可量化的个人时间管理方法

  过去几年断断续续的进行过几次个人时间管理的实践。从最原始的在A4纸上记录做每件事情的时间,到用aTimeLogger记录,一直都没有很好的坚持下来。分析原因,主要是我没有意识到时间管理带来的好处能有多大。每次记录烦了,都会想,“不浪费时间去记录时间花销,干点实事也许更好”。其次,详尽的记录时间花销确实很繁琐。很多时候正专注在一件事情上,突发的事情会让自己第一时间想到的是去处理突发事件,而忘记了记录事件的切换。导致时间花销记录出现大量残缺,无法用于分析。

  后来,读到了记述个人时间管理鼻祖柳比歇夫的传记《奇特的一生》,不禁感叹一个人的一生竟可以有如此的成就。“他生前发表了70多来部学术著作。其中有分散分析、生物分类学、昆虫学方面的著作,这些著作在国外被广为翻译出版。各种各样的论文和专著,他一共写了500多印张。……相当于12500页打字稿。……柳比歇夫的遗产包括几个部分:有著作,探讨地蚤的分类、科学史、农业、遗传学、植物保护、哲学、昆虫学、动物学、进化论、无神论;此外,他还写过回忆录,追忆许多科学家,谈到他的一生的各个阶段以及彼尔姆大学……”。初次看到这样的描述,我觉得这人一定是个冷血的工作狂,才可以搞出这么多的成果。读到最后,我才明白自己的猜测是多么的狭隘。柳比歇夫在28岁立下其一生的奋斗目标——创立生物自然分类法。随后,他坚持56年使用“事件·时间日志”的“时间统计法”,不断地向自己的人生目标推进。同时,他的个人生活也是丰富多彩的,文学艺术、音乐歌剧,美满的家庭,和各行各业的人交流通信。书中讲述其时间统计法的内容不多,不过书中透露出的个人时间管理对日常工作生活的重大意义,应该会震颤每个读者。

  感受到时间管理的重大意义后,我也在不断摸索适合自己的时间管理方法。遵循一切习惯需循序渐进的原则,我发现参考CPU分时调度的原理,把每天的时间按半小时切片,能有效的减少时间记录的繁杂程度。令一方面,从柳比歇夫的时间统计法来看,他统计出的时间是可以量化分析的。他每月、每年都进行时间统计分析,用以指导下一个阶段的时间安排。把时间统计这个行为当成一个系统来看,该系统的主要目标是呈现出个人对时间利用的效率。如果每天按计划完成的任务多,当天的时间利用率就是高的,反之就是低的。只需要建立任务和时间的一种评分机制,就可以从每天的得分分析出当天时间利用率的高低程度。于是,时间记录便捷,可量化分析的时间管理模板设计如下:

00:00 - 00:30:
00:30 - 01:00:
01:00 - 01:30:
01:30 - 02:00:
02:00 - 02:30:
……
……
21:00 - 21:30:
21:30 - 22:00:
22:00 - 22:30:
22:30 - 23:00:
23:00 - 23:30:
23:30 - 00:00:
今日累计分:

今日扣分项:

今日得分:

附:
今日计划完成记录



=========
用时基准:
睡眠:8+1h
运动:2h
用餐:3h
杂事:2h
其它(可自由支配时间):8h

评分标准:
以半小时为一个时间片,有效使用一个时间片得1分,每天总分48分。
累加出有效得分后,扣去每天未完成任务合计所需的时间片数,得到当天的分数。
优秀:≥ 41分 (48 * 0.85 = 40.8)
良好:29分 ~ 41分 (48 * 0.6 = 28.8)
差劲:0分 ~ 28分

每天按半小时被分成了48份,扣除每天的标准事件“睡觉、用餐、运动”,还有一些“杂事”,剩余8小时的其它可支配时间,也就是16个时间片。因为每日得分必须要能反映出时间利用效率,计算每日得分的标准复杂一些。与每日计划任务相符的时间消耗,会加分;不相符的时间消耗,会扣分。
例如下面是我某日的计划任务:

1、Chin-ups(手掌朝内)训练:
  - 耗时:4运动时间片
  - 屈手悬挂(维持在引起向上的最高点):进行2-3组,组间休息5分钟;每组2-3次,每次维持5-20秒;
  - 吊杆(伸直手臂吊在单杆上):同上,每次维持10~20秒;
  - 斜身引体(身体后仰,手臂与身体垂直,握住矮的单杆):同上,每组5~20个;

2、《深入理解计算机系统.2e》
  - 第2章:信息的表示和处理,P46~P128
  - 耗时:2个其它时间片
   - 看 2.1 信息存储、2.2 整数表示(到P80)
   - 不看 2.3 整数运算、2.4 浮点数

3、PMP考试备考
  - 《项目管理PMP培训课件.聂品》,“1. PMP项目管理框架”复习;
   - 耗时:1个其它时间片
  - 《高效通过PMP考试》,“第2章 组织影响和项目生命周期”,P25~P45
   - 耗时:2个其它时间片

4、Leetcode编程练习
  - Top100 Like的Easy难度3题
   - 耗时:3个其它时间片

5、《CCNA学习指南.e7》
  - 第三章,TCP/IP简介,P84~P120
   - 耗时:2个其它时间片

6、每日反思
  - 耗时:4个其它时间片

7、明日任务安排
  - 耗时:2个其它时间片

最终,那天计划任务的完成结果如下:

1、Chin-ups(手掌朝内)训练:   - 数量未达标,基本完成
  - 耗时:4运动时间片
  - 屈手悬挂(维持在引起向上的最高点):进行2-3组,组间休息5分钟;每组2-3次,每次维持5-20秒;
  - 吊杆(伸直手臂吊在单杆上):同上,每次维持10~20秒;
  - 斜身引体(身体后仰,手臂与身体垂直,握住矮的单杆):同上,每组5~20个;

2、《深入理解计算机系统.2e》  - 看完指定章节,不过超时2个时间片
  - 第2章:信息的表示和处理,P46~P128
  - 耗时:2个其它时间片
   - 看 2.1 信息存储、2.2 整数表示(到P80)
   - 不看 2.3 整数运算、2.4 浮点数

3、PMP考试备考  - 未完成
  - 《项目管理PMP培训课件.聂品》,“1. PMP项目管理框架”复习;
   - 耗时:1个其它时间片
  - 《高效通过PMP考试》,“第2章 组织影响和项目生命周期”,P25~P45
   - 耗时:2个其它时间片

4、Leetcode编程练习  - 只做了“160. Intersection of Two Linked Lists”这题,而且部分通过测试用例
  - Top100 Like的Easy难度3题
   - 耗时:3个其它时间片

5、《CCNA学习指南.e7》  - 详细看了这一章,超时2个时间片
  - 第三章,TCP/IP简介,P84~P120
   - 耗时:2个其它时间片

6、每日反思  - 完成
  - 耗时:4个其它时间片

7、明日任务安排  - 完成
  - 耗时:2个其它时间片

对于“PMP考试备考”这个任务,当天没完成,所以要扣3分。“看《CCNA学习指南》”,这个任务预计是用2个其它时间片,结果用了4个时间片才看完。由于也是用于完成预定任务,所以超时部分不扣分也不加分。
综合以上,我那天的最终时间统计结果如下:

00:00 - 00:30:睡觉 +1
00:30 - 01:00:睡觉 +1
01:00 - 01:30:睡觉 +1
01:30 - 02:00:睡觉 +1
02:00 - 02:30:睡觉 +1
02:30 - 03:00:睡觉 +1
03:00 - 03:30:睡觉 +1
03:30 - 04:00:睡觉 +1
04:00 - 04:30:睡觉 +1
04:30 - 05:00:睡觉 +1
05:00 - 05:30:睡觉 +1
05:30 - 06:00:睡觉 +1
06:00 - 06:30:睡觉 +1
06:30 - 07:00:睡觉 +1
07:00 - 07:30:杂事(个人卫生)+1
07:30 - 08:00:运动(晨练)+1
08:00 - 08:30:运动(晨练)+1
08:30 - 09:00:运动(晨练)+1
09:00 - 09:30:运动(晨练)+1
09:30 - 10:00:用餐(早餐)+1
10:00 - 10:30:看《深入理解计算机系统》第二章,+1
10:30 - 11:00:看金星秀 ,+0
11:00 - 11:30:看《深入理解计算机系统》第二章,+1
11:30 - 12:00:看《深入理解计算机系统》第二章,+0
12:00 - 12:30:看《深入理解计算机系统》第二章,+0
12:30 - 13:00:用餐(午饭),+1
13:00 - 13:30:用餐(午饭),+1
13:30 - 14:00:玩手机,+0
14:00 - 14:30:睡觉(午休),+1
14:30 - 15:00:做Leetcode练习题,+1
15:00 - 15:30:做Leetcode练习题,+1
15:30 - 16:00:做Leetcode练习题,+1
16:00 - 16:30:做Leetcode练习题,+0
16:30 - 17:00:做Leetcode练习题,+0
17:00 - 17:30:看《CCNA学习指南.e7》,+1
17:30 - 18:00:看《CCNA学习指南.e7》,+1
18:00 - 18:30:用餐(晚饭),+1
18:30 - 19:00:闲聊,+0
19:00 - 19:30:看《CCNA学习指南.e7》,+0
19:30 - 20:00:看《CCNA学习指南.e7》,+0
20:00 - 20:30:闲聊,吃零食,+0
20:30 - 21:00:每日反思,+1
21:00 - 21:30:每日反思,+1
21:30 - 22:00:杂事(个人卫生),+1
22:00 - 22:30:明日任务安排,+1
22:30 - 23:00:睡觉 +1
23:00 - 23:30:睡觉 +1
23:30 - 00:00:睡觉 +1
今日累计分:+38分

今日扣分项:
- 未完成PMP考试复习任务,-3分

今日得分:35分,良好

  最终结果是“35分,良好”。这个分数包含了是否充足睡眠、是否坚持运动、是否不按计划行动和是否无谓浪费时间(如,玩手机)的反馈。可以按日期和得分两个维度录入Excel,得到个人时间使用效率的趋势图,进行量化趋势分析,找出时间黑洞,逐步提升个人效能。

参考
[1]《奇特的一生——柳比歇夫坚持56年的“时间统计法”》,格拉宁著
[2]《把时间当朋友》,李笑来著

修订记录
2017-11-01 AM:从网易博客迁移到简书;
2017-08-13 AM:完成初稿;

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