我的上一份工作是产品经理,产品经理最重要的工作之一是撰写产品需求文档,描述需求给别人看。
刚开始时,看到别的同事写的需求文档,感觉非常啰嗦,一个简单的需求,能写5页纸。
当时我自认为这样很低效,于是我的需求文档就尽量写的精炼,没有一句多余的话,格式也不加修饰,文档看起来就像待办事项列表:
- 需要做XXX。
- 需要做yyy。
- 需要做zzz。
把这样的需求文档给别人看,得到的反馈非常不好,大家觉得我没有说明白问题。
- 为什么要做这些事?
- 什么情况下需要做这些事?
- 如果出现其他问题怎么办?
我自认为简洁精炼地把事情说完了,但读者还是不能接受我表达的内容,我的表达效率很低。
表达效率低,已经影响到了我的工作,我不得不专门学习一些表达和写作的方法。后来我的需求文档看起来像小说一样:
- 背景:现在我们情况是X,我们将来的计划是y,我们遇到的问题有a,b,c
- 方案:我们需要做一个事情,这个事情包括1,2,3几个方面。
- 影响:这样做之后对已有问题的影响是XX,带来的新问题是XX
这样的表达方式效果更好,因为把事情描述的更加丰满,给人更好的“代入感”,让读者能够身临其境,参与到这个故事当中。
这种表达方式,我把它称为SAI表达法:
Situation(背景):背景/问题要描述的尽量具体,具体的背景,能给读者带来强烈的代入感。读者参与到背景当中后,才能更好地理解后面的方案,甚至提出更好的建议。
Action(方案):方案要与解决的背景/问题对应,针对不同情况列出不同解决方案。
Impact(影响):影响包括对于现有问题的解决,也包括是否影响当前系统,是否带来新的问题等。
书面表达是这样,口头表达也是如此。不一样的是,口头表达对于人的要求更高,因为有一些需要临场发挥的地方,关于口头表达有机会展开细说。