读书会分享 《番茄工作法图解》第一章 一次只做一件事

开门见山吧,周一说要分享的,结果拖到了现在。抱歉大家。这几天的时间,我一直在放空的状态,以后每天的更新会减少,少而精良,是我现在首要去做的事。

最开始,我们先来看看什么是番茄工作法和番茄工作法的原则

1. 什么是番茄工作法

番茄工作法是由弗朗西斯科 西里洛于1992年创立的一种时间管理的方法。

使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设定为25分钟,专注工作。此外,还要有每日回顾,做每日承诺,控制中断,预估要花的时间等。

2. 番茄工作法的原则

1) 一个番茄时间(25分钟)不可分割,不存在半个或者一个半番茄时间

2) 一个番茄时间内如果与任务无关的事情,则该番茄时间作废

3) 永远不要在非工作时间内使用番茄工作法

4) 不要拿自己的番茄数据与其他人的番茄数据做比较

5) 番茄的数量不可能决定任务最终的成败。

6) 必须有一份适合自己的作息时间表

7) 这点是我自己加的 – 我认为可以按照自己的实际情况来定义一个番茄时间,但是建议一个番茄时间不要少于10分钟~!如果您把十分钟设定为一个番茄时间,那么每个番茄时间之间的休息时间就要相应减少。自己调节,适合自己的即可。

第一章 一次只做一件事

一, 开始之前的准备

番茄工作法讲究的是专注,专注就要抛开各种杂念。把每天分成若干段番茄时间,在您给自己设定的一段番茄时间里,专注的做一件事。

1) 最开始要思考的就是,我们给自己的设定的番茄计时器的时长,我暂时给自己设定的是15分钟,休息2分钟,然后再专心的投入工作。

2) 在到了自己规定的番茄时间后,哪怕任务只有一点点,也要暂时停下休息。等下一个番茄钟再继续。这点可能对很多人来说都很难做到,包括我自己。这种方法我也在尝试,所谓时间管理,不管是什么方法,还是要找到最适合自己的那种。

3) 如果在一个番茄时间内没有完成任务,也没有关系。事实上有许多工作都是需要若干个番茄时间才能完成的。

4) 在为自己设定番茄时间时,可以参考如下步骤,我按我自己的15分钟来设定

A. 讲闹钟定在15分钟

B. 全神贯注的去做一项特定的任务

C. 到闹钟响铃,立刻停下,别管任务是否完成

D. 休息2分钟,继续

二,为什么要用番茄工作法

通常我们在工作中都会有以下一些状态,时间一下子就没了,结果好像还有很多事没有做完,即使标注了很多重要的事。可等一天的工作下来了,还是没有完成。比如我前些天给自己安排了那么多的事,还在群里发出来了,可是,真的没有办法完成。甚至还有些抵触,这么多的事该怎么做?包括我所说的番茄工作法的分享,也是非常紧凑的和其他的工作安排在一起,于是,什么工作都没有完成~!

好了,我们来看看书中作者所说的我们常见的一些工作状态,我们就知道为什么我们要用番茄工作法了。当然,不管什么样的方法,适合自己最重要。非常自律以及对自己的工作安排非常的高效的人,是用不上这本书的。。

那些和我一样的小伙伴们,看过来吧~!

1)面对复杂,望而却步

面对复杂的短时间内做不完的,常常会有种为什么一直一直做都做不完呢?于是,就会出现像我那种比较崩溃的状态,甚至会影响到其他的工作。

所以,给自己一个固定的时间段,专心的完成复杂工作的一部分,对于这类人来说,对于提高效率,早些完成工作是很有帮助的。

2)无聊琐事,越拖越久

我有一个毛病,在从前的工作当中,比如过程很顺利的完成了,在这个过程中我也很积极的去做,但是往往最后一步--- 要去给客户出账单等着开票收款的时候,我的动作就一下子慢了下来,每次都是客户催的不行了,我才去把账单出给客户。。于是,为了这件事情也没少挨批评。。。

所以,这类看似没什么技术含量的工作,也要及时的完成,,可以给自己固定一个时间,专心的去做这件事。也许只用了10分钟事情就完成了,慢慢的治好自己的拖延症~!

3)小事忙活一天,大事一件没办

还是说我以前的工作状态,我的工作是比较杂的,大大小小的事都会经过我的手。于是,有时候就难免会顾此失彼。把本应当天该做完的事,因为这样那样的并不急于在当天完成的事给耽误了。。。

所以,我后来采取了一些办法,早上过来先把一天中必须要完成的事情罗列出来。后面如果有增加的项目,再另做备注。每当领导交给我新的工作的时候,我都会顺便问一下领导需要的时间。而后再调整一下工作的顺序。这样效果的确好了很多。

用书中的话说就是“你一直在做最重要的事~!”

4)最后期限,步步紧逼

相信大家都有加班的经历,是因为什么加班呢?客户要求必须要第二天给出方案?还是领导要求当天任务必须完成?或者就好像我们小时候放暑假使劲儿的玩儿,最后一两天了才想起来暑假作业还没写的那种状态?

没错,我有过这种状态,也还不少~!其实我也有非常懒散的时候,比如下周有一票进口货要做清关,要当天完成,隔天送货。我呢,仗着和客户熟悉,并且这个产品已经进口过许多次,文件也都有留底。所以我就选择在货物到货前一天去做文件。然而,谁也没想到的是,货物提前一天到港~!!!结果货到了,文件没做出来。于是,在这一天的时间里,我做了至少两天才能完成的事,虽然并没有耽误客户的需求,但是却实在的让我捏了一把汗。如果一旦一个环节出了问题,那么后果真的很可能导致我们失去这个客户,因为那一批货是要赶着去参加展会的~!

所以,不要把事情拖到最后期限,即便是我们按部就班的做到快到最后期限了也还没有完成,我们也不要自乱阵脚,从而影响了自己的思路~!依然让自己在一段时间内(适合自己的番茄时间)集中精力的去完成,在最后的期限里,有效的利用每一秒钟。

5)从休息回到工作,状态调整不过来

不知道大家怎样,我之前是有星期一综合症的,周末休息彻底的放松之后。周一上班,至少是有一个小时的时间工作效率是极低的,虽然每周一都是我最忙的时候。当我在烦躁这个,烦躁那个的时候,时间嗖的一下就过去了。然后上午快结束时发现,其实一上午过去了,基本没做什么。就导致我下午一整个的时间都在忙碌,水都没功夫喝。

所以,如果我们每天都养成了一个良好的工作习惯,那么就好像21天阅读习惯养成那么简单,坚持下来,每天到那个时候就能把精力集中起来,去有效的完成工作。

6)一错再错,不长记性

额,终于说到我不那么糟糕的点了。对于工作上的事,我很少会有这种状态。比如我犯了一个错误,我会把这次参错的过程做一个小的总结,是什么原因导致的这次错误,下次应该用什么办法去避免。因为其实我自己并不怎么喜欢谁总是再三的问我同一个问题,或者我叮嘱多次的事,再三的出现问题。

所以,己所不欲勿施于人吧,我尽量避免给别人造成同样的困扰~!

用书中的话来做下总结:番茄工作法在一天结束前要做的三件事:记录,处理和可视化。同样是避免同类错误的再犯~!

7)没想到一件事要做这么久

我们有时候会高估了自己的完成工作的速度和质量,使得预计的时间比实际的时间要长一些。我现在还有这个问题。比如这个番茄工作法的分享,我预计是一个小时的时间写完的。但是尽管我努力的想要按照专心的写15分钟,休息三分钟的工作方式来让自己的精力集中起来。可是我还是高估了我自己的能力。这样怎么办呢?不能着急,还是要按照自己的思路,一步一步来。尽管时间加长,可千万不要因为这个而打乱自己工作的步伐。而且要通过这次预估的失误,来对自己下一次类似工作做一个更准确的预估。

这个与“定量预估”有关

8)没想到一件事情越做越复杂

有时,我们会发现在做一件事情时,会有一些之前料想不到的小问题,而这些次要的问题的出现是不是也会打扰到我们正常的节奏呢?如果遇到这种可能性的话,可以按照番茄工作法中提到的将这些次要的问题列入“计划外紧急”一栏。然后,先完成主要活动,再完成次要问题。

这个与“定性预估”有关

9)头脑被各种想法占据

思绪如泉涌这种状态,很多人在工作中都会有吧。我经常会有对于一件工作有不同的解决方式。有时就会自己把自己弄的有些混乱。比如我曾经想过书架上的书的各种摆放的方法。最终冷静下来以后,还是决定不要浪费时间边想边做,于是静下心来,按照一种思路,就整理成了现在的这个样子。。。额,我可能以后还会变,不过,我尽量让大家看上去越来越清楚。

所以,一句话总结“集中精力于单项活动,不要被其他杂乱的想法所影响”

10)时间都用来学习适应复杂的工作方法了

这种状态我倒是没碰到过,主要是没有研究过什么工作方法,番茄工作法是我第一个开始试用的工作法,我还没有太深刻的体会。其实不管什么方法,第一要适合自己,第二要提高效率。只要达到这两种效果,什么样的方法都没所谓了。

11)只顾低头干活,忘记抬头看路

恩,这也是我从前工作时候的一种状态。常常是一个上午的时间过去了,工作是做完了,但是精力也都基本上耗尽了,做出来的结果也未必就是那么尽善尽美。所以,我同意这个方法,集中精力的工作一个时间段,然后休息一小段时间,看看窗外,放空一下。再回归到工作之后,脑筋也许就清醒很多了哦。

12) 把预估当做承诺

我有这样的问题,就比如,我把这个番茄工作法的分享在群里说是周一,然后当成了任务,导致自己陷入了一个焦虑的状态,反而效果还不如顺应节奏,一步一步的完成。这不,现在心态调整好了,也写的很顺利了。。

以后我也会顺应这个节奏,不给自己强加太多的定量工作,而影响到每个工作的质量。

13)流程管理,纸上谈兵

这个按照书中的解释,加上我自己的理解,这是一种正面的方法

就是每天对自己的工作做个简单的小总结,用以改进第二天预计的工作流程。

14)牵着不走,打着倒退

这种状态往往在于领导或者同事交代的事情太多,自己比较反感。。我是深有体会,当交给我事情的所有人都和我说他的事情是最重要的时候,我就很有一种撂挑子的冲动。我调整自己的方式就是,再次确认工作完成的时间,而列明那一项是更重要的率先完成的,然后抛开所有人对我说过的话,按照自己的步骤一个一个的完成。

15)过度的完美主义

不用解释了吧,完美主义不是错,过度的完美主义就会耽误下一个工作的时间喽。

16)害怕失败和批评

这也没什么好说的啊,接受失败,接受批评。不断改进,提高效率。所以,也许可以尝试一下这个工作法哦。

三“问自己”,没事儿的话,大家玩一玩吧~!

* 什么让你半途而废?

* 在哪些地方读书,更容易让你集中精力?

* 你是怎样逃避做无聊的事的?

* 通常哪些活动会让你花费的时间超过预期?

* 你的时间是否经常被事物型活动填满,即使有更重要的事要办?

ok,这一章分享完了,废话可能有些多,大家捡重点的看吧~!

晚安~!

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