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什么叫重要的事？重要的事与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是重要之事。什么叫紧急的事？紧急之事通常都显而易见，推脱不得，却不一定很重要。搞清楚这个问题，再接着分别介绍以上四种事情的特点。
重要而且紧急的事是指事情的重要性高，而且需要立即处理的事。此类事情给人们带来较大的压力，必须完成，而且需要立即行动。例如老板紧急交办的工作、重要客户的忽然来访、家人临时生病住院、不擅长的必修科目隔天要期末考试等。
重要但不紧急的事情对个人而言很有意义，但可能是许久的盼望或长远的目标。通常这类事情挑战性很高，困难度也高。例如参加明年的重要考试、年底的婚礼、下星期的应聘工作面试等。
紧急但不重要的事情一般是本身重要性不高，但由于时间的压力，需要赶快采取行动，例如接电话、煮饭、处理邮件等。
不紧急而且不重要的事情，本身没有迫切完成的压力，重要性也不高。例如打电话和同学闲聊、唱卡拉k、逛街、看电视等。
第一类事务既急迫又重要，人生在世，无法避免。解决突发事件工作者和有截稿时间压力的文字工作者，更是经常与之为伍。由于他们每天都在解决和处理这些有压力的重要紧急事务，所以他们唯一的逃避之道，便是做些无关紧要的活动第四类，而急迫不重要或重要但不紧迫的事便被他们抛之脑后。
很少有人专注于重要而又不太紧迫的事务第二类的处理上，这就是很多人无法成功的根源。由于第二类事务的长期性和重要性，致力于它们的人往往能取得令人瞩目的成就。
也有人把大部分时间，浪费在急迫但不重要第三类的事务上，误以为愈急迫就愈重要。事实上，急迫的事往往是对别人重要而非对自己很重要。只重视第四类事务的人，拥有的是没有意义、不负责任的人生。
懂得舍弃后两类无关紧要之事，对第一类要务也尽量节制，以投注更多时间于重要但眼前尚不急迫之事第二类，才是成功者的处事法则。因为第二类事务的完成与否直接决定了一个人事业或生活的未来与前途。
