7月19日,罗辑思维的公众号发布了一篇文章,是刘润(润米咨询CEO)写的《关于成为职场高效能人士的清单》。清单中有一条是,把自己每天的工作时间切成几段,每一个单独的时间段内,都集中精力只做一件事情,而不是同时做几件。
现在大家经常说“时间碎片化”,就是每天的时间被切割成了无数的小段,我们很难挤出大段的时间来做一件事情。可仔细想想,一天中被切割的时间,一般都是工作之外的时间,每天8小时上班时间,除了中午吃饭一个小时,剩下的都是大段的时间,如果再算上加班的时间,每天有更大段的时间。
上班给我们留出了大段的时间,或是说,老板买了我们一天中2大段时间,需要排他性地为他做事。作为我所在的会计行业,大段的时间通常会被琐碎的事情填满,整体化的时间被碎片化的任务碎片硬生生撕碎,也变得碎片化,一天下来心烦意乱,毫无成就感。如果,中间还想穿插一些个人的学习时间,很可能导致,工作没做好,学习又没学好。
任务碎片化是一个错误的概念,任务是一个个独立的事件,只要完成了,我们就可以把它从任务列表中划去。可,如果在做任务A的时候,总是分心去做任务B,或者被任务C打断,这就把任务碎片化了。我们应该做的是,把时间碎片化,努力保持任务整体化。也就是说,把时间切割成一段一段的,然后在每一段时间内,集中做一件事情,把事情做完美了,使该任务能完全从列表中被剔除。这样做的好处是,已经完成的任务不会再来骚扰我们,而且,从完美做事的体验中,我们才能真正积累经验。东一榔头,西一榔头,完成任务的质量和效率,可想而知了。
做会计需要具备一个非常重要的技能,就是多任务操作(Multi-taksing),这种技能在所有的招聘要求里面都会写到。从表面上看,如果达到了这个要求,就和上面的那条冲突了,效率就很难提高。如何解决冲突呢?这就需要套用另外一个原则,就是按照任务的重要性和紧急性来排序。刘润老师的建议是,主动干掉一切“不重要也不紧急的事”,比如八卦、追剧;拒绝大部分“紧急但不重要的事”,比如跳出来的新邮件、可参加可不参加的会议;立刻完成那些“重要且紧急的事”,比如下周要提交的投标方案;把省出来的时间,用在“重要但不紧急的事”上,这些应该是你花时间思考和投资的重点。
我现在按照李笑来老师的方法,每天晚上坐享18分钟。刚开始只能做5分钟,后面加到了10分钟,15分钟,一直到现在的18分钟。18分钟如果用来看美剧,可能很快,但是闭眼坐在那里,真的好长啊。即使现在我能坐下来,脑子还是经常分神,而且是没有意识的分神,大脑不停指挥,很难集中精力感受坐享的要点-感受呼吸。
集中精力做一件事情真的很难,和坐享一样,做一件事情的时候,脑子里经常想着其他事情,特别是看书的时候,如果一想到其他事情,眼睛看到的东西就很难进入脑子。我现在有意识的来控制大脑,告诉它,安心把现在做的事情做好,2件事一起做的后果是,什么都没做好,时间还浪费了。在工作中,我也时刻告诫自己,在做一件事情的时候,努力把事情做得完美,只要不是更紧急更重要的事情,做好手头的工作最重要。
Windows系统在CPU还是单核的时代,就可以多任务操作,它是根据任务优先级,在每段时间内集中完成一个任务,只是因为完成任务的时间很短,所以我们感觉它是多任务的。到了多核时代,Windows才真正可以多线程同时处理几个任务。我们人再进化也不可能长出第二个大脑,强迫它多任务操作会使它的效率严重下降,而且超负荷工作,严重的会导致“过劳死”。 合理的安排时间,把时间碎片化,让任务完整化,每段时间内集中精力做一件事,是我们优化大脑工作机制、提高效率的好方法。