先问一下各位,“当问题出现了,接下来你会怎么做呢?一般会有这样几种回答:
(积极主动)“不怕有问题,只怕问题没发现”、“先看重要性,重要的就放入日程,用一天效率最高的时间解决它”、“及时解决呗,避免它变成更大的问题”、“去争取足够的资源,解决问题”。
(消极被动)“看一下形势,让别人去解决”、“我们公司的重要问题,领导都会出面,按照领导的意见办就行”、“要钱没钱,时间又紧,没法弄!”
无论是工作还是生活,我们每天都在解决问题的过程中度过。以至于我们都知道,为了解决问题需要经过以下几个基本步骤:找出问题、尽量将问题结构化、寻找可能的解决方案、实施和反馈。可是,你会发现有些问题,就像是事前就故意少了几块的拼图,用尽解决问题的方法,也找不到缺失的那几块。
为什么会这样呢?因为人类大脑的生物性特点以及受长期进化的结果,使得我们习惯用潜意识去解决问题,形成了固有的思维方式,屏蔽了有关要素之间存在的联系和碰撞。这些错误的思维方式妨碍了问题的解决。
比如:“要及时解决问题”的传统观念会导致我们在问题出现后,没有把80%的精力和时间放在探究问题本身上,而是把资源集中在解决方案上,攻克“表征问题”。结果就是:要么出现一堆方法,但结果差强人意;要么没法拿出解决方案,草草了事。我身边就有这样的例子。
前同事丁丁上个月跳槽到无锡一家知名科技公司,做质量部经理。一上任,丁丁就对部门业绩、人员情况进行了沟通摸底。然后她总结了最需要解决的部门问题,期望尽快得到解决方案,为自己的下一步工作奠定基础。可是,几个方案在实施前都被她自己否决了,总感觉缺了点什么。于是她电话了我,期望给她一些新思路。我当然非常愿意,因为最近阅读了《创新力+(创造性解决问题的12种思维工具)》这本书,作者伊恩·阿特金森是信息咨询公司钠元素的创始人之一,拥有多年知名形象的广告、营销经验。书中介绍的创造性思维工具,可以帮到丁丁。
我们约在咖啡馆见面,轻松愉快的氛围会有利于丁丁敞开心扉,深入思考。简短的寒暄后,我们的谈话进入了正题。原来丁丁迫切要解决的问题是:如何有效的激励刚毕业的一群大学生?他们刚入公司,经验不足但需求多样,说得多了就要辞职,怎么管呢?
丁丁愁眉苦脸的说:头哥,你管理有经验,还在拆书,帮忙捋捋“如何激励”的法子吧!
我说:不急啊,咱们先把问题放一放。我来问你几个问题,请思考后回答。
下面是主要的对话记录:
丁丁:我们部门现在有十四个刚毕业大学生,加一个主管。
我:为什么“如何有效的激励刚毕业的一群大学生”是个迫切要解决的问题?
丁丁:因为我们部门是公司最为得意的门面,配备了最好的检测设备,配备了校招的优秀大学生。但是前几天,两个人去抽样检测,把现场弄的非常糟糕,正好被老板看到了,老板火气很大。同时平时日常检查中,我也发现他们的工作状态和精神面貌不尽人意,比如中午吃饭后直接趴在仪器旁睡觉。
我: 解决这个问题能获得什么好处呢?
丁丁:第一,重塑质量部积极正面的形象。第二,业务需要,国内外客户或者潜在投资者会经常来我部参观。第三,业绩需要,这是我的业绩之一。
我:那么怎样才能尽可能多的获得这些好处呢?
丁丁:第一,先从我的上司还有这些大学生那里,了解造成这种情况的根本原因是什么。第二,去了解他们在工作中最希望获得的东西是什么。第三,给每个人更多的关注。第四,让他们知道团队目标和面临的压力,提出末尾淘汰原则。第五,每天个人分工可视化,数字化。暂时就想到这些。
我:方案不错啊,但是刚刚的问题是:那么怎样才能尽可能的获得这些好处呢?不是问你初始问题的解决方案。请跳出自己的思维框架,回答问题。
(丁丁沉思了一会)
丁丁:1、解决当下QC技能不足,责任心不足的问题,为车间提供准确及时的检测服务;2、把实验室现场按照6S标准进行布置;3、为实验室设计可视化标识,如安全标识,检测流程标识,企业成长照片等。你是不是想引导我意识到这个问题其实不是当下最重要的问题吗?
我:现在可以做个比较,你的初始问题(如何激励大学生)只是你要解决的问题(重塑部门形象和业绩要求)中的一部分。如果按照上述方案去实施就能达到目标,那么初始问题就可以暂时放一放。如果还是很重要,那么咱们继续聊啊。
丁丁:不是那么重要了,谢谢头哥。我知道该怎么去做了。
在这个过程中,我们通过提问澄清,问题变得清晰了。因为想的更宽泛了,有了更多的回旋余地。同时最初的问题也变得不再紧迫了。这种创新思维工具在《创新力+(创造性解决问题的12种思维工具)》这本书中,被称为:“往大了想”。实际工作中,我们需要“及时”解决的问题经常不是真正的问题,它可能是其中的一部分,也可能和真正的问题无关。所以在问题的边界扩大之后,方案就会相应多起来,问题解决也就容易了。
“往大了想”行动单:
1、把问题写出来,写成你想回答的形式;
2、然后问:“在这个问题背后更大的问题是什么?”或者“为什么会有这个问题?”——我们要达到的更好的效果是什么?
3、不断的问:“为什么”,直到你得到真正转换了的问题形式,让问题变得更加宽泛和觉有概括性。
4、再对比一下你现在开始要解决的问题和最初的问题。
“如果我有一个小时的时间用来解决问题,我会花55分钟来思考问题本身,5分钟思考解决方法。”——著名物理学家爱因斯坦。
当你遇到需要“及时”解决的问题的时候,请花几分钟暂停一下,然后往大了想~~~