我们这样的社群化学习平台，少不了要召开一些在线会议，就像我们吸引力法则90天线上学习的每周日晚上的班会、周五晚上的班委会，还有各小组即将举办的小组会。既然我们的学习少不了这些会议，今天的班会主题就围绕如何高效统筹一场会议，便于同学们接下来更好的学习，为这90天的学习之旅添砖加瓦。

当大家学会了这套会议统筹模式后，无论是线上的会议还是线下的会议，无论是在工作中统筹的会议，还是其他地方统筹的会议，举办的会议将更加高效，会议质量也会大幅提升。

接下来开始揭秘组织一场高效会议的武功秘籍，主要从会前、会中、会后三个方面来分享，希望对每一位教练和同学们有一定的启发和帮助。

一、会前

台上一分钟台下十年功。任何一场成功的演出和会议，背后都需要做好充足的准备。所有要想高效统筹一场会议，会前的准备及其重要，会前准备好了，就已经成功了80%。

会前的工作相对比较繁杂，主要分解为以下七个步骤：

（一）确定会议总统筹

一场会议最重要的角色就是会议统筹，负责整个会议的策划调度。一场会议是否成功，主要就看会议统筹。

会议总统筹的工作包括会议筹备群的建立，会议主题的确定，会议服务大臣的招募，会议流程的制定，会议分享嘉宾的邀请，会议服务大臣的定向和指导培训，各项工作时间截点的制定，并监督各会议服务大臣所分工的事件完成进度，并与分享嘉宾及时沟通，根据需要组织会前彩排。

一般设置为一位，也可以根据需要设置两位，甚至再安排副统筹职位。

（二）明确会议主题

这是非常重要的一步，首先必须明确即将召开的这场会议目的是什么，想要达成什么样的效果。这就需要我们要有一个明确的会议主题，然后所做的一切都围绕主题进行。

在确定班会主题时，可以和班主任、教练沟通，依循班级的总体学习进度，一起探讨交流。会议主题基本确定后，还需要结合确定会议举办的时间、地点、参会对象等。

（三）招募会议服务大臣

当确定了会议的主题、时间、地点、参会对象后，接下来就是招募会议服务大臣，可根据实际需要做好备份招募。

1、主持人：每场会议必不可少的服务大臣。主持人是整场会议的灵魂，掌控会议期间的整个流程，并起着会议各环节承上启下作用。主持人的声音蛮重要，特别是要有能量，能够调动会议的气氛。可以一位，也可以多位，建议男女搭配，效果更佳。

2、时间大臣：如果要想会议举办的更高效，各环节都在规定时间内完成，必须要有时间大臣。能够及时提醒分享嘉宾的发言时间，否则容易出现严重超时，影响整场会议的进行。

3、排麦大臣：为了保证整场会议更顺畅，需要设置排麦大臣。主要在会前排出各环节时间节点，并通知各会议服务大臣和分享嘉宾提前上线，提前掌控软件的使用，特别是如何上麦发言及发言后及时下麦，会议中及时跟踪到位情况等。

4、文字推送：是整场会议的屏幕霸主，负责将分享嘉宾的关键字、关键词或者重要句子及时输出在文字聊天区，可以根据需要设置多位。

5、录音大臣：一场会议往往都会有很多内容，也有很多实用的干货。几乎每场会议都很难保证全员参与，如果有录音，便于他们补听录音。同时也便于记录大臣做会议记录。建议设置两位以上，防止出现一些意外导致录音失败。

6、记录大臣：非常重要的会议角色。会议中有很多干货，如果有整理记录下来的话，会后便于参会人员及时回顾会议内容。

7、宣传大臣：是班会参与精进的核心所在。主要配合会议统筹完成分享嘉宾的招募，并完成一切有关的宣传工作，也可以安排几位协同分工。

8、会议DJ：非常有必要的角色，主要配合主持人播放一些背景音乐，烘托会议气氛的强力帮手，电脑上操作更方便。

（四）确定会议流程

确定了会议主题和服务大臣，接下来非常重要的就是确定会议流程。会议每一个环节应该做什么，如何更好的紧紧围绕主题。

提前在脑海中想象会议举办时的画面，跟着流程一步一步过一遍，便于及时查漏补缺，特别有一个好处，就是可以完善一些细节的地方，弥补一些考虑不足之处。

（五）确定会议分享嘉宾

当会议流程确定了，每个环节都需要分享嘉宾，具体由谁来分享也很重要。

常见的包括新学员代表分享、班委部门代表分享、老学员代表分享、教练代表分享、班主任分享、外援大咖分享等，提前沟通清楚分享时间、分享的内容、分享的时长，以及确保上麦发言的方法步骤。

除了特定的主题分享活动，大家都要围绕主题分享。一般情况下，学员代表主要是分享学习的喜悦、参与的收获、践行的经验和存在的困惑等内容，班委部门代表主要分享所在部门的工作总结和下一步规划等，教练代表主要分享带组带班的一些经验并嘉许做的好的地方，嘉宾代表主要是围绕主题做的一些分享。

分享嘉宾提前根据分享的主题和时长确定分享的内容，最好是在规定时间内完成分享，如果内容实在过多压缩不了，可以提前申请加时而非会议中临时占用时间。

（六）会议服务大臣定向

1、主持人

一开始非常重要的事情就是和总统筹确定会议的风格形式，仅仅围绕主题。

如果要做好主持人，起初最好精心准备一下主持稿。根据确定的会议流程提前演练，拉通整场会议各个环节，并注意一些细节，比如用词。

如果是多位共同主持，一定要提前分工，相互配合。

2、时间大臣

熟悉整个会议流程的安排，清晰每个环节所需的时间。提前准备好计时工具和提醒工具。

计时工具比较多，常见的计时工具可以用手机自带的秒表。

提醒工具也有很多，比较常见的是文字提醒，但是文字提醒很容易被分享嘉宾忽略。所以有时候采用一些声音提醒，当分享嘉宾倒计时30秒时用声音提醒一下，当分享时间到的时候再用另一个声音提醒。常见的就是用勺子或筷子敲酒杯，因为声音比较清脆，倒计时30秒敲三下，时间到快速敲五下。也可以根据需要准备一些清脆的铃声，需要多测试找出最合适的背景音。

需要注意的就是用于时间提醒的声音要控制好，既能提醒到分享嘉宾，又不会过度干扰分享嘉宾的分享，否则就起反作用影响会议质量了。时间大臣不需要一直在线，等你需要提醒的时候再上麦提示，提示完成后立刻下麦，否则会有回音，也会影响会议质量。

3、排麦大臣

在会议前根据会议流程和各环节时长，计算出各环节的具体时间节点，然后将该时间截点告知分享嘉宾，并提前确认分享嘉宾的分享时间和分享时长，如果内容偏多需要精简压缩分享内容，或者联系会议统筹调整分享时长。

如果要会议更加精进，可以根据实际需求提前搜集分享嘉宾的发言稿，便于主持人和文字推送提前做主持稿和文字推送的内容。

4、文字推送

可以提前根据搜集的分享稿提取关键字、关键词、重要语句，准备记录好，会议中在跟随嘉宾分享的进度适时输出来。

还有一个任务就是，配合主持人的报幕，及时提醒分享嘉宾做好发言准备，比如在线已准备好回复一个数字8，这样就能适时提醒主持人下一位分享嘉宾已准备好。

5、录音大臣

具体需要看我们在什么平台举办的会议。如果是YY语言举办，则电脑端自带录音功能，操作也比较简单，会议开始时启动录音，会议结束后完成录音，并重命名录音，然后再分享出来。如果不方便电脑端操作，就需要另外准备一台录音设备，会议结束后再及时导出分享出来。

6、记录大臣

非常锻炼速记能力，能够跟随分享嘉宾的分享及时总结概括重点内容。会后再根据录音内容整理一下文字和架构、布局等。

如果分享嘉宾有提供分享稿，相对来说要简单很多，但是不需要每个字都记录下来，只记重点就可以了。

7、宣传大臣

除了前面提到的协助会议统筹招募分享嘉宾外，更重要的就是等会议流程和分享嘉宾确定后，开始制作会议通知、宣传海报、视频或者H5等，并定时发布出来，使得更多的同学参与进来，并为正式会议营造气氛。

8、会议DJ

在会前需要和会议统筹、主持人对接，找到适合主题的开场音乐、首尾音乐，如果可以，还能准备主持人登场音乐，配合主持人的鲜花和掌声音乐，以及分享嘉宾出场音乐，甚至中途配合主持人或分享嘉宾的分享内容背景音。

（七）会议彩排

每一位服务大臣都按照会议统筹规划的时间节点分工合作，为了提高会议的质量，会议前彩排非常重要，能够及时检验会议准备的情况，也可以及时发现要提升的地方，特别是一些细节。

可以根据需要多次彩排，每次都会更加精进。会议彩排后，可以让参与的人员总结一下，嘉许做得好的地方和需要提升的地方，基本都有很多新发现，然后及时完善。

相信完成了会前的这些准备工作，会议期间就如鱼得水了。

二、会中

接下来就是会议的正式召开了，所有的服务大臣至少提前10分钟进场，测试自己的网络和设备情况，如有特殊情况及时解决，如果解决不了马上其他人员补位。

首先是会议DJ的会前音乐，便于进房间的人知道声音是正常的。排麦大臣联系分享嘉宾提前上线，提醒分享嘉宾分享时间和分享时长。

时间到的时候，会议DJ切换主持人出场音乐，然后主持人登场正式开启会议。主持人在主持中需要注意语调，有亲和力，忌报幕员式的主持。主持过程中集中精力，仔细听分享嘉宾的分享内容，并抓取分享重点，高度概括分享的内容。过渡自然，根据整场会议的进度适时调控时间，如果时间紧就一两句，如果时间充足可以稍微多一些串词。并灵活处理会议中遇到的一些特殊情况，常见的有分享嘉宾不能及时上麦分享，分享嘉宾信号不好，或者分享嘉宾中途掉线，还有分享嘉宾超时的提醒，统筹或排麦大臣会议间临时调整会议流程等。如果有多位主持，当发现其他主持掉线或者网络原因，必须及时补位。

会议正常进行中，如果排麦大臣发现有的分享嘉宾联系不上，或者出现特殊情况，排麦大臣需要及时告知主持人，主持人临时调整发言顺序，避免尴尬的无人分享局面。

会议结束后，会议DJ播放收尾音乐，正式会议到此结束。

三、会后

会议结束后，录音大臣及时将会议录音分享出来，记录大臣根据会议中的记录、以及嘉宾分享稿和录音整理出来会议记录，然后分享出来。

除了这个，还有一个非常重要的环节，那就是参会的所有服务大臣需要继续留下召开一个会后会，及时总结本次会议的举办。嘉许做得好的地方，指出下次需要提升的地方，使到下一次的会议更加卓越。

这些都是非常宝贵的经验，建议用文字记录下来，便于交接分享给下次会议的筹备人员。

以上就是组织一场高效会议武功秘籍的会前、会中、会后的分享，上面分享的这些都只是简单的资讯，如果你只是简单听了一遍也学不会，你能学会的唯一途径就是参与进来！知道和做到之间还缺一个，那就是行动。只有当你去体验了，落地实践后，才能真正掌握，才能转化为自己的智慧。

要成事，由我做起！