一提到业务流程，大家都意识到这个事情很重要，但在实施传统OA系统时，多数只是把纸质审批单放到系统中来实现，虽然也提升了流程的审批效率，降低了纸张费用，但站在数字化技术来临的今天，这种方式已经完全跟不上业务发展的速度，对于企业高效运营帮助微乎其微。
那究竟在传统OA系统上要如何来搭建和优化企业的业务流程，同时还能让系统流程产生更多的价值？我们首先沥青流程的本质是以客户/用户为导向创造价值为出发点，用端到端流程的思想及方法解决业务中存在的问题，通过流程达到落实战略、固化经验、规范运作、提升效率为目的，形成最终可落地的方案。只有时刻坚守客户导向、创造价值、端到端、可落地这四条原则，我们才能达成业务目标。
首先，流程优化不只是IT系统的问题，而是形成公司文化和规范的一套标准管理办法。流程优化包括以下六个步骤：
1、明确客户的真实需求和问题：
主要问题：客户/用户诉求、业务的价值和痛点、应用的场景和目标效果、为客户创造的细化价值（产品/服务）、运营管理体系（组织、流程、系统、绩效）、资源的需求
2、确定优化范围和目标：
主要内容：项目目标（满足SMART原则）、涉及部门和人员、影响范围、收益分析、交付物和里程碑等
3、梳理现状和收集数据：
最关键的一步，直接决定流程输出的质量。具体方法：通过现场调研、系统抽样收集现场识别流程要素、数据、组织人员等信息。
4、问题和原因分析：
对比现状与目标间的差异，找出业务存在的问题，二八法则重点解决关键问题，满足资源、质量和效率的平衡。具体方法：5W2H、5WHY法、鱼骨图等。
包含产品需求管理、系统方案设计、系统开发、数据导入、系统切换。
5、制定解决方案：
综合从流程、组织、制度、系统多维度考量，评估出至少两种不同思路的解决方案，分析优劣势，以便决策者确认。具体方法：标杆瞄准（Bench-marking），ESIA分析法、DMAIC模型、ECRS分析法。
6、流程文件与IT系统的固化落地：
流程文件通常包括编制管理制度、流程说明、系统操作指导。
IT系统落地后要进行监控和复盘，针对审批时间长的节点、数据填写不规范、流程执行不到位的情况进行分析，并结合PDCA原则进行再次优化。
在整个流程优化过程中有几个要点需要我们注意，避免走弯路。
1、充分萃取业务骨干和流程专家的经验，将特殊场景考虑充分，但同时不能过度纠结细节问题，而将问题扩大化和流程复杂化。
2、设计防错机制且简化操作步骤，流程避免错误数据传递、反复退回、时间长处理等问题，在资源可控的范围内
3、按流程执行未必产生好结果，确认RACI职责，定期对流程绩效进行复盘和改善
其次，作为流程系统化设计者，我们通常会面临三类系统问题，分别是操作复杂、数据缺失、跨部门职责不清。因此需要结合当前数字化技术和业务诉求从以下三个方面来优化流程设计的工作：
1、减少数据手工录入，自动化流程处理
提炼关键业务数据，表单简洁且操作便捷。技术方面可以考虑流程自动触发生成、到期自动提醒、关联数据自动写入、模糊检索与定位、操作指引和示例化等方式。
2、明确审批职责，简化流程环节，强化价值导向和责任落地
流程相关负责人职责明确，定义好RACI矩阵。但关键事项要罗列清晰。审批点设计严格遵循合规与管理层级授权原则，审批与通知严格区分，信息录入与审批操作界面友好操作便捷。
3、增加流程触点，收集更多业务数据
区分流程审批类数据和业务操作类数据，并区别进行采集和管理，打通ERP/CRM/HRM/大数据平台等系统，融合更多业务数据。
