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一.何为制作商务文本的能力？

1.把自己想表达的东西总结成书面形式，需要经历五个步骤。

第一，写成文字信息。

第二，制作图表。

第三，把文字信息和图表组合成幻灯片的样式。

第四，把多张幻灯片组合成资料包，构成一个完整的故事。

第五，要制作简洁易懂的商务文本，需要拥有删除三种内容的勇气。

1.不必要的信息。

2.不必要的文字。

3.不必要的属性信息。

第六，牢记让对方思考就是我们的失败，制作出一看就懂的商务文本。

二.文字信息应该简洁易懂。

1.文字信息是指我们在幻灯片上罗列的最想传达给对方的内容，长度大概为三行。

2.文字信息主要包括三种内容，说明，事实，启发。

3.排列文字信息的地方有两处，开头句和总结句。

4.有内容的文字信息应具备四个要素。

第一，目的性。是否符合目的及论点？

第二，崭新性，是否给对方带来新的发现？

第三，明确性，是否清楚说明了具体意思？

第四，方向性，是否告知了对方行动方向？

5.书写文字信息时的三个注意事项。

第一，简洁表述。

第二，统一词汇。

第三，照顾对方的情绪。

6.简洁表述，即凝缩文字信息有四种手段。

第一，把结论放在前面，先写结论后写理由。

第二，删除多余的语句，删除不影响沟通的语句。

第三，避免词汇重复，同一词汇反复出现时，应进行概括总结。

第四，使用概括性词汇，长句短说，用成语，熟语等进行概括。

三.把文字信息制成图表。

1.我们应当用简单易懂的图表，尽可能多的表达我们想说的内容。

2.可以把图表分为内容与排版两个概念。

第一，内容:插图，统计图，文本三种。

第二，排版:关联图，流程图，树状图表格4种。

3.要把图表制作的简单易懂，还需从三个方面着手修饰。

第一，尽量使用图形。

第二，设计合适的标题。

第三，在重点部分加以标识。

4.明确自己所要传达的信息，在此基础上选择符合事实根据的图表内容和符合逻辑的图表排版，然后组装制成图表。

四.配置幻灯片。

1.制作幻灯片时需注意如下两点。

第一，幻灯片的上方必须添加文字信息。

第二，文字信息和图表应相呼应。

2.灵活使用如下三个技巧，可以有效提高幻灯片的完成度。

第一，按照人类的阅读习惯，从左上方至右下方排列图表。

第二，最大程度的利用纸张。

第三，尽可能对齐行和列，整齐排列图表。

五.完成资料包。

1.资料包中必须包含启发。

2.根据对方的逻辑和使用场合来制作资料包。

第一，自上而下中纵观全体型，适合参会者理解程度较高，只需短时间重点介绍结论的会议。

第二，自上而下连锁把握型，适合短时间内强调必要部分的会议。

第三，自下而上，纵观全体型，适合花时间慢慢解释来获得对方认同的会议。

第四，自下而上，连锁把握型，适合参会者理解能力较低，需要细细讲解的会议。

3.分别采用三个切入点。

第一，操作视点。能够清楚了解具体工作的进展情况。

第二，项目试点，具有全局观。

第三，论点试点，能够明确地传达信息。

六.整合资料群。

1.为了实现会议目的，而把所有必要的资料包整合在一起，这就是资料群。

2.资料群有八个资料包构成。

第一，摘要，高度凝缩的提案内容。

第二，前提，会议的背景及目的。

第三，全景，论点及验证任务的整体情况。

第四，内容，关于本次会议议题的说明，事实以及启发。

第五，论点清单，尤其需要强调的讨论事项。

第六，问答卡，用于引导参会者参与讨论的答题用纸。

第七，日程安排，日程表以及下次会议之前所需开开展的行动项目。

第八，参考数据虽然不符合故事线，但是有可能会用到的幻灯片。