一场有效的会议，离不开与会者的热情与积极参与。我们可以采取破冰、明确讨论主题、激发与会者参与感等多种方法来促进与会者的积极交流，其中最重要、同时也是贯穿会议全程的两种方法就是建立会议规则与鼓励正向会议行为了。
1.安全感源自针对性规则
团队讨论过程中，最常遇到的问题之一，便是与会者态度消极、厌烦，对讨论并不投入。他们的参与度之所以不高，通常是因为以下阻碍因素的存在：
- 参加了太多会议，已经身心疲惫
- 对于在众人面前发言感觉不安心
- 会议过于冗长，感到不耐烦
- 在领导面前有所顾虑
- 彼此并不熟悉，不愿敞开心扉
- 根据以往经验，认为讨论结果不会被组织采纳
为了消除这些阻碍因素，引导者有必要在会议开始时就引导成员提出各自的建议、并将其汇总为会议规则。
会议规则的主要目的，是为了确保会议拥有合作、相互支持的氛围，让成员感到讨论是安全的。每个团队都要有属于自己的针对性规则，比如：
- 所有想法都值得被他人认真听到。
- 会场上所有讨论都要严格保密，不得外泄。
- 不得对其他参会者进行人身攻击。
- 讨论过程中要使用建设性语言。
- 要使用得体的肢体性语言，避免过激表达。
- 有不同意见时，不要争辩，而要先接纳。
- 认为讨论跑题时，可以提议先暂停讨论。
引导者在提出会议规则之时，需要当众读出规则，并征询与会者是否愿意遵守。这既是促使参会者订下承诺，也给了他们表达自己意见、提升参与感的机会。
2.正向行为决定会议效果
即便制订好了会议规则，在会议实际进行过程中，也依然常常可以看到一些影响会议效果的不良行为。比如有些人会一直玩手机，还有些人会时不时进进出出，甚至还有人会起哄或者不停地打断其他人的发言。
引导者需要及时制止会议中出现的不良行为，如有必要，还可以暂停讨论，为参会者做关于会议行为习惯的小培训。培训的步骤大致如下：
- 介绍会议中的正向/负向行为
- 请参会者填写回忆行为观察表
- 请参会者分享观察结果
- 协助参会者制定出新的会议规则
会议行为观察表
在填写会议行为观察表时，要注意记录必须具体。填写过程中要描述被观察者具体讲了什么、有哪些动作，以便于接下来的分享讨论。
在对观察结果的分享过程中，引导者可以引导与会者思考其他人的行为中有哪些是正向的、哪些是负向的。对于正向的行为，引导者可以要求参会者大声朗读，激发被观察者的荣誉感。对于负向的行为，引导者可以引导参会者对会议规则作出修正，以针对性克服观察到的不良行为。
