充分酝酿，提出参会名单，分毫不差地确定参会范围才是第一步。
别一听要开会就迫不及待地发通知，注意先提出名单，请领导审定后再发通知。
对于新组建的部门，一定要在第一时间纳入办公室的协调管理视野，尽快更新通信录、部门列表等资料，才能避免遗漏这些部门。
通知不是网上挂挂、发发短信就大功告成，对每一个通知都要与相关部门或人员进行“确认”，而不是自己想当然地“自说自话、自做自事”，要通过对发出通知的节节跟踪和时时“确认”，确保工作无一遗漏。
发短信通知会议，要写明“收到请回复”“期待您的回复”，没有及时回复的单位和人员就要打去电话催问。如果技术条件允许，可以在短信发送系统中集成确认的功能。
大型会议大家往往注意提前拟定议程，会议要进行哪几项，每项多长时间，谁先说谁后讲，通过什么方式达成决定等等往往提前就拟定好，有时甚至反复推敲。
明确哪个阶段需要哪些人员参会，哪些人员可以在哪个时间到会，都提前做好规划，这样既有利于避免“陪会”现象，也有利于减少会场内的参与人员，确保相关部门的共同协商和议题内容的保密。
会议双方或多方抵达会场的时间不同，主会场还比较空旷时。这时不宜直接把宾客安排到会场，你想想，孤零零的一个人或者几个人坐在偌大的会场，是不是只能左顾右盼、看看手机之类，十分孤独寂寞冷，不如把客人引到贵宾室，奉上一杯热茶，陪客人坐会儿，介绍下本单位的情况或者活动信息，显得更加尊重和妥帖。
甩手掌柜千万当不得。管理好现场服务人员，督促他们做好相关工作固然重要，摆正位置、俯下身子，在会场时把自己放在普通服务人员的位置上，亲手去做、亲自去试也很重要。
领导没来我先来，看看谁坐主席台；领导没讲我先讲，拍拍话筒响不响。
请来工作人员关掉设备来去虽不到两分钟，却也让台上的领导们“熬”过了一段尴尬的等待时间。这就是关键时刻因对技术人员过度依赖而使自己工作陷入被动。
所以，建议背景板还是早些搭建完成比较好，同时在会场用空调等设备通风换气。
会开了、事定了不就行了，为什么还要费劲记下来？
会议记录是一个落实讨论结果、推进工作进程、追究相关责任的有效工具，它是有行政效力的！
有的事几个人重复做的情况，该督促的督促，该问责的问责。
他会尽可能多地了解会议信息，比如会议目的、会议时间、谁主持、谁出席、上一次会议的资料等。做足准备功夫才能充分地理解会议内容、准确地抓住会议重点。
总之，无论是开什么样的会，会前一定要仔细阅读会议资料，了解开会的意图和要达到的目的。即使会议讨论的内容是你所不熟悉的领域，比如是很专业或技术性很强的会议，明白了会议要解决的问题，你都不用担心。
要抓住会议精神和发言要领，反而应该多抬头聆听，首先听明白发言的人在说些什么，然后用最简洁的话把要点记下来。
听明白要远比记下来更重要。不要试图逐字逐句记下人们在会上说过的话，根本没这个必要，会议记录的作用是摘录会议中商讨的梗概和作出的决定，不是如实反映什么人说了什么话的口供笔录。
会后写记录或纪要应趁热打铁，趁着印象深刻，写起来要容易得多，有什么没弄清楚的地方也可以赶紧找相关人等问个究竟；动手之前要先翻看整篇记录，回顾整个会议的内容，对记录的材料进行分类、归纳，确定从哪几个方面整理。总之，对众多零散的材料分类之后，再动手写作。
不端架子、不摆脸子，实话实说，一是一二是二，丁是丁卯是卯，说点大白话、接地气的话，实事求是地告诉你怎么干好自己的工作。
你不经常找领导汇报，领导就是不高兴；你写文章不懂得研究借鉴，就是写不好；你老在微信上问“在吗”，别人就是讨厌你。规矩就是这样，你看清楚了，就能绕开雷区。
