《控场: 怎样主持会议?》

控场:怎样主持会议?

一、课前测试

Q1.如果会议上,大家经常跑题怎么办?

课前答:

强行拉回:我们回到刚刚谈论的问题。

Q2.如果会议上,没有人愿意发言怎么办?

课前答:

看眼神,观察谁有发言的意愿或有准备;如果都没有,找和自己关系好,平时又善于在会议上发言的同事。

Q3.会议上讨论的共识,我们怎么保证它落地?

课前答:1、在达成共识的同时,制定完成事项的奖罚;2、跟进、督促/提醒进度。

二、打造预案:主持会议练习

开会是我们职场中特别高频的一个场景。

1.请你回忆一下,在你参与过的会议中,哪些会议效率特别高?当时的会议主持人都做了什么?

答:我参加过的会议里面效率特别高的是多年前在装修行业时召开的“百家建材合作商大型活动”启动会,我是会议的组织者、主持人。这个会议之所以效率高,在于以下几个方面:

1)会前准备充足:

①所有的合作商都有见面沟通,传递合作目的、目标、方式,会议流程和目的。

②会议的地点在我们公司,占有主场优势。会场布置把即将进行的大型活动氛围营造得很好,很有说服力。

③重要的合作商是由公司总裁、副总裁或总经理陪同提前进行了拜访,达成了共识。

2)主题明确、流程简洁、目标清晰,时间控制在1.5小时内。

3)提前准备好客户见证,互动简洁明了、不啰嗦。

2.如果让你来主持一场会议的话,你会怎么做行为设计和会前准备?

主持会议=行为设计+全程控场

动作一:行为设计

方法一:设计场地

方法二:设计时间

方法三:设计环境

方法四:设计规则

动作二:全程控场

方法一:会前积极跑动

方法二:开场自我赋能

方法三:会中敢于干预

方法四:结束出口成章

对现有周例会的改进方案:

1、会议流程:

会前准备:

1)周六12:00周报表发全员群,全员对报表内容、会议主议题有所了解、有所准备。

2)时间:14:40准时召开周例会。

3)会议地点:会客室。

4)座位安排:围坐,彼此能一抬头就看到对方。

5)工具准备:一体机提前开启,提前拷贝文件。

6)全员手机统一保管,会议纪律参照《员工手册》。

7)会议记录:行政部文员

会中控场:

会中不需要再就报表中已有内容进行诵读,正常进行的常规事项不需要进行过多讲解,重点放在以下两个方面:

1)总结经验、教训,非常规事项的沟通、分析,开启新的行动——最小化的下一步行动。

2)需要跨部门协助的事项沟通。

3)如有跑题,主持人及时控场。

会后落实:

1)会议当天就决议事项形成会议纪要。

2)明确事项、责任人、完成时限、关键节点、监督人、奖罚。

2.表格支持:


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