七种调料让你的公文更“有味”(上篇)

“你这篇稿子该写的内容都写到了,就是总感觉哪里还差点味道。”

看完我刚刚写完的材料,领导把身子向椅背靠了靠,手里点起了一支烟,眼睛穿过烟雾仍然盯在材料上,似乎想从材料里再挖出点什么。

“这样吧”,领导猛地抬头看了看对面墙上的时钟,时钟显示已经是凌晨两点,“明天上午的全市务虚会非常重要,这份汇报的好坏很大程度上决定了我们的工作在市领导心中的印象,一定要精益求精。现在还有6个小时,你再认真改一改,一定要突出重点,把我们所做的工作讲出成效、讲出特色。”

相信不少人也曾和我一样,双眼无神地听着领导的要求,睡意昏沉地回到办公室,看着电脑上的时间一秒一秒地过去,盯着屏幕上发白的文档,怎么都琢磨不明白,到底缺了什么“味道”?怎么才能把这股“味道”写出来?

正巧这几天看到一本《写作脑科学》,颇有收获,忍不住拿出来和大家分享交流,以后遇到类似的情况,可以早点打卡下班。

书籍封面.jpg

先说结论,要让材料更有“味道”,就要用好以下七种调料:

01:加辣椒。

我们江西人喜欢吃辣椒,因为辣椒可以除湿,摆脱湿气给身体带来的黏稠迟滞的感觉。

公文也是一样,不知道大家怎么样,我个人最讨厌看的就是那种官样文字一大堆,看了半天还在云里雾里的公文,脑子在这样的公文里像被胶水黏住,一步都不想往前迈。

这种公文最大的问题就是没有突出这篇公文力图解决的问题。在这种情况下,就要往公文里加上几颗带着问题的小米辣,用辣椒带来“痛感”给材料提气。

为什么问题能给材料提气?不知道大家有没有看过一部电影——《生死时速》,电影从一开始就设置了一个定时炸点,整部电影就围绕拆弹这个问题来推进,定时炸弹就是这部电影要解决的问题,它就像一个小鞭子时时在催促故事进展,观众也为此屏息凝神,整部电影全程无尿点。

从脑科学原理来说:

大脑是极度响应危险的。我们的大脑有一个 HPA 轴(the hypothalamic-pituitary-adrenal axis,下丘脑-垂体-肾上腺轴),专门用来处理紧急的情况,有 fight or flight(战斗或逃跑)的反应。这是人脑中一个极其重要、极其核心、极其原始、极其自动的反应。
同时,由于人的大脑里充满了镜像神经元,所以不仅仅是在自己遇见危险的时候,“战斗或逃跑”这个响应回路会被激活,在别人遇见危险的时候,我们也会精神非常专注和紧张。
因此,文章的开头描写一个“危险”的能激活肾上腺素的场景,就能够非常有效地吸引住观众的注意。当然,所谓的危险,不一定非得是肉体上的。情感或者生理上的危险也是可以的。比如在一开始描写“你要去参加一个重要的面试,路上却遇到了意外”或者“你去找一个暗恋很久的人表白,却不敢推门而入”。

我们写材料也是一样,如果能在开头设置一个定时炸弹,就能全程紧紧抓住读者的心,一下子全身心投入到你的文字里去。

举个例子吧,如果你写的是一个调研报告,那么开头不要平铺直叙地说什么调研目的,调研过程,最重要的是要写清楚为什么要调研,调研针对的是什么重点问题,如果不解决这个重点问题会有什么严重后果,把这些“辣味”加进去,读者的痛感“一下子就把注意力集中起来了,对你后面写的内容产生足够的兴趣。

说得再具体一点,假如你要说服领导实施一个单位经费开源节流的方案,在文章的开头,如果你说单位已经入不敷出,再不开源节流年底将发不出职工工资,领导的注意力是不是“蹭”的一下就上来了?接下来,你再说通过调研制定了开源节流方案,如果顺利实施,预计年底不仅不会出现亏欠,单位还有盈余,那领导就会迫不及待的往后看了。

02.加白糖

我们写材料的目的往往就是为了说服对方、说服读者。但大脑的特性是慵懒,纯纯地摆事实讲道理效果其实很差的,因为对方的大脑一开始并没有对你有足够的信任。大家想想唐僧,絮絮叨叨大半天,不仅没有说服对方,甚至让对方产生了想打他的冲动。

这个时候就要善于给对方的大脑发点”糖——通过引用一些典故和大家普遍认可的案例和名言,来提高你材料的可信度。

其实,我们中国的先贤自古以来就是这么做的,比如诸葛亮在《出师表》里是这样劝谏刘禅的:

亲贤臣,远小人,此先汉所以兴隆也;亲小人,远贤臣,此后汉所以倾颓也。先帝在时,每与臣论此事,未尝不叹息痛恨于桓、灵也。

这是用汉桓帝、汉灵帝的例子来提高说服力。

我们再来看看贾诩是怎么说服曹操不要换太子的:

太祖又尝屏除左右问诩,诩嘿然不对。
太祖曰:“与卿言而不答,何也?”
诩曰:“属适有所思,故不即对耳。”
太祖曰:“何思?”
诩曰:“思袁本初、刘景升父子也。”太祖大笑,於是太子遂定。

翻译过来就是:

曹操私下里,找了个机会,一边喝茶一边装作无意问贾诩:贾诩啊,你觉得我该立谁为太子呢?

贾诩不言,喝了一口茶。

曹操接着问:你为什么不回答我的问题?

贾诩淡淡一句:刚才忽然想到袁绍和刘表。

曹操心中一惊!但还是维持着表面的镇定,哈哈大笑不再追问。

你看,贾诩什么道理都没说,用一个案例就把敏感问题说清楚了,并说服了曹操。

所以,要想加强我们公文的说服力,就可以考虑适当加入典故、案例、名言,用这些甜点“给喜欢偷懒的大脑放个假,顺滑地迈入信任的门槛。

但这里也要注意一点,糖放多了容易腻,典故用多了也会有“掉书袋”的嫌疑,所以要酌情使用,一篇短文一两个即可。

另外还有一个小技巧,毕竟古代的案例离我们生活太远,有时候适用性不强,这个时候可以看看上级领导特别是总书记的相关论述,引用到材料里来,也能起到很好的效果。

03:加盐巴。

我们看有些材料,立意和道理都很好,但是一看到具体语句就非常累,为什么?因为语句太长,或者有很多看不明白的术语,这时我们爱偷懒的大脑立刻发出罢工信号。这就像一盘色香俱全的菜,一筷子下去发现没有盐味,那在嘴里就味同嚼蜡,吃不了两口就会吐出来。

相同的道理,无论是高考作文还是公务员申论,最首要还不是文笔,而是书法。你想一下,一个老师一天要批改上百份答卷,看见一团糨糊、歪七扭八的作文,会有看下去的心情吗?

在打印机为我们规避掉字迹整洁的问题后,想让材料让人读起来清新爽口,要注重以下几个法则:

能用简单的词,就不用复杂的词。这个好理解,总之,能用狡猾不用狯猾,能用妖魔鬼怪不要用魑魅魍魉,特别是一些行业内的专业名字,如果材料是写给上级领导,慎用,千万不要以为这样可以显得你专业,这样之后让领导觉得自己业余。

能用具体的词,就不用抽象的词。比如:水珠、花苞、眼泪、果子这些是具体的词,而精神、文化、规则就偏抽象,用多了人会打瞌睡。

每一句话只有一个中心思想,每一段落只有一个主题。也就是金字塔原理,一句话一个段落就讲一层意思,不要夹杂不清。很多公文其实大家就是看个段落标题,如果你段落标题和后面的文字不搭,大家就会怒气值上升。如果文章完全没有标题,大家就会毫不犹豫把材料丢到一边。

当意思出现转折或变化时,一定要有关联词。如果你转折而没有关联词,大家会怀疑你表达的是不是这个意思,纠结自己理解得对不对,大脑又要加班了,想罢工。

段落要清晰,排版要注意行距。恐惧密集症知道吧,文字太密集了一样会让人产生恐惧感,行距就是给大脑呼吸的空气。

长短句错落。刚才也说了,我们即使在默读的时候大脑也在朗读。如果我们写的句子太长,读者就会疲劳,如果我们一直写短句,读者的思路也不够连贯而碎片化,所以要长短句搭配,形成一种类似音乐的节奏——有前奏、主歌和副歌的变化。

好吧,今天就写到这里,我们也把控一下节奏,现交流这三种调味料,下集更新余下四种,欢迎催更。😉

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