适合人家的时间管理系统真的适合你吗?
  3. 做好打持久战的准备。建立自己的良性时间运转系统不简单!不简单!不简单!一定是要持之以恒地练习的!

上面说到,时间管理是一种优化手段,而优化的结果就是“加快速度,缩短时间”。那么,如何才能达到这个优化的结果呢?这就需要一套方法论了。它包含三个步骤,且这三个步骤的层次是从高到低的:

  1. 了解自己
  2. 匹配任务与时段
  3. 做好专注和快速切换

了解自己:上面也提到,别人分享的时间管理经验终究是别人的。我要怎么适用到自己身上呢?那就要先对自己有个充分的了解。

匹配任务与时段:在了解了自己以后,知道自己要干嘛了,清楚自己在哪个时段精力最好or最差,我们就能把自己手头上的任务分配到各个时段,按照高能时段解决困难问题,低能时段解决简单问题的原则,一定能让我们省时省力,事半功倍。

做好专注:知道自己什么时候该干嘛了以后,等于我们将事情做对了。剩下来,就是我们该如何将这些具体的任务加快完成。这就需要——专注。

图2 时间管理的三个步骤

上面知道了时间管理的方法论以后,我们具体该如何做呢?

1. 了解自己

1)明确自己的目标

这是整个时间管理系统中最重要的部分。我们的时间管理为帮助我们更快达到目标的,但是如果我们定的目标是错的、或不清晰、或不是自己想要的,那我们做时间管理岂不是助纣为虐?

这里的目标指的是一个比较大的目标,至少是年度目标,往大了说是人生追求。

比如讲者的目标是把晨读公众号做好,我的目标是在写作上建立自己的个人品牌。

明确目标,不仅能够让我们端正方向,而且能够给予我们满格的能量。因为有的时候,你特别想做成一件事儿的时候,就是会特别投入地去做,不想吃饭不想睡觉不想打游戏,直到做成为止。那这个时候,哪里还需要什么番茄时钟、待办清单呢对不对?

总之,明确目标是头等大事!

图3 明确目标
2)了解自己的特性

比如两个人A和B,A比较急性子,来了一项任务喜欢立马动手完成,B是个慢性子,喜欢先做别的事情,快到deadline了才动手做这项任务。他俩都将任务做的很好,那你能说哪个人的方法不科学吗?

不能吧?我们只能说,他们都找到了适合自己的做事方式。同样地,对于时间管理,每个人都有适合自己的方式方法,不同人的可能不同。

要知道自己适合什么样的时间管理方法,就需要对自身的特点有个比较清楚的认识。这个认识可以从两方面而来:

  • 生物特征:性别?人格?性格?
  • 文化意义:文化背景?能力特长?

比如,讲者生物上是一个男人,智商平均水平,但是有较强的自我施压型人格。在文化意义上呢,他是工科男,逻辑思维能力较强,对时间比较敏感,喜欢读书、写作,有一定的积累,所以不用克服一些心理障碍和困扰。

那我呢?生物上是一个女生,有较强地上进心,但同时比较容易放弃,情绪还比较容易受影响。文化意义上,是一个工科女,但是逻辑思维不算严谨,喜欢读书写作,但没什么积累。

所以,可能讲者能连续高强度工作12小时,只吃一口饭、不上厕所,我就不行。但是,我到底适合什么样的时间管理方法,我现在自己也不明确,还是得靠后面自己慢慢摸索、总结、改善。

图4 了解自己的特性
3)清楚自己每件任务的所需时长

这绝对是一个时间管理的重要前提。因为我们是要做计划的呀,今天要做哪些哪些事儿,如果自己不能对每件任务有个清晰的时间估计,那么列出来的计划也是盲目的。

而且人常常会高估自己,我就经常这样。以为自己今天能做完一二三四五六七,实际上却只能做到一二三,然后四五六七又挪到第二天,这样任务雪球越滚越大,就越来越对自己没信心。

那怎么练就这项能力呢?很简单,掐表。但有三个小问题需要注意:

  • 你需要长时间地练习。不要练个一两天就洋洋自得了,关键还是看结果,也就是看自己什么时候能把对任务时长的预估做到5分钟的误差(误差多少看对自己的要求了),如果没有达到就一直练习吧!
  • 要记录好过程中各个时间节点。比如你中途被拉去开了个会,来了个电话等等,这些时间都要减去的。
  • 注意隐性时间。比如你看书需要3小时,但是你选书、买书、做笔记的时间也应该算在内。注意一件任务的“准备、分析、善后”这三个步骤的时间!
图5 清楚每件任务的时长
4)知道自己在什么时候精力最旺盛最高效

这个当然十分重要啦。同样一个任务,在高效时段做,可能5分钟。但是在低效时段做,可能需要半个小时。

所以,我们应该拿高效时段来做重要的、困难的任务。因为困难任务肯定相对来说花的时间较长,如果我们在高效时段做,就能够大大地节省时间精力。

就好比我们去商场买东西,如果看到一家店打五折,那肯定买贵的呀!因为省的多!而另一家店打九折,我们就买买便宜的就好了,买贵了划不来。

那这个怎么练就呢?类似于上面,记录下自己每天的时间利用情况、仔细分析。

图6 找自己最旺盛最高效的时段

2. 匹配任务和时段

  • 原则:高能时段解决困难问题;低能时段解决简单问题。
  • 方法:每天第一件事就是列好当日事项清单,把各项任务合理安排到不同的时段。
  • 建议:“要进行短跑冲刺,不要跑马拉松”。意思是,工作就像一连串地冲刺,每次冲刺完,留足够的休息时间。这不仅能让我们一天下来仍然充满活力,而且会使做事变得很有趣。比如讲者如果要连续扫读三本书,那他会在扫读完两本后,放松一下,看一些文章标题或者公众号,然后再来继续第三本书。

3. 做好专注和快速切换

1)专注

在我看来,将具体任务做快,最重要的就是“专注”。而影响专注很重要的一个因素,是情绪

要想专注,就要让自己达到一个平静的情绪状态。讲者分享了几个妙招:

(1)物质上——塑造自然环境:比如自己的书桌,只用来工作,不拿来吃饭看电影等,这样只要一坐到书桌前,就会给大脑一个信号:我要干活儿了。还比如地铁上、公交上,如果都拿来学习,那一上这些交通工具,就会给大脑一个信号:我要学习了。

(2)物质上——塑造社交环境:加入读书营,或者拉几个小伙伴一起学习成长,往往能激励自己!

(3)精神上——“只做一点”的认知领袖:如果任务很难,告诉自己,先开始嘛,做一点就好啊!

(4)精神上——“能做多少做多少”的认知领袖:开始做任务以后,告诉自己,反正时间或精力就那么多,能做多少做多少咯。

图7 要专注
2)快速切换

快速切换和专注,都是为了提高任务的速度。而上面的专注方法,解决的是情绪相关的问题。这里的快速切换,则着重其他的一些技巧。如:

(1)给任务列清单:这样能减少思索下一件事是什么的时间。

(2)以任务为准,而非时间:即一件任务做完再做下一件,而不要给任务规定开始时间,到了时间上一任务没做完就跑去做下一件了,这样会给自己带来很大的心理负担,因为前一件事儿没做完呐。

(3)创造安静环境:尽量给自己的工作创造绝对安静地环境,这样一定能更快进入工作状态。

(4)转移思维干扰:即如果做事过程中突然想到了其他要做的、重要的事儿,如果是2分钟以内可以解决(如发微信)就马上去做,不然就先拿纸记下来,做完手头上的事儿再做。

(5)克服负面干扰:比如就是不开心、饿了困了,那就单挑。饿了吃东西、困了眯一会儿、不开心了看会儿视频听会儿歌。

图8 快速切换

最后

好,对于我来说,当前最紧要的,就是去做“了解自己”的那些事儿:

  1. 明确目标:
  2. 锻炼预估任务时长的能力;
  3. 明确自己什么时段最高效。
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