你是否在职场中经常会遇到这种情况:当领导让你做工作汇报的时候,你总是脑子一片空白,一表达就语无伦次?如何做出清晰的工作汇报?做到以下四点,从此不用担心做汇报。
01明确汇报目的
做好工作汇报的第一个核心原则是明确目的。每一次重要沟通或重要演讲之前,都要明确自己的目的,在讲话的时候才能做到有的放矢,不容易跑题,可以节省对方的时间。概括目的不要写太多字,简简单单一句话就够了,比如我的目的是:让老板满意过去一个月的表现;或者让老板批准我的方案;再或者是跟领导争取一千万的预算等等,可以根据自己的实际情况把目的写下来,最好是白纸黑字的写下来。
02知己知彼
在准备工作汇报的时候,了解领导的风格非常重要,就可以做到知己知彼,常见的有四种领导风格,第一种:豪爽大气型。这样的领导不拘小节,最喜欢结果,需要给他讲结果,讲未来的畅想。第二种:严谨挑剔型。这种领导非常的细致,非常的挑剔,如果你讲的内容很空洞,没有数据支撑都不行,PPT上一个标点符号错了都不行。遇到这种领导,就需要全面而细致的做好每一个细节上的准备。第三种:包容授权行。遇到这种领导,你就会很舒服,他会以你的意见为中心,放心大胆的讲清楚观点,还有提出方案就可以了。第四种:顽固不化型。这样的领导往往听不进别人的意见,而且不能跟他提反对意见,要顺着他走,顺毛缕,多让他自己提意见,多去赞美。
03结论现行
第三个原则是:结论先行。做工作汇报时结论先讲清楚,讲完结论之后,后面再讲原因,这就是结论先行,学会结论先行,领导再也不会骂你永远讲不到重点了。
04汇报的逻辑清晰
第四个核心原则是逻辑清晰。
汇报之前一定要把整个汇报的逻辑梳理出来,否则讲起来会乱七八糟,领导听起来云里雾里。如何做到逻辑清晰,这里给出三种逻辑结构:
工作汇报结构1:关键词结构开头:讲关键词中间:展开关键词结尾:总结和升华用法举例:过去一个月我完成了很多突破,用三个关键词来概括,分别是:效率突破、业绩突破,还有成本突破。中间部分,就可以把这三个关键词依次展开;结尾再做一个总结和升华,在升华的部分,也可以让领导来多提建议。
工作汇报结构2:SPOP结构S situation具体情况P problem 问题O option 选择P proposal 建议方案用法举例:去年疫情期间,公司连续两个月入不敷出,如果再这样下去的话,公司就会出现资金流断裂的问题,针对这个问题有三种解决方案,第一:提高产品的价格;第二:辞退部分绩效差的员工,第三开辟在线教学。我个人会选择第三种方案,原因是,针对第一种方案在疫情情况下,如果我们提高产品价格的话,可能会引起老客户的不满,有可能会促使老客户转向我们的竞争对手,我们的处境会雪上加霜;第二种方案:辞退部分绩效差的员工,将面临支付一大笔经济补偿金,在目前公司现金流短缺的情况下,支付这一笔现金会有很大的困难,第三种方案:开通线上服务是目前的一个形势,我们的竞争对手已经纷纷布局线上市场,如果我们此刻不进入,从长远看将会面临非常被动的局面,从近期看,开辟线上课程也是增加现金流的一个渠道,无论是从长期还是短期考虑,开通线上培训都是最佳的选择,最后再询问领导的意见。
工作汇报结构3:结因事结。结论先行背后原因具体事实重述结论用法举例:建议辞退采购部张建锋经理。因为他严重违背了公司价值观,首先经过调查,他收受了供应商一万元好处费,我这里都有证据;其次,张经理在没有请假的情况下,每天都是迟到早退,我这里有他的考勤记录证据;最后张经理任人为亲,把自己没有能力的亲戚招入公司,严重降低其他同事的工作效率,所以强烈建议立刻将他辞退,请领导批准,这就是结因事结汇报结构。
兼顾四点,汇报更精彩
最后再补充四个注意事项,第一个:表达精炼:很多人工作汇报的时候废话特别多,如果你的工作汇报特别重要一定要列好提纲或者逐字稿,写完之后反复改反复练。第二个:数据支持。工作汇报,可以多讲数据,会让汇报更有信服力,也让领导认为你是用心准备了。第三个:视觉辅助。做汇报的时候可以使用PPT做辅助,除了PPT之外,也可以使用白板作为视觉辅助,在白板上面写字或者画图也会给你的汇报加分不少。最后一个:淡定从容。演讲一定包括内容和呈现两部分,前面讲的都是内容部分,而呈现的最低要求就是淡定从容。
工作汇报是职场人永远也绕不开的话题,如果汇报能坚持四个原则+四方法,相信下次你的汇报一定会让领导刮目相看!