机关杂谈(三)——对复杂性的思考

一面墙上的画

很早以前读过一本美国科学家梅拉妮•米歇尔写的《复杂性》中译版(唐璐译),作者总结了信息领域、计算机领域、生物学领域、遗传学领域内的很多理论现象研究,试图提出它们的一种共性——复杂性,针对这些复杂系统作者进行了很有洞见的阐述。

今天,我就以照猫画虎的胆识,从自身经历出发,继续总结机关工作以来的经历和经验,形而上学地讨论自己的感受,因为我发现,我只能以同样的主题“复杂”去涵盖本篇。

下面我就从四个方面谈谈近期感受,最后再提出几点思考。

一.机关公文写作

在上一篇我提到过机关的文字办公系统,也就是通过文件来传达指令和信息,因此也就产生了相关的文字使用规范——机关公文。

机关公文区分用途有着不同的格式,比如对上行文,对下行文,平级行文,区分功能有请示,报告,呈批件,阅批件等。字体、字号、行间距、页边距都有规范。

在行文结构上,都是“现状、问题、打算”这种居多,对应着时间上的“过去、现在、未来”,比如一篇总结近期工作的报告,就是已完成工作,讲讲好的方面给自己挣点面子,讲讲存在不足和矛盾问题表达一下谦虚谨慎的态度,最后谈谈解决办法和下部打算,有总结,有思考,有行动意图,这样的文章基本上就算是说清了问题,区分写作能力的不同,语言的对仗、用词的准确、数据的翔实、四六句的编排会有所不同,这一点和科研论文有点像,就是写作能力强的人,能够写的更有说服力。仔细去听十九大的报告,写作结构也大体上是这种区分。

除了写,在排版、打印上也有不少学问,比如文字页面设置的5678原则,页眉页脚的添加,双面打印和单面打印,折页打印等等,确实有很多隐性知识,但是难度都不大,需要时间慢慢积累。

这一系列工作完成的纯熟度区分了老参谋和新参谋的阶级地位。

二.程序化办事

计算机科学里面有算法的概念,所谓算法就是完成一件事情所需要的程序步骤,算法的好处在于一旦形成并且确立,就可以固定下来,事物变成了不断输入的变量,在程序的运算下,自行完成。

然而,放在人事上去讨论,则有大不同。人事程序的维持依赖经验积累,一个岗位上的新人由于对程序的不熟悉,就无法快速处理事务,并且人事的复杂性,使得输入的变量无法标准化,说白了,就是存在着在规定政策上都查不到一个具体事件该如何办理的情况。

另外,人事程序有繁琐的一面,很多细小的细节都需要具体的人来办理,是多个部门多个环节构成的,在机关之外的人看来,机关的办事就像一个黑箱子,自己只是凭借想象觉得一件事该怎么办,却不知道其中运行的具体环节,这就造成了过度简化的思维误区,总是觉得事情好办,人难相处。

还有就是,程序之间可能是交叉的,并行的,一个人可能同时身兼数任,无法全身心地投入一件事情中,所以拖沓、纰漏在所难免。我以为,所有政府机关、公司运行中也存在类似的问题。

决策往往不是一个人的决策,而是一群人的决策互相博弈的结果,简单的因果分析已经很难适用,这就是复杂性的来源。

三.换位思考

学生,老师,患者,医生,基层,机关,这些对立着的角色都无法看见整件事情的全貌,都会带有各自立场,因此如果能够从不同角色中换位思考,其实是有助于对整件事情的认识和判断的。

其中都存在问题,有不合理的地方,但是目前的状态往往都是各种因素互相影响之后形成的平衡,要想改变一些东西,就需要打破旧平衡,建立新平衡。

四.复杂性认知

一个自组织的社会系统,每个人都看不到网络的全貌,只是简单的发送信息和周围取得互动,所以每个人都只掌握着有限的真理,没有人能够做到完全正确。这使得我们应该更注重每个决策的合理性。

复杂系统有三个共性:
1.复杂的集体行为。大量个体的集体行为产生出复杂,不多变化而且难于预测的行为模式。
2.信号和信息的处理。系统利用来自内部和外部环境中的信息和信号,同时产生信息和信号。
3.适应性。个体通过改变自身行为以增加生存或成功的机会。

两点思考,

一是华生的行为控制理论,就是人如何对另一个人进行驯化,从行为方式,言谈举止,甚至所思所想。这里面还有被驯化者会出现的斯德哥尔摩综合征。

二是我个人总结道的装修茅坑理论,即把一个茅坑进行修缮,建屋立牌,室内贴上瓷砖壁画,撒上香水,配有纸抽吹干机,依然掩盖不了这是茅坑的事实,也没有改变这是茅坑的本质。

满屏荒唐言,一把心酸泪,都云作者痴,谁解其中味,下期再会。

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