《搞定三》第四章:获得掌控-捕捉

拿到这本书时,首先入手的章节就是第四章内容,开始有些疑惑🤔,不过在稍作阅读后马上反应过来,直接从第四章阅读开始,简直是简单粗暴,即刻上手的好方法!

为什么这么说呢?


图片拍自《搞定三》

首先,这幅图很直观的以横轴和纵轴的形式告诉我们,想要学习和掌握GTD系统,必须先从掌控事件来做起,而掌控事件的第一步,就是学会去捕捉事件。那么我们第四章一章节的内容也就是告诉我们如何去科学合理的去捕捉事情。

捕捉是实现掌控的第一阶段!

只有将我们所关注的所有信息收集起来,这种做法就如同你划定了一个运动场的范围,这样你在参加比赛时就可以心总有数,知道四周的边界在哪里。避免了心中的不安和焦虑或是无所适从。

自我大脑清扫-Mind Sweep

这个过程,也就是让我们对自己进行一个全面扫描,把引起我们注意的事情一网打尽。其实质很简单,就是让我们把自己所想到的所有事情在一个地方给他们创建一个临时搁置点,为我们的大脑清扫出空间。

其实,当我们在真正收集事件中,会遇到现实生活中各种各样大量的未完成的事物,比如办公,家庭,人际等等,想要对他们进行一个合理化清理,书中介绍我们应从几个层面去捕捉。

1万英尺-当前的项目


在我们生活中,很多事物都是一目了然,你立马会想到的,也是近期立马要完成的。但这个层面不仅仅只包含这些,它还包含了很多心事,例如下次度假,搬家等等。而我们在做捕捉时,就需要将他们明确化,条理化,纳入我们的“大脑延伸”系统。

2万英尺-关注和职责范围


这个层面包括了我们内心深处数不清的操心事,它会引起你的注意,但却不是那么的一目了然。例如,在财务,健康,休闲等领域,是否达到了你的一定预期水准,是否稳定在一个舒适的平衡状态。

把各种引起我们注意的微妙事件从大脑中转移出来,纳入你的明确和组织整理系统,就可大大提升你的自主掌控感。

3万英尺-长期和短期的目标


这个层面,是我们面向自己未来的首个关注点。即事情还没有发生,但是已经困扰到你。因此,我们必须用长远的眼光来面对他们。

其实在这个层面中引起你注意的事情,也许是你没有深思的抱负和追求,但日常生活中,很多的杂事分散了你的注意力,把他们遮掩了。因此,这类型目标虽然没有明确说出来,但安排他们其实已经构成了你心里一个为了却的心事,这类事件就是你要捕捉的。

4万英尺-愿景


这一层面,即你对未来的畅想或者长期成功的愿景,你需要从脑袋里面将他们转移出来。他们可以是大到各种大事和机遇,小到看似琐碎的杂物。

5万英尺-宗旨和原则


这是你一生中的大事,决定性事件和领域。在该层面,包含了两层定义。一个是你已经很明确地知道自己的人生目标并朝着它在努力和前进。另一方面便相反,你认为自己的天赋和才华还未真正发挥出来但是又在做着,那么,在你深感困惑时,你越是应该理明白他是否是违背了你的原则还是问题出在他人身上。

很多人不愿意处理这些深层次的问题,想得到答案却又不承认问题的存在。其实,不用怕问题的模糊性,重要的是搞清楚下一步做什么,让他逐步清晰才是最重要的。把这些让人心神不宁的问题的原因找出,纳入系统,才是掌控它的良好开端。

记日志

在初步掌握如何从不同层面捕捉事件的基础上,记日志是我们第一步捕捉时可以加强掌控的好方法。

其实,记日志虽然与其他捕捉思绪的方法相比不那么直接,但却是情况万一失控时回到正轨的关键一步。

头脑风暴

头脑风暴也就是用具体的办法把大脑里散漫的思绪记下来,转化成具体的可见的信息。例如思维导图。

头脑风暴的本质是针对特定的主题的大脑清扫练习。我理解的就是,把你所罗列出来的种种事件中的有联系的事件规整起来,使之串联形成一件事。

清理

当我们把杂乱无章的办公室或者家里收拾的整齐一新的时刻,我们都会有一种如释重负,神清气爽的感觉,在做任何事情,工作也好,生活也罢,都会开心且高效。其实,同理可得,如果我们把脑海中杂乱无章的事件进行统筹,规划,清理,感觉也是一样一样的。并且会让我们原先大脑麻木的部分被激活,让你感到很兴奋。

集体捕捉

从大脑清扫-头脑风暴-清理,都是停留在我们的一个自我管理认知上,其实,在多人合作的情况下也便于运作。例如团队,夫妻,部门,家庭。适用于所有两人以上的情况,可以产生秩序,平衡和掌控感。增强集体凝聚力,战斗力!

养成捕捉的习惯

养成捕捉的习惯,不是说让我们碰见什么就捕捉什么,而是要有一定的选择性!【一是积极性,一是干扰性,一定要区分开来对待!】

凡事一定是有利必有害。当你面面俱到的想要掌控一切时,你反而会失去控制。只有当你过于重视保持整洁条理,妨碍了你关注更重要的待办事务时,才会导致混乱。也就是我们通常所说的分不清主次,本末倒置的一种错误做法。

因此,这也告诫我们,在捕捉事务的过程中,一定要捕捉对你有意义有价值的一切活动和想法💡!使之成为一种习惯!与把对我们造成干扰的事项区分开来!

抗干扰的武器

抗干扰的武器就是把一切抗干扰的事件收集起来,暂时储存在工作篮里。使我们在专心做一件事情的时候,不被突如其来的状况所干扰。待我们完成后,再将其从工作篮中取出一一解决。但如果碰见了非要立马处理,且时间不会超过两分钟的事情可以暂时中断手中事情来快速处理,完后再投入自己事情中。

笔记的作用

紧接着上一小节的内容来展开叙述。在繁忙的工作中,常常是有好几件事同时进行,这就需要我们做好笔记,将它们放入工作篮中,过后再继续捡起将它完成。该内容在叶老师进阶课中也有提过,叶老师就是用这种方法来进行工作的。并且它是将很多临时突发的事情用不同的便签纸来归类放入工作篮。比如家庭,工作,电话等等不同项目。

笔记的作用在开电话会议同样受用,例如用思维导图快速记录会议内容,打印出来放在工作篮里,会后再将其重点内容或资料进行二次查阅。

捕捉思绪的几个好办法

1.工具:事务提示清单/录音机/语音留言/邮件//纸和笔或者白板

2.成功的捕捉思绪的因素:有效的捕捉,很可能在未来创造价值!因为,没有不好的点子,且接下来要进行一个深度的捕捉,产生意识流,但要做到不轻易许下承诺,在最后让捕捉思绪变得习以为常!

琢磨材料的外延

切记:大脑是用来产生想法而不是保存想法的!一旦将你的大脑从纷繁的思绪中解放出来,那么他才会更专注才会更专一的处理当前事务。而你此刻想的应该是“材料”的外延而并非“材料”本身!

获得掌控的关键步骤是认可,接受,客观地指出引起自己或他人关切的事物,认识到这一点,并形成一套有效的行为模式,你就掌握了减缓压力,加强理性的,创造性的思考的一把钥匙!

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