你或许看过有一个关于水、沙子和石子装进杯子的故事。

如何能在一个杯子的有限空间里装最多的东西。大家的基本共识是：先把石子装进杯子，然后倒入沙子，填满石子的空隙，再加入水，融进沙子间的细小空隙。

这个故事运用到时间管理领域，意味着一天的24小时就像杯子，容量有限，可实际上能装很多东西。石子代表着确定的、需要纳入日程的重要事项，沙子意味不确定的而需要分配时间完成的事项，水代表者可以碎片化时间完成的事。

有人说，我有个清单系统就能做好时间管理了。按照GTD理论，我们通过建立收集箱的方法，将很多固定的、待办的、未来也许的等许多事项都纳入了清单系统。可执行起来就会发现，随着清单越来越多，真正完成的任务却越来越少。

在清单系统中，虽然可以对事项按重要程度排序，但却很难对事项按时间顺序和持续时间长短进行区分。不断提醒的清单任务也会给人较大的心理负担，也不能更好让人从繁杂中理清思路。

所以，我们就需要对石子——确定的排程事项运用日程管理。

如何应对封闭时间和非封闭时间的日程事项？

                                       

纳入日程管理的事项，一般是提前计划安排的，将确定的事、人、地点和持续多长时间等内容纳入日历系统。总体而言，这些事可分为封闭时间事项和非封闭时间事项。

——属于封闭时间的事项，需按时完成。封闭时间是相对开放灵活的时间而言，主要包含两层含义：时间相对固定和事项的必然性。

比如，你需要参加每周的碰头会，时间固定为每周一上午举行并且周期循环；这个碰头会不管你参加与否，都会正常按时召开。对于这种封闭时间的事项，我们所能做的就是准时完成，不要拖延。

——属于非封闭时间的事项，要专注执行、尽早安排。虽然可以调整时间和预期，但不可轻易废弃。这种非封闭时间的事项多与我们自身的价值观、习惯养成有关，往往牵扯我们的事业发展、家庭关系、社交维护、学习成长、个人健康等，多属于时间管理“四象限”中第二象限的重要而不紧急事务，需要某日完成但不限定具体时间。

比如每天给父母打电话，每天坚持跑步健身等。 这些事需要提前计划、专注执行，但也往往会被突发事件打乱，就需要在当天的合适时机尽早安排。或者可以根据突发情况，对步骤和节奏进行调整，但一般不要轻易废弃。

比如你已经养成每天晚上跑步的习惯，恰巧今天晚上安排了与朋友聚会，那就把跑步的时间提前到早晨或下午，为晚上空出时间。

如果你准备利用明天一上午时间完成一份报告，突然有人约你明天上午见面约会，将与报告完成的日程有冲突，你可以和对方协商把约会时间调到中午以后。

如何让高效的日程管理为你附能助力？

1、重要事项任务化。

没有计划的人生是不值得过的人生。日历事项一般会与我们规划的年、月、周重要事项紧密相关。我们在进行个人工作和生活计划时，要将具体事项依据出差、会议、社交、学习、运动等不同类型添加到日程表，再对事项进行项目化分解，转化为一个个具体的任务，分配具体的时间。

比如确定下周出差，可分别在往返交通、酒店住宿、会见对象、准备资料等环节明确具体的时间节点，把出差项目变成一个系列可执行的任务。

2、建立可视化视图。

日程管理的目的之一就是从更高层面检视计划和利用时间。这需要我们将每小时、每日、每周、每月甚至每年的时间进行全方位规划设计，及时创建日程事项，并形成及时修正和检视的习惯。通过对日程表的日、周、月、年的视图总览，可以对总体时间规划一目了然，容易明确自己的时间分配，避免发生冲突。

3、设立日程缓冲带。

对列入日程表的事项，相邻事项之间一定要设置缓冲时间，不能一项接一项马不停蹄、不让人喘息。一方面人的精力有限，不可能满负荷运转，另一方面往往会有大量的突发事件，干扰完成日程事项完成，会造成我们的拖延。

所以，在我们可以控制的非封闭日程事项之间，要留出思考总结时间和间隔休息时间，为任务切换和应对突发事件做好准备。

4、实现日历系统共享。

我们每个都身兼数职、扮演不同的角色，规划维护好工作、生活、个人的平衡，需要用到不同的日程。这就需要建立多套日历系统，可以共享给他人。

尤其作为管理者，需要聚焦重要核心工作，经常需要工作授权和委托。可以授权的事务一般有以下几种：别人完成效率更高、成本更低；可以委托他人代理的非核心业务；出于培训锻炼目的需让下属完成。

良好的日程管理系统能够帮助你实现任务分配，及时协调发挥内部资源，促进团队分工合作、共同成长。

共享日历还会提醒别人，你正在专注做某事，不要来打扰，为你完成既定安排的工作创造专注而避免打扰的时间。

5、设立截止日期。

日程事项一般都带有完成的强制性和时间的约束性。我们制定计划时，要有明确的时间截止意识，没有截止日就不能保证及时完成。设立截止日期，可以有效避免拖延，养成提前完成事情的习惯，并留给自己更多的休息、思考和总结的空间。

将共享日历与明确截止日期结合起来，还可以让小伙伴来监督你，让自己为了面子而不得不按时完成。

玩转日程管理的"三剑客"

从古老原始的结绳刻木，到历史悠久、制作精美的台历挂历，再到信息时代PC端、移动端形形色色的日历软件，日程管理的工具很多。

但最理想的日程管理系统，需要具备操作简单、云端存储、多端共享、视图预览等特点。经过我自身的实际运用，在此主要介绍手机中常用的三种日历软件——Calendars 5、朝夕日历和苹果手机自带日历。

1、Calendars 5

Calendars 5出自大名鼎鼎的Readdle，以周全的考虑和出色的设计在APP日历软件红海中杀出一条血路。

Calendars 5具有月、周和日视图，方便对日历事项的一览无余。

                                       

Calendars 5摒弃了大部分日历应用（包括原生日历）令人讨厌的时间拨盘，采取了直观好用的时间选择工具。一般情况下，只要按点几下就能搞定。

                                       

Calendars 5支持与本地日历和 谷歌日历的同步存储，在 Calendars 进行的任何操作都会与原生日历/谷歌日历实时同步。

                                       

根据事项性质，可分类为工作、生活等日历，并将相关日历共享给同事、家人，了解共同参与的事项。 Calendars 5可以与奇妙清单、OminiFocus等清单软件对接，也集成了对 IOS 原生的提醒事项的管理。

                                       

Calendars 5添加日历事项还可以增加位置、周期和联系人等相关信息，方便更快捷处理事务。

                                       

2、朝夕日历

朝夕日历分别有微信公众号和APP，是国内开发团队“朝夕光年”开发的，取义为时间与空间的结合、文艺和技术的交融。

朝夕日历更基于国人的思维习惯，功能更为强大、互动和人性化。 除了与Calendars5近似功能外，主要特点有：

一是语音创建日程。 可支持使用语音创建日程，如同微信语音聊天一样简单，符合用户习惯。例如，打开“朝夕日历”公众号，语音输入“下午三点钟开会”。后台会对语音进行智能分析，然后创建一个时间为下午三点，主题为“开会”的日程，并可进行活动地点、详情、提醒时间、结束时间等设定。

                                       

二是日程视图便捷。视图分为日程视图、月视图、周视图和日视图，并可对相关事项完成情况进行标记，实现部分的TO-DO list功能。

                                       

三是方便添加联系人。充分利用微信的社交优势，可以方便地将日程分享给好友。可以在自动生成邀请卡，将邀请卡转发给好友，好友扫描二维码即可加入日程，也可以进入日程详情页面直接分享链接。

                                       

四是日程可以社群互动。朝夕日历的微信版设置了早起打卡和读书打卡的功能，并在日历事项设立了留言讨论区。在留言讨论区，所有参与人都可以进行交流讨论，适合会议、出游等集体活动。

                                       

3、苹果日历。 实际上，如果你实在不愿意下载软件、重新学习，苹果手机自身带的日历也能满足我们日历管理的需求。

                                       

做时间管理，需要给时光以生命，而不是给生命以时光。

日程管理最能体会时光的流逝。在时间之杯中，我们以日程管理要事，把握住关键的20%，就能创造出80%的成就。