上篇文章我们提到了《做为管理者如何克服紧张情绪去召开团队会议》，当我们做好了精神上的准备后，迎面而来的挑战就是如何将会议开的高效且落地，不是简单的形而上；当然组织会议也不完全是管理者的事情，有的团队在召开会议的时候采用的轮值主持人的方法，团队成员依次担任组织会议的主持人，对于团队成员来说一来锻炼了团队成员的组织能力，二来也可以激发每位团队成员的参与度；当然对于管理者来说还可以节省更多的时间去思考更具有前瞻性的问题；
关于这个话题我想从以下三个部分来进行交流分别为：前期准备工作，中期组织工作，后期落地工作；
一、前期准备工作：
正所谓不打无准备之仗，在一场会议召开前我们需要做6项准备工作，确保我们的会议能够高效有序的开展：
1、确定主题（What）：根据黄金圈法则提示，在做任何事情的时候都要从最核心的一环有里向外开始，首先我们要搞清楚我们开这场会议的目的是什么，为了什么了而召开，也就是我们的中心思想主题是什么？对接人就是我们自己或上级领导；
2、确定时间（When）：这场会议的召开时间在什么时候，没有时间的准备最后只会一片徒劳，确定时间对组织者来说有两大好处：一方面我们可以倒推出工作进度，二来更方便通知相关参会人员，时间具体到年、月、日、时；对接人是我们自己或者上级领导；
3、确定地点（Where）：随着工作进度的加快会议室已然成为每个部门都想使用的地方，提前准备会议室也是一项很重要的事情，又或者由于疫情或距离等方面的原因，线上办公开会俨然也成为了一种新的工作方式，总结一句话就是：线下预约会议室，线上测试会议室；对接人是我们自己或者上级领导；
4、确定物料（Material）：会议的顺利召开离不开相关物料的支持，这里列举三项：必要的数据资料（电子、纸质、音视频等）、必要的茶歇饮品（仅限线下）、必要的会议流程（发言顺序、时间节点）；根据会议类型确定相应物料；
5、确定人员（People）：提前确认参会的人员以便于后期的沟通，避免引起不必要的误会，同时能够确保点对点的通知保证参会人员的按时到场，这里的确认不仅仅是通知到位还要做好以下四点：提前通知与会人员（目的、时间、地点、时长）、提前沟通重要发言人（发言基调、发言时长）、提前确认会议记录员、提前确认会议落地跟进人员；
6、提前准备会场（Place）：会议开始前1小时我们就需要将相应会议室准备到位，确保我们的会议可以按时召开，这个环节我们需要根据形势确定相应内容，线上：提前建立会议室，播放音乐（有必要时），线下：提前布置会场（根据人数多少、会议主题布置相应的桌椅；原则上紧凑比宽大好，更容易让参与者卸下防备）；
二、中期组织工作：
万事俱备只欠开会，接下来我们就进入到了实战环节，既然是实战环节我们就用实战型的语言最简洁的方式为大家分享如何组织：
1、开场环节；
表示欢迎：对大家的及时的到来表示欢迎；
接下来分别介绍以下内容：介绍自己身份（部门、姓名、会议主持人），本次会议背景、主题、目的、流程、时间，如有特别的嘉宾应另外单独介绍比如公司高管，其他相关责任人（比如谁负责记录、谁负责落地跟进）有必要时；
2、把控环节：
A、依次邀请发言人进行发言（控制好时间进度、内容完整性）；
B、复盘会议要点（复盘会议时用），a、回顾目标（总目标--周期总目标、周期总目标达成结果、总达成比；阶段目标（视情况复盘）--阶段目标、达成结果、达成比）；b、评估策略（关键策略分享（关键工作项）、策略完成效果）；c、反思过程（过程中的亮点--做了什么（具体事项）、做法是什么、带来的结果影响、形成可复制行为，过程中的不足--不足的做法是什么（具体事项）、带来的影响、改进做法）；d、下步计划（下一步的工作如何开展、时间周期、目标）；
C、感谢，对每位发言的人表示感谢，适当引导分享人员内容完整性；
D、邀请总结，邀请会议总负责人对会议内容进行点评总结（给出见解、方向）；
E、会议收尾，（再次感谢大家的参与、提醒负责落地的人员及时跟进落地，并实时公示结果达成情况、下次会议时间的确认及相关负责人的沟通）；
三、后期落地工作
1、与会议总负责人沟通本次会议效果，确认会议纪要；
2、向与会人员发送会议纪要；
3、与负责落地的人员进行沟通，下一步的跟进落地计划。
以上内容就是关于如何组织一场“步步为赢”的工作会议的相关内容，大家有什么好的建议方法欢迎评论与交流，期待您精彩的留言；如果还有想更多了解的内容也可以留言一起学习探讨，如果这篇文章对您有启发也希望您可以分享给有需要的朋友，我们一起通过“微变量”茁壮成长。
