项目沟通管理
- 项目沟通管理包括为确保项目信息及时且恰当地规划、收集、生成、发布、存储、检索、 管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程。
- 项目经理的绝大多数时间都用于与团队成员和其他干系人的沟通
分类 
内部： 项目内
外部： 客户、供应商、公众
正式： 报告、会议记录、简报
非正式： 备忘录、即兴讨论
垂直 上下级之间
水平： 同级之间
官方： 新闻通讯、年报
非官方： 私下的沟通
书面 口头、身体语言
沟通渠道
个人沟通渠道。 通过个人沟通渠道，两个或更多的人直接互相交流，他们可以面对面、通过电话、甚至通过邮件交流。
非个人沟通渠道。 它包括主要媒体、氛围和活动。主要媒体包括报刊媒体、广播媒体、展示媒体。
正式沟通渠道： 是指在组织系统内，依据一定的组织原则所进行的信息传递与交流。例如传达文件、召开会议、 上下级之间的定期的情报交换等。
非正式沟通渠道： 指的是正式沟通渠道以外的信息交流和传递以及相互之间的回馈，以达成双方利益和目的一种方式，它不受组织监督，自由选择沟通渠道。例如，团体成员私下交换看法、朋友聚会、传播谣言和小道消息等都属干非正式沟通。
通用沟通技能
- 主动倾听和有效倾听
- 通过提问、探询意见和了解情况，确保更好地理解
- 开展教育，增加团队知识，以便更有效地沟通
- 寻求事实，以识别或确认信息
- 设定和管理期望
- 说服个人、团队或组织采取行动
- 通过激励来鼓舞士气或重塑信心
- 通过训练来改进绩效和取得期望结果
- 通过协商，达成各方都能接受的协议
- 解决冲突，防止破坏性影响
- 概述、重述，并确定后续步骤
规划沟通管理
定义： 根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制定合适的项目沟通方式和计划
作用： 识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式
image.png
需要考虑
- 谁需要什么信息和谁有权接触这些信息
- 他们什么时候需要信息
- 信息应存储在什么地方
- 信息应以什么形式存储
- 如何检索这些信息
- 是否需要考虑时差、语言障碍和跨文化因素等
沟通需求分析
- 确定项目干系人的信息需求（信息的类型/格式/价值）
- 潜在沟通渠道的总量为 n（n-1）/2，其中，n 代表干系人的数量。
- 用于识别和确定项目沟通需求的信息包括：
- 组织结构 图；
- 组织与干系人之间的责任关系；
- 项目涉及的学科、部门和专业；
- 有多少人在什么地点参与项目；
- 内部/外 部信息需要；
- 干系人登记册中干系人信息和沟通需求。
沟通技术
- 简短的谈话、冗长的会议、简单的书面文件、可在线查 询的广泛资料……
- 影响沟通技术选择的因素包括：
- 信息需求的紧迫性
- 技术的可用性
- 易用性
- 项目环境
- 信息的敏感性和保密性
沟通模型
image.png
沟通方法
image.png
沟通管理计划
- 沟通管理计划是项目管理计划的组成部分，描述将如何对项目沟通进行规划，结构化和监控。
-
包括：
- 通用术语表。
- 干系人的沟通需求。
- 需要沟通的信息，包括语言、格式、内容、详细程度。
- 发布信息的原因。
- 发布信息及告知收悉或做出回应（如适用）的时限和频率。
- 负责沟通相关信息的人员。
- 负责授权保密信息发布的人员。
- 将要接收信息的个人或小组。
- 传递信息的技术或方法。
- 为沟通活动分配的资源，包括时间和预算。
- 问题升级程序，用于规定下层员工无法解决问题时的上报时限和上报路径。
- 随项目进展，对沟通管理计划进行更新与优化的方法。
- 项目信息流向图、工作流程（兼有授权顺序）、报告清单、会议计划等。
- 沟通制约因素，通常来自特定的法律法规、技术要求和组织政策等。
管理沟通
定义: 根据沟通管理计划，生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息
作用: 促进项目干系人之间实现有效率且有效果的沟通
image.png
工作绩效报告
- 4.4-监控项目工作 的输出
- 汇集了项目绩效和状态信息，可用于促进讨论和建立沟通
- 要求：全面性、准确性、及时性
相关技术
- 发送-接收模型
- 媒介选择
- 写作风格
- 会议管理技术
- 演示技术
- 引导技术
- 倾听技术
信息管理系统
- 纸质文件管理：信件、备忘录、报告和新闻稿；
- 电子通信管理：电子邮件、传真、语音信箱、电话、视频和网络会议、网站和网络出版；
- 项目管理电子工具：基于网页界面的进度管理工具和项目管理软件、会议和虚拟办公支持软件、门户网站和协同工作管理工具。
报告绩效
报告绩效是指收集和发布绩效信息，包括状况报告、进展测量结果及预测结果。
- 较为详尽的报告可能包括：
- 对过去绩效的分析
- 项目预测分析，包括时间与成本 l 风险和问题的当前状态
- 本报告期完成的工作
- 下个报告期需要完成的工作
- 本报告期被批准的变更的汇总
- 需要审查和讨论的其他相关信息
项目沟通
- 包括：绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况和已发生的成本
- 影响因素：信息的紧急性和影响、信息传递方法、信息机密程度
控制沟通
定义: 在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足项目干系人对信息的需求
作用: 随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化
image.png
