写在前面
中午吃饭的时候，听到有人吐槽会议效率的问题，我就隐隐约约想起当年在会议室里混天黑地的痛苦往事。如果说我能理解女同胞，每个月总有那么几天情绪不好的感觉，那一定是当年月度例会的功劳。那是会议留给我的痛。
我心中的痛
在我的第一份工作里，我从一个普通的程序员逐步成长为一个团队负责人，并带着团队取得了不错的成绩。在担任团队负责人的日子里，我需要每个月作为团队的代表，参加大部门的月度例会，可不曾想这个月度例会会成为我心中永远的痛。
我们的月度例会一般分为上、下两个半场，上半场主要由部门的项目负责人介绍项目进展情况、存在问题和后续计划，下半场则由各个资源团队的负责人介绍部门本月的资源工作开展情况、存在问题和后续计划；会议的最后，一般会由主管部门的公司领导进行讲评。考虑到大部门由5个资源团队组成，人数在60人左右，同时开展的项目又在10个左右，所以这样的月度例会的起步时间大概需要2~3个小时。我刚开始参加这个会议的时候，大概的用时也在2~3小时之间，但随着时间的推移，这个会议开始慢慢变得低效，在我离开团队之前，常常从下午1点钟开始，即便中间不停下吃晚饭，还要进行到晚上9点以后。
由于我自己组织会议的时候，都会十分注意控制会议的时间长度，所以每月参加大部门的月度例会成为我每月最煎熬的一段时间。每月从收到会议邀请开始，到会议结束后2~3天，我都会迎来一次情绪的低潮。
造成大部门会议低效的原因，我觉得大致有以下这些：
1、根本原因在于会议的组织者没有意识到提升会议效率的重要性，也并不了解提升会议效率的手段；甚至有领导在点评的过程之中，一连讲了20多个问题，一个人讲了2个多小时，记到最后的时候，我已经忘记他开头在讲什么了；
2、会议的参与者（项目和资源部门负责人）并不能够简明扼要的阐述工作的信息，在工作汇报的时候，往往就一些细节问题进行展开论述，甚至在会上引起深入讨论，同时会议组织者并没有对这样的情况进行足够有效的控制，导致会议时间不断的延长；
3、会议的目标不明确，如果会议仅仅在于沟通信息，那各个与会者按照顺序发言即可，复杂的问题后续另行讨论；如果会议希望就复杂问题进行讨论，应该在会前就问题以及可能的解决方案进行收集，甚至进行会前的沟通，确保会上能够形成决议。
如果让我来组织会议，我大概率会这样做：
1、明确会议的目标，确定是要做信息的交流，还是要进行问题的讨论和决策；对于问题的讨论和决策需要在会前进行提取的沟通和准备，以确保会上能够达成共识；
2、制定会议的流程，明确各个环节的时间和负责人，并将会议计划提前下发，与各个环节的负责人进行明确的沟通；
3、在会议执行的过程之中，严格控制会议的进程，对超时的情况进行提醒，对短时间无法明确的事项，另行安排时间；如果时间已经用尽，但会议的议程并未完成，也要结束会议，再做安排。
写在最后
时间对于每个人而言都是最宝贵的，想要占用别人的时间，就需要付出代价。
第42篇（42/1000），2018年4月23日，于北京。
